Omnipress vereint komplexe Druckprodukte in einem flexiblen CPQ

Über Omnipress.

„Omnipress ist eine Druckerei in Familienbesitz, die alles von Programm- und Abstract-Bänden bis hin zu Handbüchern und Schulungsunterlagen anbietet. Wir bieten auch Fulfillment-Dienstleistungen an. Wir arbeiten vor allem mit Verbänden aus den Bereichen Bildung, Behörden, Wissenschaft und Wirtschaft zusammen und sind hauptsächlich in den USA tätig, versenden Schulungsunterlagen aber auch ins Ausland.

Ich bin der Systemmanager. Ich habe als autodidaktischer Salesforce-Administrator und Grafikdesigner angefangen und bin seitdem eher in die Rolle eines Business-Analysten gewechselt. Ich bin für viele unserer Integrationen verantwortlich und stelle sicher, dass unsere Systeme für unsere Mitarbeiter funktionieren und dass die Daten dorthin fließen, wo sie hingehören.“

Alles im Dienste des Kundenservice.

Was unterscheidet Omnipress von anderen Druckereien? „Die meisten Druckereien bieten heutzutage einen kontaktlosen, schnellen und günstigen Service an. Man schickt ihnen die Datei, sie drucken sie aus, vielleicht bekommt man einen Korrekturabzug, und das war’s. Wir bieten einen Service mit persönlicher Betreuung – wir wollen bei jedem Schritt mit dabei sein. Wir sind vielleicht nicht die günstigsten in unserer Branche, aber wir zeichnen uns durch hervorragenden Kundenservice aus, denn genau das unterscheidet uns von anderen.. Wir haben festgestellt, dass die Menschen sich wirklich ein individuelles Erlebnis wünschen.“

Kunden wollen schnellere Antworten.

„Früher hatten wir einen sehr langwierigen Verkaufsprozess. Wir haben potenzielle Kunden kontaktiert, uns ein Bild davon gemacht, um welche Art von Projekt es ging, Angebote erstellt und Gespräche geführt, bevor wir schließlich versucht haben, den Auftrag zu gewinnen. Aber jetzt schalten wir Online-Anzeigen, und die Leute finden uns über Google. Sie wollen keinen langwierigen Verkaufsprozess – sie möchten zuerst ein paar Zahlen sehen und dann entscheiden, ob sie mit uns sprechen wollen. Wir suchten nach einer Lösung, mit der wir sehr schnell mehrere Optionen anbieten können.

Bis vor kurzem haben wir Salesforce CPQ genutzt. Da die Lizenz jedoch auslief, wollten wir so schnell wie möglich einen neuen Anbieter finden und sicherstellen, dass wir eine Lösung haben, die besser zu unseren Anforderungen passt. Wir wollten alle unsere Produkte und Verträge in einem einzigen Angebotssystem bündeln, anstatt sie an verschiedenen Orten zu verwalten.“

Auf der Suche nach einer Lösung für die Komplexität.

„Die wichtigsten Anforderungen waren Flexibilität und die Fähigkeit, unsere breite Produktpalette zu bewältigen. Wir haben Buchprodukte, digitale Produkte und übernehmen manchmal auch das komplette Grafikdesign und die Formatierung für ganze Bücher. Für Veranstaltungskunden müssen wir die Bücher pünktlich vor Ort liefern. Für Fulfillment-Kunden unterstützen wir bei der Verwaltung ihres Online-Shops und ihres Lagerbestands. Einige Verträge laufen jährlich, andere sind veranstaltungsbezogen. Wir brauchten ein System, das flexibel genug war, um all diese unterschiedlichen Produkte zu bewältigen, und das in der Lage war, die dahinterstehende Preisgestaltung zu verwalten.“

Von zwölf Optionen zu Hive.

„Ich habe online nach einer Lösung gesucht, die unseren Anforderungen entsprach und über eine Art Salesforce-Anbindung verfügte. Ich habe mit etwa einem Dutzend Optionen begonnen, die ich schließlich auf etwa vier maßgeschneiderte Demos eingegrenzt habe. Hive war die einzige Lösung, die wirklich den Nagel auf den Kopf traf und die Aufgabe erfüllte. Es gibt nichts Enttäuschenderes, als jemandem all diese Informationen für eine maßgeschneiderte Demo zu geben und dann festzustellen, dass er nichts davon gelesen hat. Hive hat sich wirklich bemüht, unsere Bedürfnisse zu verstehen. Der Aufwand, der in die Demo gesteckt wurde, war beeindruckend. Das zeigte, dass nicht nur das Produkt etwas war, mit dem wir arbeiten konnten, sondern dass Hive auch ein Unternehmen war, mit dem wir zusammenarbeiten wollten.“

Die persönliche Note bewahren.

