Geavanceerde documentgeneratie met CPQ
Het genereren van documenten zoals offertes, technische fiches en besteloverzichten kan een uitdaging zijn in de maakindustrie. Om langdurige processen en kostbare fouten te vermijden, kan CPQ-software het aanmaken van deze documenten automatiseren. Ontdek hoe dit werkt in Hive CPQ en hoe u uw offertes kan laten opvallen.
Waarom documenten genereren met CPQ
Het genereren van documenten in de discrete productie-industrie is vaak een complex en langdradig proces. Enkele van de belangrijkste redenen hiervoor zijn:
- Het vergaren van accurate product- en prijsinformatie is een tijdrovende taak.
- Klanten verwachten snelle offertes; vertragingen kunnen ertoe leiden dat ze alternatieven zoeken.
- Frequente wijzigingen in producten, features en prijszetting zorgt ervoor dat documenten met onjuiste informatie worden verstuurd.
- Er zijn veel revisies nodig voor offertes, waardoor de werkdruk toeneemt.
Handmatig maken van offertes is daarom zeer foutgevoelig en tijdrovend. Configure, Price, Quote software kan dit proces automatiseren, zodat u documenten kan genereren in slechts enkele klikken.
CPQ genereert hoogwaardige documenten in een mum van tijd
Welk type documenten wordt gegenereerd door CPQ?
Met CPQ kan u verschillende documenten maken om uw processen te stroomlijnen:
- Offertes voor zowel interne als externe doeleinden
- Technische fiches en berekeningsbladen
- Samenvattingen van bestellingen
- Bedieningshandleidingen en veiligheidsinstructies
- …
Hoe CPQ zorgt voor foutloze documentatie
Documenten die gegenereerd worden door CPQ zijn gebaseerd op data: CPQ neemt automatisch de gevalideerde configuratiegegevens op in offertes en technische fiches. Handmatige gegevensinvoer is niet meer nodig, waardoor de kans op fouten kleiner wordt.
Dankzij integraties bevatten documenten altijd de meest recente informatie. CPQ haalt klantgegevens op uit het CRM, terwijl product- en prijsinformatie rechtstreeks uit het ERP-systeem komt. Verkoop uw complexe producten met vertrouwen, wetende dat alle documenten die aan klanten worden verstrekt volledig accuraat zijn.
Laat uw documenten opvallen
Optimaliseer de documenten die je in CPQ opstelt:
- Gebruik sjablonen die ontworpen zijn in Microsoft Office-toepassingen zoals Word. Met MS Office kan u eenvoudig stijlen, lettertypes, afbeeldingen en documentlay-outs aanpassen in een no-code omgeving.
- Neem uw merkelementen op en voeg promotieteksten of pictogrammen toe om uw documenten te laten opvallen.
Personaliseer uw documenten
Met Hive CPQ heeft u de vrijheid om documenten aan te passen naargelang de behoeften van uw klant:
- Maak documenten aan in meer dan 20 verschillende talen.
- Pas offertes aan naargelang de omstandigheden. Hive CPQ biedt genoeg ruimte om persoonlijke berichten toe te voegen voordat u de offerte afdrukt.
- Aan de hand van dynamische documenten kan de configurator afhankelijk van de selecties tijdens de configuratie, relevante commerciële teksten bijsluiten in het sjabloon.
- Bepaal welke informatie wordt weergegeven met behulp van documentgroepen. Deze functie combineert verwante parameters, zoals afmetingen, zodat bijvoorbeeld hoogte en breedte steeds samen worden getoond.
Stel uw klanten in staat om zelf documenten te genereren
Bied uw klanten toegang tot Hive CPQ, zodat ze hun eigen documenten kunnen opstellen zonder dat ze hulp nodig hebben van uw teams. Klanten kunnen offertes en andere documenten aanpassen door hun eigen logo’s en merkelementen toe te voegen voordat ze deze delen met eindklanten.
Bovendien kunt u samenwerken aan offerterevisies, waardoor het gemakkelijk is om gezamenlijk voorstellen te beheren.
Voeg 3D-modellen toe aan de hand van een virtuele fotograaf
Maak uw klanten warm voor hun aankoop met behulp van onze virtuele fotograaf. Met deze feature kunt u het 3D-model van de configuratie die u zojuist hebt gemaakt weergeven in de offerte of technische fiche.
Technische fiches voorzien klanten ook van visuele uitleg door ook doorsnedes van 3D-modellen te tonen, waarbij de afmetingen van verschillende componenten duidelijk worden weergegeven.
Hoe werkt het?
Een kort overzicht van hoe het genereren van documenten in Hive CPQ precies in z’n werk gaat:
- Maak een sjabloonopmaak in Word: Voeg alle statische elementen toe, zoals uw logo, ontwerp en de cover.
- Maak een sjabloon aan voor elke gewenste taal.
- Het Hive-team integreert de dynamische elementen: We programmeren de variabele onderdelen van de configurator in uw sjabloon. (Indien gewenst, kunnen we achteraf een training geven zodat u zelfstandig dit soort wijzigingen kan aanbrengen).
- De gebruiker selecteert het juiste sjabloon: Eenmaal gekozen, wordt het document gegenereerd op basis van die template.
Zin om zelf aan de slag te gaan met het automatisch genereren van documenten?
Boek nu uw demo om te zien hoe Hive CPQ in een handomdraai documenten creëert.
