De Clerck gaat voor snellere en meer klantgerichte offertes dankzij Hive CPQ.

Over De Clerck. 

Familiebedrijf De Clerck begon in 1965 als schrijnwerkerij, gespecialiseerd in onder andere daken, trappen en buitenschrijnwerk. Door de jaren heen legde het bedrijf uit Vrasene zich steeds meer toe op ramen en deuren. In de jaren 70 introduceerde het pvc-ramen in hun assortiment, wat geleidelijk aan de corebusiness van het bedrijf geworden is.

Toen Frederik De Clerck, kleinzoon van oprichter Etienne De Clerck, in 2014 mee in de zaak stapte, telde het familiebedrijf 25 medewerkers. Sindsdien groeide De Clerck op een organische manier uit tot een team van zo'n 80 medewerkers. Om ook aluminium ramen en deuren in eigen beheer te produceren, verhuisde het bedrijf in 2022 naar een nieuw gebouw in Sint-Gillis-Waas.

Voor particulieren en projectontwikkelaars.

Frederik: “We produceren pvc- en aluminium ramen en deuren, die door onze eigen plaatsingsploegen worden geïnstalleerd. Onze markt is vrij lokaal: we zijn vooral actief in Vlaanderen en delen van Nederland, zoals Zeeland. Het merendeel van onze klanten zijn particulieren, maar we werken ook al jarenlang samen met een aantal vaste aannemers en projectontwikkelaars. 

Gemiddeld werken we aan een 30-tal projecten per week. Die projecten zijn erg uiteenlopend: van een enkele voordeur voor een particulier tot middelgrote nieuwbouwprojecten waarbij we 50 à 60 appartementen voorzien van ramen en deuren. Heel grote projecten laten we bewust aan ons voorbijgaan.

Onze ideale klant is een particulier of aannemer die bewust voor kwaliteit kiest. Ramen en deuren zijn een belangrijk onderdeel van een bouwproject, dus we richten ons op klanten die daar veel belang aan hechten én een goede service belangrijk vinden. We willen hen volledig ontzorgen. Daarom werken we met onze eigen plaatsingsploegen, zodat we de kwaliteit van de uitvoering en de service van begin tot eind zelf in handen houden.”

Offertes uit complex en technisch calculatiepakket.

Met die sterke focus op klantenservice was het voor De Clerck een logische stap om ook het verkoopproces onder de loep te nemen. “Wanneer we een aanvraag krijgen – ofwel via onze website, ofwel via mond-tot-mondreclame – sturen we een opmeter langs of vragen we de plannen op. Daarna nodigen we de klant uit in onze toonzaal, waar we samen een offerte opstellen. 

Dat deden we tot nu toe in ons calculatiepakket, waarmee we ook machines aansturen. Dat is een sterke maar heel technische software die rekening moet houden met allerlei complexe berekeningen, zoals isolatiewaarden en profieloptimalisaties om het snijverlies te beperken. Het nadeel daarbij is dat het opstellen van een offerte heel wat technische kennis vergt van onze verkopers, zowel op vlak van product als op vlak van software. Omdat er heel veel technische details ingevuld moesten worden, nam het opstellen van een offerte behoorlijk wat tijd in beslag.”

Kans op fouten, tijdrovend en niet klantvriendelijk. 

“Het pakket vergde een zware opleiding voordat je het goed kende. Daardoor gebeurden er soms fouten, zeker bij nieuwe collega's. Verkopers moesten ook vaak informatie invoeren in de software die wel nodig was voor het productieproces, maar niet relevant voor het verkoopproces. Dat nam onnodig extra tijd in beslag, en maakte vooral de onboarding van nieuwe collega's een uitdaging.

Daarnaast verwerken we een groot aantal offerteaanvragen. Klanten vergelijken vaak prijzen bij drie of vier verschillende partijen. Bovendien zijn we vrij uniek met onze combinatie van pvc en aluminium, waardoor klanten regelmatig een offerte willen voor beide materialen of een combinatie daarvan. Maar één offerte opmaken nam soms al enkele uren in beslag.

Ook moesten we een evenwicht vinden tussen de technische en commerciële kant van onze software. Voor de productie moeten bepaalde onderdelen technisch correct benoemd zijn, terwijl diezelfde benamingen voor een klant niets zeggen. Daardoor stonden onze offertes vol technische informatie die voor de eindklant eigenlijk niet relevant was.”

Op zoek naar gebruiksvriendelijke CPQ.

Frederik ging zelf op zoek naar een CPQ die daarbij kon helpen, en moest naar eigen zeggen niet lang zoeken naar een geschikte partner. “Ik heb ooit zelf een poort besteld bij Pouleyn, die een configurator van Hive CPQ gebruiken op hun website. Toen dacht ik al: 'Als ik ooit zoiets nodig heb, dan moet het dit zijn.'”

