7 fois plus de contrats pour Japy Tech grâce à Hive CPQ

Basé à Dijon, France, Japy Tech est un fabricant de tanks à lait refroidissants pour élevages laitiers. L’entreprise a utilisé Hive CPQ pour soutenir ses commerciaux et son réseau de distribution depuis 2021. Le Directeur Général et PDG Philippe Breiss, et les Responsables Export Thibaut Genteur et Loïc Vilela nous partagent leurs pensées.

L’expert du stockage et refroidissement du lait avec un focus sur l’innovation

Philippe explique : “Japy Tech est un expert mondialement reconnu du stockage et du refroidissement instantané du lait avec plusieurs siècles d’expérience. Nous nous concentrons sur trois grandes catégories principales de produits : les tanks à lait (stockage horizontal) les silos (stockage vertical) et des systèmes de refroidissement instantané (refroidissement). Chaque année, nous vendons environ 1 000 unités et les exportons vers plus de 50 pays du monde entier.”

“L’innovation a toujours été le point fort de Japy Tech,” continue Philippe. “Nous voulons produire des cuves de la meilleure qualité. C’est pourquoi nous avons un excellent département R&D, qui a travaillé à des améliorations multiples au fil des ans, comme des Evaporateurs à haut échange thermique ou un meilleur nettoyage des cuves. Ces nouveautés assurent une sécurité optimale de la nourriture, et une parfaite qualité du lait collecté dans nos cuves Japy. Nous cherchons également à innover dans les processus de notre entreprise en adoptant des systèmes logiciels qui nous aident au quotidien. Grâce à ce focus et aux derniers développements technologiques de notre département R&D, Japy Tech peut rencontrer les demandes des clients tout en les servant de manière optimale.”

Les distributeurs en agents locaux de Japy

Thibaut commente : “Nous travaillons avec plusieurs centaines de distributeurs dans le monde. Nos distributeurs achètent nos produits, les installent et les entretiennent dans les fermes locales. La proximité et la réactivité des distributeurs envers les clients finaux sont très importants pour nous, étant donné qu’ils agissent en agents locaux de Japy. Nous voulons que les éleveurs puissent se fier à nos distributeurs.”

Vendre mondialement à des centaines de distributeurs sans l’aide de Hive CPQ s’est avéré un vrai challenge, d’après Philippe. “Nous appartenions à un groupe allemand qui utilisait sa propre solution. Nos clients utilisaient leur configurateur de produits, ce qui était assez compliqué parce qu’il fonctionnait avec les codes articles, et ils devaient nous envoyer des captures d’écran de leurs combinaisons.”

Mais Loïc nous explique que ce n’était pas non plus idéal. “Travailler avec des captures d’écran de la configuration ne correspondait pas à nos valeurs d’entreprise, notamment comme marque innovante. C'était également hautement inefficace : nos commerciaux devaient vérifier manuellement la compatibilité et la disponibilité de chaque composition commandée par nos distributeurs. Très souvent, les combinaisons et délais n’étaient plus à jour, donc nos distributeurs ne travaillent pas avec les bonnes informations.”

Des échanges sans fin simplifiés grâce à un CPQ

Le reste du processus de commande était également très étendu. Thibaut élabore : “D’abord, le distributeur devait traduire les besoins du client final en produit Japy à l’aide de captures d’écran. Après quoi il demandait à nos commerciaux de vérifier la compatibilité et la disponibilité, également via des impressions d’écran. Une fois la configuration approuvée, le distributeur demandait un devis ou passait commande. En retour, nos commerciaux devaient vérifier manuellement toutes les lignes du devis une nouvelle fois pour s’assurer que tout soit correct, et enfin resaisir les données dans l’ERP en interne. Traiter une commande pouvait prendre entre un et trois jours, suivant le nombre de modifications et d’échages entre Japy et le client final. Travailler de cette façon pour plusieurs centaines de distributeurs n’était plus possible. Notre équipe passait tellement de temps à juste entrer et checker des données, nous avons décidé qu’il était temps de trouver une solution.”

