Vlotter verkoopproces voor Royal de Boer dankzij Configure Price Quote solution

Royal de Boer Stalinrichtingen B.V. uit Nederland is fabrikant van stalinrichtingen voor melkveebedrijven. Sinds 2020 ondersteunen ze hun verkoopproces met de Configure Price Quote-oplossing van Hive. Carline van der Hulst, hoofd van de binnendienst, en commercieel directeur Henri Geerts vertellen er alles over.

Alles voor een comfortabele stal

Henri Geerts vertelt. “Royal de Boer is dé stalinrichter voor melkveebedrijven over de hele wereld. Dat houdt in dat wij de volledige inrichting van een koeienstal voor onze rekening nemen: van ligbedsystemen tot voerhekken, ventilatoren en systemen voor mestverwerking. Een goede stalinrichting draagt namelijk bij aan het welzijn van de koeien én aan de efficiëntie van melkveebedrijven. Koeien die meer comfort genieten in hun stal zijn gelukkiger en gezonder en produceren meer, wat zich vertaalt in een hoger rendement voor de melkveehouders. Een koe zonder stress leeft immers veel langer en presteert beter. Een win-winsituatie dus.”

Dat welzijn van de koe uit zich in een breed productportfolio. Carline vertelt. “Onze belangrijkste producten zijn ligboxen en ligbedsystemen, inclusief koematrassen en waterbedden, voerhekken en waterbakken. We voorzien ook systemen voor koerouting en koeselectie: denk dan aan gangpaden, wachtruimtes of slagbomen om het koeverkeer binnen de stal in goede banen te leiden. Verder verkopen we oplossingen voor mestverwerking en klimaatbeheersing en hebben we een productportfolio voor jongvee.”

Verkoop via dealernetwerk

Om dit gamma aan de man te brengen, werkt Royal De Boer met dealers en importeurs. Henri vertelt. “We hebben intussen meer dan 300 dealers, ondersteund in de verkoop door onze specialisten bij Royal de Boer. Vaak geven dealers ons de nieuwste marktinformatie mee. Op die manier kunnen we tijdig innoveren en kunnen we onze marketing, voorraden en productportfolio beter afstemmen.”

Op zoek naar nieuw offerteprogramma

Tot voor kort maakte Royal de Boer voor hun verkoopproces gebruik van een op maat gemaakte offerte- en bestelmodule geconnecteerd met SAP. Carline: “Tot in 2021 maakten we deel uit van een multinational, die gebruikmaakte van deze module. Maar toen we opnieuw op eigen benen kwamen te staan, hadden we niet langer toegang tot deze custom oplossing binnen SAP. We hadden dus snel behoefte aan iets anders. Want we hebben veel ambitie om te groeien, en onze groeistrategie vergde een nieuw en modern systeem.”

Ondanks de behoefte aan iets nieuws, was het niet de bedoeling het voorgaande programma na te bouwen, aldus Carline. “Onze dealers konden niet verder met de SAP-module. Om zelfredzaam te zijn in het veld hebben ze behoefte aan een eigen offerte- en bestelprogramma. Dus gingen we op zoek naar een nieuw systeem dat modern én gebruiksvriendelijk was, zodat onze dealers zelf stallen kunnen configureren of bestellingen kunnen plaatsen bij Royal de Boer. Intern moest het ook heel gemakkelijk zijn om aanpassingen te doen in de configuratoren en in de product store. Deze informatie wordt nu grotendeels gestuurd vanuit ons ERP-systeem.”

Henri vult aan. “Verder hadden we meer en meer behoefte aan een systeem dat ons kon helpen bij terugkerende vragen van klanten. Het gaat dan om vragen over technische specificaties, prijzen, het gewicht van het pakket en de verzendkosten. Onze verkoop- en R&D-afdeling verliezen zeer veel tijd met het beantwoorden van deze terugkerende vragen over het standaard productportfolio. Dus moest ons nieuwe systeem ook order- en leverinformatie kunnen terugkoppelen naar onze dealers.”

Hive CPQ als gebruiksvriendelijke oplossing

In de zoektocht naar een systeem dat een complex gamma op een gebruiksvriendelijke manier kan aanbieden, kwam Royal de Boer bij Hive CPQ terecht. Henri vertelt. “In het verleden heb ik het systeem van Hive gezien bij Nergeco, een Europese producent van snellooppoorten. In mijn huidige functie bij Royal de Boer heb ik weer contact opgenomen met Hive, omdat ik de voordelen van het systeem zag voor Royal de Boer en haar dealernetwerk.”

Carline vult aan. “Een belangrijke voorwaarde was dat het platform onafhankelijk zou zijn van het bestaande ERP-systeem. We moesten snel schakelen, dus zochten we een partner die op korte termijn meer dan 12 configuratoren – één voor elke productlijn – kon bouwen, en dit in minder dan zes maanden tijd. Samen met het feit dat Hive voornamelijk een verkoopplatform voor fabrikanten en hun dealers is, waren we snel overtuigd om met deze partner in zee te gaan.

