Decoline lanceert configurator voor 1.200 dealers

Over Decoline. 

Decoline is producent en distributeur van gebruiksvriendelijke en kwalitatief hoogstaande gordijnoplossingen gaande van gordijnrails en optreksystemen tot afgewerkte raamdecoraties zoals rolgordijnen en houten lamellen.

Het Belgische familiebedrijf uit Pelt telt zo’n 45 medewerkers en is vooral actief in de Benelux. “We hebben ook een aantal klanten in Duitsland en enkele exportklanten. Dat willen we in de toekomst verder uitbreiden,” aldus Ivo. “We verkopen uitsluitend via een dealernetwerk: onze klanten zijn gordijnwinkels, woonzaken en projectinrichters, en we leveren voorraadartikelen aan groothandels.” 

Orders via bestelformulieren en complexe catalogus.

“Voordat we met Hive werkten, bestelden onze dealers via e-mail, telefonisch of soms zelfs per fax – in de praktijk was dat vaak gewoon een foto van hun bestelformulier. Dat was niet altijd even duidelijk, waardoor er een grote kans op fouten was bij het overzetten van die informatie naar ons eigen systeem. Bovendien was het gewoon dubbel werk: de dealer had alle informatie al ingevuld en vervolgens moest iemand bij ons die gegevens nog eens volledig overnemen.

Daarbij werkten onze klanten met een uitgebreide catalogus. Daarin zoeken wat mogelijk is, welke opties wel of niet met elkaar gecombineerd kunnen worden en wat het uiteindelijk kost, werd snel ingewikkeld. We hadden intern wel al een configurator, maar die was op een oud platform ontwikkeld en konden we niet online gebruiken.”

Nieuwe CPQ als deel van Decoline 2.0.

“Het werd snel duidelijk dat we een CPQ nodig hadden. We hadden net een rebranding gedaan, met een fris logo en nieuwe systemen, dus de digitalisering van ons verkoopproces paste mooi in het totaalplaatje. We merkten bovendien dat andere bedrijven in onze branche volop aan het digitaliseren zijn, omdat dat voor klanten gewoon handiger is. Zeker voor kleinere winkeliers biedt zo’n digitaal verkoopproces voordelen: ze kunnen een offerte maken terwijl de klant naast hen zit en de order daarna meteen doorgeven.”

Koppeling met ERP, look-and-feel en veelzijdigheid.

“Bij onze zoektocht naar een CPQ waren er een paar zaken belangrijk. Om te beginnen wilden we een goede koppeling met ons ERP-systeem, Business Central. We wilden niet zomaar een online CPQ-tool waaruit goede orders kwamen, om die vervolgens nog eens handmatig in ons eigen systeem te moeten overtypen. Daarnaast vonden we de look-and-feel richting onze klanten belangrijk. Ook veelzijdigheid speelde een grote rol: onze producten lijken misschien simpel, maar er zijn echt heel veel opties waaruit je kunt kiezen. De CPQ moest die complexiteit dus goed kunnen ondersteunen.”

Hive omwille van de persoonlijke benadering.

“We vonden het belangrijk dat we zelf veel konden doen en niet altijd afhankelijk waren van Hive. We wilden zelfstandig nieuwe zaken kunnen opzetten en aanpassen – van het toevoegen van nieuwe configurators tot het wijzigen van bestaande configurators. Tegelijk speelt ook de ondersteuning vanuit het bedrijf achter de CPQ een grote rol. Als er ergens een fout is, is het belangrijk dat er snel wordt gereageerd en dat zaken worden opgepakt. Dat gebeurt nu ook.

We hebben verschillende partijen vergeleken. Hive hadden we al eens eerder ontmoet, maar toen was het voor ons nog niet het juiste moment. Nu dus wel. Een belangrijke reden voor onze keuze was de persoonlijke benadering. Bij een andere partij hadden we het gevoel dat we een nummertje waren. Bij Hive was dat niet zo: de directe contacten met iedereen binnen Hive gaven ons vanaf het begin een heel goed gevoel."

Foutloze orders en één duidelijk proces.

“Onze orders zijn nu gewoon veel beter – ze zijn eigenlijk altijd goed. Natuurlijk worden er nog wel eens uitzonderingen of foutjes gevonden, maar in principe zijn alle zaken op elkaar afgestemd: bij een bepaalde rail kunnen enkel de juiste steunen gekozen worden.

Ook het gebruikersgemak maakt een groot verschil, zeker voor onze klanten. Ze kunnen samen met hun klant de juiste keuzes maken en hoeven, zodra het project is ingevoerd, alleen nog maar op een knop te drukken om te bestellen. De klant krijgt een bevestiging en zijn administratie is meteen in orde. Wij krijgen de order digitaal én correct binnen. De cirkel is rond.

