Decoline führt Online-Konfigurator für 1.200 Händler ein

Über Decoline.

Decoline ist ein Hersteller und Vertreiber hochwertiger, benutzerfreundlicher Vorhanglösungen, die von Vorhangschienen und Hebesystemen bis hin zu fertigen Fensterverkleidungen wie Rollos und Holzjalousien reichen.

Das belgische Familienunternehmen mit Sitz in Pelt beschäftigt rund 45 Mitarbeiter und bedient vor allem Kunden in den Benelux-Ländern. „Wir haben auch eine Reihe von Kunden in Deutschland und einige Exportkunden. Wir möchten unser Exportgeschäft in Zukunft ausbauen“, sagt Ivo. „Wir verkaufen ausschließlich über ein Händlernetz, darunter Vorhanggeschäfte, Einrichtungshäuser und Objektausstatter, und beliefern gelegentlich Großhändler mit Lagerware.“

Papierformulare und ein umfangreicher Katalog.

„Vor der Einführung von Hive gaben unsere Händler Bestellungen per E-Mail, Telefon oder manchmal sogar per Fax auf. In der Praxis bedeutete das oft, dass sie uns ein Foto eines ausgefüllten Bestellformulars schickten. Die Angaben waren nicht immer eindeutig, was ein hohes Fehlerrisiko bei der Eingabe in unser eigenes System mit sich brachte. Außerdem entstand dadurch viel Doppelarbeit: Der Händler hatte bereits alle Angaben ausgefüllt, und jemand auf unserer Seite musste sie dann noch einmal von Grund auf neu eingeben.

„Auch unsere Kunden mussten mit einem sehr umfangreichen Katalog arbeiten. Schnell zu erkennen, welche Optionen verfügbar waren, welche kombiniert werden konnten und wie hoch der Endpreis sein würde, wurde schnell kompliziert. Wir hatten zwar bereits einen internen Konfigurator, dieser basierte jedoch auf einer veralteten Plattform und war nicht online verfügbar.“

Neues CPQ als Teil von Decoline 2.0.

„Es wurde schnell klar, dass wir eine CPQ-Lösung brauchten. Wir hatten gerade ein Rebranding mit einem neuen Logo und neuen Systemen hinter uns, sodass die Digitalisierung unseres Vertriebsprozesses hervorragend in das Gesamtbild passte. Außerdem sahen wir, dass andere Unternehmen in unserer Branche digitale Tools einsetzten, weil sie den Kunden das Leben erleichtern. Gerade für kleinere Einzelhändler kann ein digitaler Vertriebsprozess einen echten Unterschied machen: Sie können ein Angebot erstellen, während der Kunde direkt vor Ort ist, und die Bestellung unmittelbar danach aufgeben.“

ERP-Integration, Benutzeroberfläche und Flexibilität.

„Als wir uns nach einer CPQ-Lösung umsahen, waren uns einige Dinge wichtig. In erster Linie brauchten wir eine solide Integration in unser ERP-System, Business Central. Wir wollten kein Online-CPQ-Tool, das zwar gute Aufträge generiert, bei dem diese Aufträge anschließend aber manuell in unser eigenes System eingegeben werden müssen. Auch das „Look and Feel“ für unsere Kunden war uns wichtig. Und Flexibilität war entscheidend: Unsere Produkte mögen einfach aussehen, aber es gibt eine Vielzahl von Optionen zur Auswahl. Das CPQ musste diese Komplexität bewältigen können.“

Der persönliche Ansatz von Hive.

„Wir wollten so viel wie möglich selbst erledigen können, ohne uns immer auf Hive verlassen zu müssen. Wir wollten in der Lage sein, Dinge eigenständig einzurichten und anzupassen – vom Hinzufügen neuer Konfiguratoren bis hin zur Änderung bestehender. Gleichzeitig ist der Support durch das Unternehmen hinter der CPQ-Lösung ebenfalls sehr wichtig. Wenn etwas schiefgeht, brauchen wir eine schnelle Reaktion und eine Lösung des Problems. Genau das bekommen wir von Hive.

„Wir haben mehrere Anbieter verglichen. Wir hatten Hive bereits zuvor kennengelernt, aber damals war der richtige Zeitpunkt für uns noch nicht gekommen. Diesmal war es so weit. Einer der Hauptgründe, warum wir uns für Hive entschieden haben, war der persönliche Ansatz: Bei einem anderen Anbieter hatten wir das Gefühl, nur eine Nummer unter vielen zu sein. Bei Hive hatten wir von Anfang an direkten Kontakt zu allen im Team.“

Korrekte Bestellungen und ein klarer Ablauf.

„Unsere Bestellungen sind jetzt viel zuverlässiger – sie sind tatsächlich immer korrekt. Natürlich gibt es immer noch Ausnahmen und gelegentliche Fehler, aber alles ist jetzt richtig aufeinander abgestimmt. Bei einer bestimmten Vorhangschiene können Händler beispielsweise nur die kompatiblen Halterungen auswählen.

„Auch die einfache Handhabung macht einen großen Unterschied, insbesondere für unsere Kunden. Sie können gemeinsam mit ihren eigenen Kunden die richtigen Entscheidungen treffen, und sobald das Projekt erfasst ist, müssen sie nur noch auf eine Schaltfläche klicken, um die Bestellung aufzugeben. Ihr Kunde erhält eine Bestätigung, und der Papierkram wird sofort erledigt. Wir erhalten die Bestellung digital und fehlerfrei. Der Kreis schließt sich.