Vlotte implementatie dankzij projectteams

Henri blikt terug op de implementatie. “Het ging vooral om het overzetten van een complexe, op maat gemaakte SAP-module naar een gestandaardiseerde manier van werken op Hive. Dat is niet zo simpel. En omdat we zeer snel iets nieuws nodig hadden, werden meerdere configuratoren tegelijkertijd geïmplementeerd. Daarvoor werden er bij beide bedrijven projectteams opgezet. De communicatie verliep daardoor heel vlot en zo kon de Hive CPQ-oplossing live in sneltempo.”

Carline vult aan: “Op het moment van implementatie zorgden de coronamaatregelen ervoor dat fysiek afspreken niet mogelijk was, dus alles moest digitaal verlopen. Dat bracht een extra uitdaging met zich mee. Gelukkig konden we ook via online meetings heel makkelijk samenwerken. We zijn er zo in geslaagd om de gegevens om te zetten naar Hive. En dat in zes maanden tijd! Tot op vandaag meeten we nog steeds online, omdat dit simpelweg een heel efficiënte manier van samenwerken is.”

Vlotter verkoopproces, minder tijdverlies en snellere internationale groei

Sinds de ingebruikname van Hive is de meerwaarde duidelijk, aldus Henri. “De SAP-module loste op vlak van sales al heel wat problemen op. Maar Hive heeft het naar een nog hoger niveau gebracht: onze dealers kunnen nu ook zelf aan de slag met ons productportfolio. We genieten zo van een vlotter verkoopproces, verliezen geen tijd meer met het beantwoorden van repetitieve vragen en alles blijft gekoppeld aan ons ERP-systeem.”

“Door de integratie met SAP komen bestellingen volautomatisch binnen en worden productconfiguraties meteen gevalideerd door het systeem. Masterdata en stockniveaus worden intussen onderhouden in de ERP-software, Hive past zich onmiddellijk aan”, vertelt Carline. “Daarnaast laat Hive heel complexe configuraties toe, en dat is heel erg nodig voor ons. Onze dealers kunnen een volledige stal samenstellen met producten van Royal de Boer. Ze krijgen meteen een prijsindicatie en een gepersonaliseerde offerte toegestuurd met technische documentatie en fotomateriaal van de configuratie.

Binnen Hive CPQ maken we ook gebruik van enkele geavanceerde features: zo berekent Hive meteen de verzendkosten op basis van de grootte van het pakket. Dat geeft onze klanten een duidelijker beeld van wat ze mogen verwachten als ze bij ons bestellen.”

Henri merkt als bijkomend voordeel dat de internationale markt bereikbaarder is. “Na de afscheiding van de multinational wilden we graag de internationale markt op. Maar we waren het salesteam nog volop aan het opbouwen en hadden dus onvoldoende mankracht. Nu ligt de internationale markt aan onze voeten, omdat we die rechtstreeks kunnen benaderen. Dankzij Hive kunnen we heel snel nieuwe dealers in verschillende landen onboarden en het verkoopnetwerk beter ondersteunen: het productportfolio is al beschikbaar en een nieuwe taal toevoegen kan heel gemakkelijk. Op die manier staan veel landen nu rechtstreeks in verbinding met ons.”

Stijgend aantal bestellingen als resultaat

De Hive Configure Price Quote-oplossing ging live eind 2020. Carline vertelt over de resultaten. “We merken zeker het effect. Sinds de go-live hebben we al meer dan 8.000 bestellingen mogen ontvangen via Hive. En deze cijfers, evenals de omzetgroei, blijven maandelijks exponentieel stijgen.”

Ook de dealers ervaren het nieuwe platform van Royal de Boer als een absolute verbetering. “Ze moesten even wennen aan het nieuwe systeem, maar zagen er al snel de voordelen van in”, aldus Henri. “Ondertussen zijn er meer dan 300 dealers actief op het platform. Regelmatige trainingen zijn een noodzaak, zeker omdat we het systeem blijven ontwikkelen en verbeteren.”

Platform verder uitbreiden met extra koppelingen

Maar de samenwerking tussen Hive CPQ en Royal de Boer stopt hier niet, volgens Carline: “Momenteel is de grootste uitdaging de integratie naar SAP afronden. We hebben al een vrij uitgebreide koppeling gebouwd, maar er lopen nog een aantal kleine zaken. We willen bijvoorbeeld nog facturen kunnen toevoegen aan bestellingen in Hive, of verzendinformatie meegeven. De gegevens daarvoor zitten in ons SAP-systeem, maar moeten dus nog gekoppeld worden aan Hive. Voor kleine wijzigingen aan de configurator of aan onze Hive-omgeving kunnen we altijd terecht bij het team.”

Henri: “We blijven tot op vandaag heel nauw samenwerken. We dagen elkaar uit en blijven het verkoopplatform optimaliseren. Hive heeft op ons verzoek al heel wat verbeteringen doorgevoerd. Zo hebben we sinds kort een kwaliteitsmodule op het platform: hiermee creëren we een betere samenwerking met onze dealers vanuit één centraal punt.”