Reynaers Aluminium ondersteunt constructeurs met Hive CPQ

Reynaers Aluminium, Belgisch marktleider met hoofdkantoor in Duffel, Antwerpen, ontwikkelt aluminiumprofielsystemen voor de bouwindustrie. Om hun breed klantennetwerk van constructeurs te ondersteunen, gebruiken ze de CPQ-software van Hive. Product Manager Digital Services Stephanie Kellens en Manager Industry 4.0 Dimitri Van Nuland vertellen ons waarom.

Uitgebreid productgamma voor de bouwschil

Van ramen en deuren tot zonwering en glasgevels – de producten van Reynaers Aluminium vinden een plek in woningen, hotels, kantoorgebouwen en meer. Product Manager Digital Services Stephanie Kellens vertelt. “Reynaers Aluminium is een innovatief en gedreven systeembedrijf dat hoogwaardige en duurzame oplossingen ontwikkelt, test en certificeert op basis van aluminiumprofielen. We verkopen deze aan constructeurs die er op hun beurt afgewerkte elementen van maken. Zo willen we de leef- en werkomgeving van mensen verbeteren, wereldwijd.”

Dat doen ze met een uitgebreid productgamma. Dimitri Van Nuland, die samen met zijn team instaat voor de uitwerking van automatisatie-oplossingen voor hun klanten, pikt in. “We hebben een 70-tal productielijnen, aangepast aan de noden en trends in de verschillende markten. Onze profielen worden verwerkt in uiteenlopende toepassingen, met bijkomende eigenschappen zoals bijvoorbeeld isolatieniveau, brandwerendheid, inbraakwerendheid of akoestische isolatie.”

The extra mile voor de constructeurs

Reynaers Aluminium levert deze profielen aan constructeurs, die ze omzetten in eindproducten, zoals ramen en deuren. Stephanie vertelt. “Een deel van die constructeurs verkoopt deze producten rechtstreeks aan eindklanten, een ander deel werkt met dealers of installers.”

Reynaers Aluminium legt de focus op een zo goed mogelijke service voor de constructeurs. Stephanie gaat verder. “We verkopen niet enkel de aluminiumprofielen, we faciliteren ook alles errond om de constructeurs zo goed mogelijk te ondersteunen. Zo certifiëren we onze oplossingen en voorzien we de nodige documentatie en marketingmaterialen. We zorgen er ook voor dat ze over de juiste software beschikken voor het maken van offertes enerzijds, en het realiseren van een zo goed mogelijk geautomatiseerde oplossing anderzijds, door het voorzien van machines en tools. Tot slot helpen we de klant ook op logistiek vlak.”

Daarmee gaat Reynaers Aluminium the extra mile voor zijn klanten. “Zo onderscheiden we ons van andere systeemleveranciers. Met Reynaers Aluminium zetten we niet enkel in op inspiratie en innovatie – denk dan aan onze website, sociale media, brochures, beursstanden en meer – maar ook op het leveren van diensten én op partnership. We beseffen dat we zonder de constructeurs en installers niet zouden bestaan.”

Dimitri pikt hierop in. “We hebben wereldwijd zo’n 4.000 partners. We geven hen altijd onze familiewaarden mee: kwaliteit, betrouwbaarheid, passie en eenheid. Het is in het licht van die waarden dat we onze constructeurs willen ondersteunen in hun verkoopproces.”

Groeiende werkdruk door offerte-aanvragen

Het opstellen van offertes is een belangrijk onderdeel van dat verkoopproces. Dimitri vertelt: “Door de toegenomen digitalisatie is de reikwijdte van de eindklant veranderd. Ze vragen steeds vaker verschillende offertes aan bij meerdere leveranciers en willen ze zo snel mogelijk ontvangen. Daarom moeten constructeurs steeds sneller en meer offertes aanleveren, zonder in te boeten op kwaliteit. Vandaar kwam de vraag van de constructeurs naar een oplossing waarbij hun dealers of installers zélf offertes kunnen opstellen en aanleveren aan de eindklant.”

Stephanie vult aan. “Daar komt nog bij dat constructeurs zelf willen bepalen welke systemen en opties er besteld kunnen worden. Daarbovenop maakten deze offertes veel tussenstops, van de constructeur via de installer naar de eindklant, en weer in omgekeerde richting als er wijzigingen gevraagd werden. Dat omslachtig heen-en-weerverkeer vergrootte de kans op fouten en vertraagde het verkoopproces. Daar wilden we iets aan doen.”