“L’innovation et l’avant-garde sont au cœur des valeurs de notre entreprise,” souligne Philippe. “Nous sommes attentifs aux nouvelles tendances et voulons toujours avoir un coup d’avance dans notre industrie. Il était crucial de trouver une solution qui nous permette de gagner du temps en devisant et de donner plus d’autonomie à notre réseau de distribution. Nous avons fait un audit interne et découvert qu’un CPQ serait pour nous la solution la plus intéressante. Nous voulions que nos distributeurs soient capables de configurer des produits complexes, de calculer le prix exact à partir de plusieurs listes de prix, et de générer un devis rapide sans avoir besoin d’aide.”

Les priorités : la facilité d’utilisation et de maintenance

Mais il existe de nombreux systèmes CPQ sur le marché, donc comment faire le bon choix ? Thibaut nous explique : “Il était très important pour nous de pouvoir connecter le logiciel CPQ à nos outils existants, notamment SAP. Sans ces intégrations, notre équipe devrait toujours passer du temps à entrer et vérifier manuellement des données, donc nous voulions absolument créer un flux de données direct qui diminue les temps de traitement.”

Philippe ajoute : “Nous avons pensé à utiliser le module de configuration de l’ERP, mais nous avons rapidement réalisé que ce n’était pas du tout ce que nous recherchions. L’interface utilisateur était incroyablement complexe et lourde, rendant le logiciel difficile à utiliser, y compris pour des experts Japy entraînés. Nous avons donc décidé que la facilité d’utilisation du CPQ serait l’un de nos critères principaux. Nous voulions une solution qui permette à nos distributeurs de configurer des produits et de demander des devis en toute autonomie, sans formation. Et de notre côté, nous voulions un CPQ qui soit facile à maintenir en interne.”

Un développement interne pour rencontrer tous les besoins

C’est là que Hive CPQ est entré en jeu, selon Loïc. “Quand nous avons commencé nos recherches, nous faisions toujours partie d’un groupe multinational. L’une de nos entreprises sœurs avait mené un projet Proof of Concept (POC) avec Hive CPQ, c’est là que nous avons vu à quel point la solution fonctionnait bien. Nous avons tout de suite vu les opportunités pour Japy Tech.”

Pourquoi avoir choisi la solution Configure Price Quote de Hive plutôt qu’un autre CPQ ? “Parce que Hive CPQ est un SaaS avec un développement interne,” d’après Thibaut. “Nous avons pu installer l’outil pour rencontrer parfaitement nos besoins. Nous avons pu faire développer et intégrer des fonctionnalités sur mesure, et nous nous sommes débarrassés de tout ce dont nous n’avions pas besoin. Nous avons créé un environnement Japy Tech personnalisé qui est 100% adapté à notre entreprise.”

Philippe approuve : “La philosophie de Hive et la vitesse à laquelle on répond à nos requêtes nous a convaincu que Hive est le bon choix pour Japy.”

De 7 à 10 fois plus de commandes traitées par la même équipe

Japy Tech a utilisé son environnement Hive CPQ depuis octobre 2021 et continue d’en récolter les bénéfices. Thibaut explique : “Avec Hive, notre réseau de distribution fonctionne désormais de manière autonome ce qui nous fait gagner beaucoup de temps dans les processus de tarificiation et de commande. La plateforme est tellement simple à utiliser que la majorité de nos distributeurs ont peu voire pas du tout besoin de formation. Nos clients apprécient vraiment l’interface graphique et le logiciel intuitif de Hive. En plus, le CPQ a des fonctionnalités de vente guidée, d’infobulles, de fiches techniques et de vidéos explicatives. Nous sommes également assurés que tout changement dans la configuration est 100% transparente pour l’utilisateur.”