We hebben nu één duidelijke weg: alles komt via Hive binnen en gaat vervolgens naar Business Central. Dat is één verkoopkanaal en één proces, en dat maakt alles veel inzichtelijker en duidelijker.”

Flexibele rollen.

Een van de meest handige functies voor Decoline? “Voor onszelf is ook de eenvoudige manier waarop we gebruikers en rollen kunnen toekennen heel nuttig. We kunnen voor verschillende dealers verschillende zaken open- of dichtzetten. De ene dealer mag bijvoorbeeld bepaalde collecties zien, terwijl een andere dealer andere producten mag bestellen. Dat is makkelijk in te stellen. Die flexibiliteit is heel fijn.”

Configurator én Product Store.

“We gebruiken zowel de configurator als de Product Store. Sommige producten leveren we volledig geassembleerd en geconfigureerd aan, terwijl bepaalde onderdelen apart besteld kunnen worden. Voor onze gordijnrails gebruiken we bijvoorbeeld de configurator. Je kunt dan heel specifiek aangeven dat je een rail van bijvoorbeeld 2,21 meter wilt met bepaalde eindkapjes, steunen en glijders. Voor relatief eenvoudige producten, zoals rails op vaste maten en dozen standaard glijders en eindkapjes, kunnen klanten naar de product store. Die is vooral bedoeld voor de groothandel.”

Gestart met kleine testgroep.

“We zijn begonnen met een klein aantal dealers: een 100-tal van onze 1.200. We zijn bewust gestart met relatief eenvoudige producten enerzijds en een beperkte groep dealers anderzijds. Zo konden we eerst kijken hoe zij het ervaren, welke feedback ze hebben en waar we de look-and-feel nog kunnen aanpassen.

De moeilijkere producten, zoals de rails, hebben we eerst intern opengesteld. Zo konden we testen of er fouten of andere zaken naar boven kwamen voordat we ze breder beschikbaar maakten. Je hebt uiteindelijk maar één kans om het goed te doen.”

Tevreden medewerkers en klanten.

“De feedback van onze medewerkers is positief. Mensen zijn natuurlijk gewend om te werken zoals ze altijd gewerkt hebben, dus verandering is nooit eenvoudig. Maar Hive wordt steeds meer omarmd. Het werkt prettig en duidelijk. Dat geldt ook voor de klanten die er al mee werken. Zij vinden dat het er goed uitziet en dat het makkelijk en snel werkt.”

Wekelijkse check-ins en duidelijke verwachtingen.

“De samenwerking met het team achter Hive CPQ is ook heel goed verlopen. De overdracht van sales naar de technische kant, van Vera naar Jakobus, verliep heel goed. Daarbij heeft Jakobus ons veel zelf laten doen – precies zoals we vooraf hadden aangegeven dat we wilden werken. Daarbij was het duidelijk wat er van beide kanten werd verwacht. We hadden wekelijks een meeting met Jakobus, alles werd netjes genoteerd en er werd teruggekomen op wat we hadden gevraagd.

De grootste uitdaging is en blijft de koppeling met ons ERP-pakket. De koppeling is er en ze werkt prima, maar er zijn nog veel stappen te maken waar we nog veel winst kunnen halen, zowel voor ons als voor Hive zelf.”

Voor de rest is het proces eigenlijk prima verlopen. Als je wat leergierig bent, is Hive heel makkelijk te onderhouden en in te stellen. Zeker met de nieuwe Hive AI: die gebruiken we vooral om scripts en instellingen te controleren en als helpdesk. De nieuwe mogelijkheid om bijvoorbeeld een document in de AI te stoppen en daar automatisch een configurator uit te laten maken, hebben we nog niet gebruikt.”

Naar volledig online klantenportaal.

Wat de toekomst nog brengt? “We hebben nog wat openstaande punten rond de koppeling met Business Central: de interactie en gegevensuitwisseling tussen het ERP-pakket en Hive kan nog verder worden verbeterd. Maar we kijken ook verder: door ons type klanten hebben we namelijk veel kleinere orders en prijsaanvragen, zo’n veertig à vijftig per dag. Dat vraagt om een andere manier van omgaan met je verkoopproces. Daarom zouden we op termijn willen dat klanten hun facturen enzovoort ook in Hive kunnen zien. Dan wordt Hive echt een volledig online klantenportaal waarin een klant alles zelf kan regelen.

En intussen gaan we al onze dealers uitnodigen om het platform te gebruiken. Uiteindelijk zou het ideaal zijn als 100% van onze orders via Hive binnenkomt. Daarmee kunnen we onze binnendienst ontlasten. Zij hoeven dan niet alleen maar orders in te typen, maar kunnen veel meer bezig zijn met verkoop en klantenbinding.”