Calculatie- en productiepakket als tussenoplossing: ReynaPro

Hoe dat in zijn werk ging? Stephanie legt het uit. “We hebben in verschillende fases gewerkt. We zijn gestart met ReynaPro aan te bieden aan onze constructeurs, een software die we hebben aangekocht en aangepast aan onze noden. Met dit calculatie- en productiepakket hadden constructeurs direct duidelijk zicht op het uitgebreide Reynaers Aluminium gamma en konden ze makkelijk een project uittekenen en een offerte genereren om aan de dealer te bezorgen. De dealer legt die offerte op zijn beurt voor aan de eindklant. Vroeg de eindklant om wijzigingen, dan moest de dealer opnieuw de constructeur raadplegen om de offerte bij te werken in ReynaPro. Dat kon zo wel een tijdje doorgaan. We merkten dat dit proces zeer lange wachttijden creëerde bij de dealers.”

Dimitri vult aan. “Een bijkomende uitdaging voor de constructeurs was om het aanbod, de verschillende beschikbare systemen en opties dus, voor de verschillende installers up-to-date te houden. Dat werd volledig manueel beheerd, net als het bijhouden van de verschillende commerciële voorwaarden per installer. Dat vergrootte de kans op fouten.”

Stephanie: “En na het verkrijgen van de offerte, herwerkten de installers die offerte nog zodat het geschikt was voor de eindklant. Een heel tijdsintensief proces dus, met veel kans op fouten.” Kortom, een proces met ruimte voor verbetering.

Nieuwe module met meer mogelijkheden voor constructeurs: ReynaPro Installer

Die verbetering kwam er in de tweede fase. Stephanie: “We hebben er dan voor gekozen om ReynaPro ook open te stellen voor dealers en installers. Via een extra module, ReynaPro Installer, konden constructeurs hun productgamma ter beschikking stellen aan hun dealers en/of installers zodat zij op hun beurt zelf een offerte konden genereren. Ze konden ook bijkomende kosten toevoegen in de offerte. De constructeur kan dit model nadien raadplegen in ReynaPro en aanpassen waar nodig.”

Al een grote verbetering, zo vertelt Dimitri. “ReynaPro Installer bood al heel wat oplossingen, zoals het wegnemen van de wachttijden voor dealers, het tijdverlies bij de constructeur en de miscommunicatie tussen constructeur en dealer. De constructeur had ook steeds de controle over het aanbod naar de dealers, en een installer kon zelf zijn offertes opstellen zonder knip- en plakwerk.”

Stephanie vult aan. ”Maar voor verkopers of mensen met minder technische productkennis bleek ReynaPro Installer te complex. Zowel het programma alsook het inzicht in het Reynaers Aluminium productgamma was té technisch. Bovendien is deze oplossing enkel toegankelijk vanaf een correct gelinkte computer. Velen moesten daarom voor het maken van een offerte steeds naar kantoor.”

Upgrade van bestaande software: Hive CPQ

“Met deze feedback zijn we op zoek gegaan naar een manier om het product nog te verbeteren,” sluit Stephanie af. Hier komt Hive CPQ in beeld. Dimitri vertelt. “Een van onze collega’s leerde Hive kennen op een beurs. Er ging onmiddellijk een lampje branden bij ons.”

Stephanie vult aan. “We wisten wel dat we iets in de richting van een productconfigurator zochten. Daar bestaan er tegenwoordig heel wat van. Maar de meeste werken met onnauwkeurige grid-prijzen, terwijl we weten dat onze klanten met correcte prijzen willen werken.” Voor Dimitri was de match met Hive snel duidelijk. “In Hive vonden we een partner die de lat steeds hoger wil leggen, samen met ons wil nadenken en samen wil werken aan de geschikte oplossing.”

Die geschikte oplossing bleek een commerciële laag op het bestaande ReynaPro. Deze upgrade benut de sterke punten van ReynaPro door de correcte prijzen te tonen, maar dan extra toegankelijk en gebruiksvriendelijk gemaakt voor verkopers en minder technische profielen.

Stephanie: “De commerciële laag hebben we ReynaQuote genoemd. ReynaQuote biedt dealers en installers de mogelijkheid om snel en makkelijk offertes te genereren via een gebruiksvriendelijke en op maat gemaakte CPQ-oplossing, ook op tablet en smartphone. Constructeurs blijven de controle behouden, omdat zij in de achtergrond bepalen welke systemen of beslagopties aangeboden worden. Het stelt hen ook in staat om elke configuratie te checken vooraleer het naar productie gaat. Tot slot zorgt ReynaQuote ervoor dat de communicatie tussen constructeur en installer gecentraliseerd wordt aan de hand van orderopvolging.”