„Wir haben jetzt einen klaren Ablauf: Alles kommt über Hive herein und geht dann an Business Central. Das bedeutet einen Vertriebskanal und einen Prozess, was alles viel transparenter und unkomplizierter macht.“

Flexible Benutzerrollen.

Eine der nützlichsten Funktionen von Decoline? „Wir finden es sehr praktisch, wie einfach wir Benutzer und Rollen zuweisen können. Wir können steuern, worauf verschiedene Händler Zugriff haben und worauf nicht. So kann beispielsweise ein Händler bestimmte Kollektionen einsehen, während ein anderer andere Produkte bestellen kann. Das lässt sich einfach konfigurieren, und diese Flexibilität ist großartig.“

Konfigurator und Produktshop.

„Wir nutzen sowohl den Konfigurator als auch den Produktshop. Einige Produkte werden komplett montiert und konfiguriert geliefert, während bestimmte Komponenten separat bestellt werden können. Für unsere Vorhangschienen nutzen wir zum Beispiel den Konfigurator, in dem Händler genau angeben können, was sie benötigen, wie etwa eine bestimmte 2,21 Meter lange Schiene mit bestimmten Endkappen, Halterungen und Gleitern. Für relativ einfache Produkte, wie Schienen in Standardlängen oder Kartons mit Standardgleitern und Endkappen, können Kunden den Produktshop nutzen. Dieser ist in erster Linie für Großhändler gedacht.“

Kleine Testgruppen.

„Wir haben mit einer kleinen Gruppe von Händlern begonnen – etwa 100 von unseren 1.200. Wir haben bewusst mit relativ einfachen Produkten und einer begrenzten Händlergruppe angefangen, um zu sehen, wie sie die Plattform erleben, Feedback zu sammeln und gegebenenfalls Anpassungen am Erscheinungsbild vorzunehmen.

„Die komplexeren Produkte, wie zum Beispiel die Vorhangschienen, haben wir zunächst intern verfügbar gemacht. So konnten wir sie testen und eventuelle Fehler oder Probleme identifizieren, bevor wir sie in größerem Umfang einführten. Schließlich hat man nur eine Chance, es richtig zu machen.“

Zufriedene Mitarbeiter und Kunden.

„Das Feedback unserer Mitarbeiter ist positiv. Veränderungen sind nie einfach, da die Menschen oft daran gewöhnt sind, Dinge so zu tun, wie sie es schon immer getan haben, aber Hive wird zunehmend gut angenommen. Es ist einfach zu bedienen und bietet einen klaren Überblick. Das Gleiche gilt für die Kunden, die es bereits nutzen. Ihnen gefällt das Design, und sie finden die Bedienung einfach und schnell.“

Wöchentliche Besprechungen, klare Erwartungen.

„Die Zusammenarbeit mit dem Hive-CPQ-Team verlief ebenfalls sehr gut. Die Übergabe vom Vertrieb an das technische Team, von Vera an Jakobus, verlief reibungslos. Jakobus ließ uns viel Spielraum, Dinge selbst zu erledigen – genau so, wie wir es von Anfang an gewünscht hatten. Die Erwartungen waren auf beiden Seiten klar. Wir hatten wöchentliche Besprechungen mit Jakobus, alles wurde sorgfältig dokumentiert, und er ging stets auf unsere Anliegen ein.

„Die größte Herausforderung bleibt die Integration in unser ERP-System. Die Anbindung ist vorhanden und funktioniert gut, aber es gibt noch viel Raum für Verbesserungen – sowohl für uns als auch für Hive.“

„Abgesehen davon ist der Prozess wirklich reibungslos verlaufen. Wenn man bereit ist, sich einzuarbeiten, lässt sich Hive sehr einfach warten und konfigurieren. Das gilt insbesondere für die neue Hive-KI, die wir hauptsächlich zur Überprüfung von Skripten und Einstellungen sowie als Helpdesk nutzen. Die neue Funktion, mit der man ein Dokument in die KI hochladen und automatisch einen Konfigurator generieren lassen kann, haben wir noch nicht ausprobiert.“

Auf dem Weg zu einem vollständig onlinebasierten Kundenportal.

Wie sieht die Zukunft für Decoline aus? „Es gibt noch einige offene Punkte rund um die Business-Central-Integration. Die Interaktion und der Datenaustausch zwischen unserem ERP-System und Hive könnten noch weiter verbessert werden. Aber wir blicken auch nach vorne. Angesichts der Art von Kunden, mit denen wir zusammenarbeiten, bearbeiten wir viele kleinere Bestellungen und Preisanfragen – etwa 40 bis 50 pro Tag. Das erfordert einen anderen Ansatz für den Vertriebsprozess. Deshalb möchten wir langfristig erreichen, dass Kunden ihre Rechnungen und andere Informationen auch in Hive einsehen können. Damit würde Hive zu einem vollständig onlinebasierten Kundenportal, in dem Kunden alles selbst verwalten können.

„In der Zwischenzeit werden wir alle unsere Händler einladen, die Plattform zu nutzen. Letztendlich wäre es ideal, wenn 100 % unserer Bestellungen über Hive laufen würden. Das würde unseren Vertriebsinnendienst entlasten. Anstatt ihre gesamte Zeit mit der Erfassung von Bestellungen zu verbringen, könnten sich die Mitarbeiter dort viel stärker auf den Verkauf und den Aufbau von Kundenbeziehungen konzentrieren.“