Mais ce ne sont pas les seuls avantages, de l’avis de Philippe. “Nous sommes certains que nos distributeurs travaillent toujours avec les informations produits et listes de prix les plus récentes. Le CPQ étant intégré à notre système SAP, tout est à jour. Nous pouvons donc être complètement transparents à propos de nos informations produits, de la disponibilité, compatibilité, des prix, etc, ce que nous ne pouvions pas faire avec nos impressions d’écran. Et nos distributeurs aiment beaucoup utiliser Hive !”

Un autre challenge pour Japy Tech résidait dans les longs temps de livraison, ce qui, d’après Philippe, a considérablement diminué. “Le temps demandé pour générer et traiter des demandes a été beaucoup réduit. Si nos commerciaux devaient auparavant passer la plupart de leur temps à répondre à des mails et des appels pour vérifier les commandes, ils peuvent maintenant se concentrer à soutenir les distributeurs de façon optimale, et à développer davantage le réseau.”

Loïc ajoute : “Aujourd’hui, nous pouvons gérer entre 7 et 10 fois plus de commandes avec la même équipe qu’auparavant. Ça montre combien de temps nous avons pu gagner. Nous gérons davantage de clients aujourd’hui, et beaucoup plus rapidement qu’avant.”

Une formation progressive et des réunions hebdomadaires

En tant qu’Export Sales Manager, Thibaut était en charge de la mise en place. “Avec l’équipe Hive, nous nous sommes mis d’accord sur une installation agile. Les premières semaines, l’équipe Hive nous a formés, et nous avons progressivement été de plus en plus impliqués dans l’installation jusqu’à pouvoir maintenir notre environnement sur Hive CPQ de façon complètement indépendante. L’équipe Hive est restée à notre disposition quand nous avions des questions et nous a soutenus à travers la transformation digitale du processus de vente complet.”

“Nous avons également cru en cette approche ‘douce’,” nous dit Philippe, “qui impliquait de prendre un peu plus de temps que normal pour intaller le CPQ. Mais cela nous a donné le temps d’habituer notre réseau de distribution à ce nouvel outil, et nous a permis de nous habituer à cette nouvelle façon de travailler. La transformation digitale s’accompagne toujours de ses challenges, mais nous n’avons pas rencontré d’obstacle majeur.”

Une collaboration facile, selon Thibaut. “Ça c’est très bien et très facilement passé. Nous avons eu des réunions hebdomadaires en plus de nos échanges quotidiens. L’équipe Hive est vraiment expérimentée concernant l’installation CPQ, donc elle a pu beaucoup nous aider et nous conseiller. Comme nous avons voulu un CPQ avec des fonctionnalités personnalisées, nous nous sommes heurtés parfois à des difficultés techniques qui demandaient plus de réflexion et de discussion qu’anticipé. Mais nous avons pu nous appuyer sur l’équipe Hive pour ça aussi.

Plus de temps disponible pour développer de nouveaux produits

Que réserve l’avenir ? Philippe nous explique : “Hive CPQ nous a donné l’opportunité de garder notre focus sur la R&D. Maintenant que nous avons une nouvelle expérience d’achat digitale, nous pouvons à nouveau passer plus de temps sur l’innovation. Nous avons aussi récemment mis en place le Configurateur d’Expérience Hive sur notre site internet, ce qui est la meilleure preuve que Japy veut rester pionnier dans tous les domaines ! Nous continuerons à créer de nouveaux produits et gammes, et les rendrons disponibles sur Hive.”

“Nous sommes en contact avec Hive tous les jours pour améliorer notre outil de configuration et l’expérience utilisateur pour nos distributeurs. Et ensemble nous continuerons à construire la meilleure solution possible pour les utilisateurs de Japy Tech. Nous ambitionnons toujours de renforcer notre réseau de distribution avec des outils comme Hive CPQ” conclut Thibaut.