De belangrijkste vereisten voor de CPQ? “Er waren een aantal belangrijke technische vereisten. Zo moeten complexe berekeningen correct uitgevoerd kunnen worden. Denk dan aan U-waarden en profieloptimalisatie. Maar de software moest wel gebruiksvriendelijk zijn voor onze verkopers, in tegenstelling tot ons calculatiepakket.

Daarnaast wilden we een tool waarmee we niet zomaar een raming konden maken, maar een volledige en correcte offerte: in mensentaal en afgestemd op ons cliënteel, in tegenstelling tot onze oude offertes die wat te technisch opgesteld waren."

Tijdsbesparing voor sales, sneller offerte voor klant.

“De voornaamste meerwaarde is de tijdsbesparing voor onze verkopers. Zij hebben nu meer tijd voor het persoonlijk contact dat wij zo belangrijk vinden, zoals de opvolging van klanten en de toonzaalbezoeken.

Daarnaast is het veel makkelijker geworden om verschillende offertes op te maken. Met één druk op de knop kun je bijvoorbeeld switchen van pvc naar aluminium. Dat levert niet alleen tijdswinst op voor ons, maar maakt het offerteproces ook aangenamer voor de klant. Die moest daar vroeger namelijk enkele uren of zelfs dagen op wachten, want de verkoper moest de offerte helemaal vanaf nul opnieuw opmaken. 

Ook de onboarding van nieuwe collega's verloopt een stuk eenvoudiger. Dat is vandaag al een voordeel, maar zal dat ook in de toekomst blijven gezien we continu verder groeien.”

Of die verkopers openstaan voor een overstap naar een nieuwe workflow? “Onze verkopers kijken ernaar uit om aan de slag te gaan met Hive. We laten het systeem nu al enkele weken door iedereen testen. Soms komen er nog kleine suggesties en aanpassingen naar boven, maar die worden telkens opgelost.”

Vlotte set-up en veel expertise bij Hive.

Het opzetten van Hive CPQ verliep vlot, vertelt Frederik. “Ik heb veel zelf gedaan in de Hive Design Studio. Code schrijven was niet nodig – de Design Studio is heel laagdrempelig en vrij eenvoudig opgebouwd.

Het team van Hive zijn enorm bekwame mensen. Ramen en deuren zijn best technisch complexe producten, dus chapeau dat ze dit gerealiseerd hebben. Ik heb vooral samengewerkt met Peter, de ramen- en deurenspecialist bij Hive. Hij heeft de basis gelegd, waar ik enkele aanpassingen en verbeteringen op gedaan heb. Dankzij zijn achtergrond in ramen en deuren begrijpt hij onze producten goed. Dat is belangrijk, want onze sector verandert voortdurend. 3D-engineer Dragoş hield zich bezig met de 3D-visualisaties.” 

De grootste uitdaging? “De scope bewaken. Er zijn zoveel uitzonderingen dat we soms bewust keuzes moesten maken. Voor producten die maar zelden voorkomen, is het niet zinvol om telkens een eigen functionaliteit te ontwikkelen. 

Organische groei, makkelijker dankzij Hive CPQ.

Wat de toekomstplannen nog zijn? “Wij willen op een gezonde, organische manier verder groeien en onze verkoopregio uitbreiden. Daarvoor willen we ons salesteam verder uitbouwen, en dankzij het nieuwe systeem zal die onboarding een stuk eenvoudiger verlopen.

Ook zijn er nog een paar zaken die we in de toekomst willen toevoegen. Zo willen we ons productassortiment verder uitbreiden binnen Hive. Een voorbeeld daarvan zijn vliesgevels, een specifiek product dat vandaag nog niet in de configurator zit.”

Wel AI, geen integratie op website.

“Daarnaast zien we veel mogelijkheden rond AI in Hive: zo bekijken we bijvoorbeeld de optie voor een sales agent die een mailbox mee kan scannen en inkomende aanvragen helpt opvangen. Of lastenboeken: die nemen vaak uren tijd in beslag om door te nemen, maar die zouden in Hive ingeladen kunnen worden en door Hive AI correct geïnterpreteerd kunnen worden.”

Voorlopig is het niet de bedoeling de configurator open te zetten op de website van De Clerck. “We willen klanten net zoveel mogelijk naar de toonzaal krijgen, zodat ze onze producten kunnen zien en we hen persoonlijk kunnen begeleiden. Misschien komt de mogelijkheid om een kleine configuratie te doen op onze website er ooit, maar dan eerder als een manier om contactinfo te verzamelen om een afspraak in te kunnen plannen.”