De belangrijkste meerwaarde voor de constructeurs? Stephanie gaat verder. “De toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid. Daardoor moeten gebruikers minder tot niet meer getraind worden. Het opstellen van een offerte is zowel voor constructeurs als installers nu heerlijk eenvoudig en intuïtief, en verloopt veel sneller dan voorheen. Verder kunnen orders makkelijker opgevolgd worden in één en dezelfde tool. Daarmee is ReynaQuote een tool die onze klanten helpt groeien. Het is een oplossing die zowel afgestemd is op de commerciële noden van klanten én op de technische fabricatienoden.”

Leerrijke samenwerking met Hive CPQ

Dimitri beaamt dat de samenwerking voor beide partijen al boeiend en leerrijk is geweest. “Er lag geen uitgestippeld stappenplan klaar. We moesten echt innoveren, voortdurend aanpassen en voldoende creatief blijven. Door middel van workshops en opvolgmeetings zijn we tot een product gekomen waar beide partijen heel tevreden mee zijn.”

Stephanie vult aan. “Ook de softwareleverancier van ReynaPro was betrokken in dit verhaal. De gedrevenheid en betrokkenheid van alle teams was noodzakelijk om het resultaat van vandaag te realiseren. We hebben ook regelmatig feedback van onze klanten gevraagd en aanpassingen doorgevoerd waar nodig.”

Dimitri: “We hebben niets dan lof voor het Hiveteam. Ze hebben ons steeds van dichtbij bijgestaan en ondersteund. Hun doorgedreven kennis was nodig om ReynaQuote te kunnen bouwen, want het was niet altijd gemakkelijk.”

Ook voor Hive was dit een uitdaging. Hive CTO Stijn vertelt: “Je zou het niet verwachten, maar een raam is ontzettend complex. Reynaers Aluminium en hun constructeurs bieden een zo breed mogelijk gamma aan, met een enorme variëteit aan glastypes, profieltypes en kleuren. Een gewone configurator heeft bijvoorbeeld een aantal standaardkleuren, maar Reynaers Aluminium werkt met eigen kleurcodes en -combinaties. Die complexiteit vervatten in een gebruiksvriendelijke configurator was niet simpel.”

“Het gaat ook verder dan het configureren alleen: installers kunnen bijvoorbeeld installatiekosten, afwerkingskosten, afkitwerk, uitbraakkosten en meer bepalen en toevoegen. De klant ontvangt op die manier een echte eindofferte, inclusief alle kosten. Dit alles was een uitdaging, maar het is ons wel gelukt. Een complex schuifraam kan nu op amper 20 seconden geconfigureerd worden.”

Positief onthaald door klanten

ReynaQuote is zo goed als af. Dimitri: “We gaan binnenkort live. We verwachten dat onze klanten (de constructeurs) en hun klanten (de installers) hun bestaande commerciële capaciteit sterker zullen kunnen inzetten dankzij ReynaQuote. Op die manier houden ze meer tijd over voor menselijke interactie.” Ook Stephanie is positief. “We voorspellen dat het snel opgenomen zal worden door onze markten. De eerste reacties waren alvast zeer positief. Vooral de gebruiksvriendelijke interface spreekt aan.”

Hoe de toekomst eruitziet? Dimitri: “We moeten rekening houden met implementatietijden bij onze klanten, en dat tijdens een zeer drukke commerciële periode. Het zal uitdagend zijn om onze oplossing snel te laten opschalen. Daarin moeten wij onze klanten maximaal ondersteunen.”

Stephanie: “Bovendien is ReynaQuote vandaag een offertetool. Ik zie meerwaarde in het linken van ReynaQuote met andere platformen zodat constructeurs of installers gemakkelijk van daaruit noodzakelijke informatie kunnen opzoeken, zodat klanten nóg sneller en efficiënter bediend kunnen worden.”

Dimitri sluit af: “Algemeen blijven we ten volle inzetten op digitalisatie en automatisatie. We zijn er ons van bewust dat het voor constructeurs alsmaar moeilijker wordt om ervaren werkkrachten te vinden en dat efficiëntie en kwaliteit hier verder het verschil blijven maken. Daarom willen we hun end-to-end-proces zo eenvoudig en sterk mogelijk maken.”