„Derzeit nutzen wir Hive intern. Wir erfassen grundlegende Spezifikationen unserer Interessenten über unsere Online-Formulare und halten per E-Mail Kontakt. Anschließend erstellen wir mit Hive einen schnellen, allgemeinen Vorschlag. Nach einigem Hin und Her mit dem Kunden erstellen wir das endgültige Angebot in Hive und senden es ihm zu. Wir sehen zwar das Potenzial, dass Kunden ihre Anforderungen direkt über Hive einreichen, möchten aber den persönlichen Kontakt beibehalten, anstatt ein automatisiertes System Preise generieren zu lassen, die jemand einfach an einen Mitbewerber weitergeben könnte.“

Zeitersparnis ist der größte Vorteil.

Wie ist die Resonanz bisher? „Das Vertriebsteam ist von dem, was es bisher gesehen hat, sehr angetan. Bei solchen Dingen ist es jedoch ein täglicher Prozess, herauszufinden, wie es funktioniert und wie es sich anfühlt. Der größte Vorteil wird die erhebliche Zeitersparnis sein. Mit Hive können wir zudem viele unserer Verträge standardisieren. Das ist ein großer Fortschritt für uns, da es unsere Abläufe optimieren wird.“

Einfach zu bedienen.

„Eine der nützlichsten Funktionen von Hive für die Vertriebsteams ist die Benutzeroberfläche. Bei Salesforce CPQ arbeitet man mit Tabellenkalkulationen. Bei Hive kann man Felder anpassen und es werden je nach anderen Eingaben entsprechende Informationen angezeigt. Ich glaube nicht, dass ich das bisher bei einer anderen Software gesehen habe, die eine Webformular-Struktur verwendet.

Über die Vertriebsoberfläche hinaus ist esauch sehr wertvoll, einen Blick hinter die Kulissen werfen zu können. So können wir Änderungen selbst vornehmen – sei es bei der Aktualisierung von Preisen oder beim Hinzufügen neuer Produkte –, ohne bei jeder Änderung erneut auf Hive zurückgreifen zu müssen. Anfangs habe ich das Hive-Team einen der Produktkonfiguratoren erstellen lassen, den Rest habe ich selbst entwickelt. Es ist schön, dass ich mich einbringen und Dinge selbst entwickeln konnte.“

Zuverlässigkeit und Flexibilität.

„Es war uns auch wichtig, dass das System nicht in Stein gemeißelt ist. Das war eines der Probleme mit Salesforce – dort kann plötzlich beschlossen werden, bestimmte Funktionen zu entfernen oder hinzuzufügen. Bei Hive wissen wir, dass es sich um Software handelt, die aktiv weiterentwickelt wird und die uns unterstützt, wenn Änderungen erforderlich sind.

Zuverlässigkeit ist ebenfalls wichtig. Salesforce CPQ stürzte bei größeren Angeboten oft ab. Manche Kunden haben leicht zwei Dutzend Produkte, und jedes Buch ist vollständig anpassbar. Software ohne diese Speicher- und Verarbeitungsbeschränkungen gibt uns Spielraum für viel mehr Anpassungsmöglichkeiten.“

Integration mit Salesforce CRM.

Durch die Anbindung von Hive CPQ an Salesforce CRM möchte Omnipress den Vertriebsprozess früher einleiten und potenziellen Kunden schneller Preisinformationen zur Verfügung stellen. „Da potenzielle Kunden eine schnelle Antwort erwarten, möchten wir den Angebotsprozess bereits auf Lead-Ebene starten. Hive wird zudem die endgültigen Angebote in die internen Ticket- und Buchhaltungssysteme von Omnipress einspeisen, sodass Produktion und Abrechnung auf der Grundlage derselben Zahlen erfolgen, die der Vertrieb mit dem Kunden vereinbart hat.“

Anpassbarer Vertriebsprozess.

„Ich bin besonders zufrieden mit der Möglichkeit, den Vertriebsprozess anzupassen und in Schritte zu unterteilen. Bei unseren Büchern können diese Schritte beispielsweise das Buch selbst, die Anlieferung der Materialien, den Druckvorgang, den Einband, die Innenseiten, die Weiterverarbeitung, die Bindung und so weiter umfassen. So können wir den Vertriebsprozess viel übersichtlicher verfolgen. Außerdem habe ich eine Versandlogik entwickelt, bei der sich die verfügbaren Optionen je nach Auswahl ändern – von UPS und dem US-Postdienst bis hin zu Speditionsversand und Direktversand.“

Ein Blick in die Zukunft.

Was hofft Omnipress, mit Hive in Zukunft zu erreichen? „Wir wollen dem Konfigurator weitere Produkte hinzufügen, und ein großer Teil davon besteht darin, das institutionelle Wissen in Hive einzubringen. Wenn alle Spezifikationen, Preise und sonstigen Anforderungen für diese Produkte in Hive hinterlegt sind, müssen wir nicht jedes Mal unseren Produktionsleiter um ein Angebot bitten.

Wir sind noch nicht ganz so weit, aber sobald wir es sind, können wir weitere Produkte in den Konfigurator integrieren. Die Möglichkeit, mit Hive mehr Dinge zu testen, verschafft uns zudem mehr Zeit, unsere Kunden und ihre Bedürfnisse besser zu verstehen.“