7 keer meer deals voor Japy Tech dankzij Hive CPQ

Expert in het bewaren en koelen van melk met oog voor innovatie

Philippe legt uit: "Japy Tech is een wereldberoemde expert in de productie van instant melkkoeling en -opslag met meer dan honderd jaar ervaring. We richten ons op drie grote productcategorieën: melktanks (voor horizontale opslag), silo's (voor verticale opslag) en modulaire koelers (voor instant koeling). Elk jaar verkopen we ongeveer 1.000 eenheden en exporteren deze naar meer dan 50 landen wereldwijd."

"Innovatie is altijd Japy Tech's sterkste kant geweest," vervolgt Philippe. "We willen de beste kwaliteit melktanks produceren. Daarom hebben we een sterke R&D-afdeling die door de jaren heen heeft gewerkt aan meerdere unieke ontwikkelingen, zoals verdampers met hoge thermische uitwisseling en verbeterde tankwassing. Deze verbeteren de voedselveiligheid en de kwaliteit van de melk die in onze Japy-tanks wordt opgevangen. We streven er ook naar onze bedrijfsprocessen te innoveren door softwaresystemen te gebruiken die ons helpen bij onze dagelijkse werkzaamheden. Met deze focus kan Japy Tech voldoen aan de eisen van klanten en hen optimaal van dienst zijn, met behulp van de nieuwste technologische ontwikkelingen die door onze R&D-afdeling zijn vastgesteld."

Distributeurs als lokale Japy agenten

Thibaut: "We werken wereldwijd met honderden dealers. Onze distributeurs kopen onze producten en installeren en onderhouden ze op melkveebedrijven in de buurt. Zowel de nabijheid als het reactievermogen van een dealer ten opzichte van de eindklant is echt belangrijk voor ons, aangezien zij optreden als lokale Japy-agent. We willen dat melkveehouders en fokkers kunnen vertrouwen op onze distributeurs."

Verkopen aan honderden distributeurs wereldwijd zonder de hulp van Hive CPQ bleek een hele uitdaging volgens Philippe: "Vroeger maakten we deel uit van een Duits bedrijf. Onze klanten gebruikten hun productconfigurator, die vrij complex was omdat hij artikelcodes gebruikte, en stuurden ons dan screenshots van hun combinaties."

Maar ook dat was niet ideaal, legt Loïc uit: "Werken met schermafbeeldingen van de configuratie paste niet echt bij onze bedrijfswaarden als innovatief merk. En het was ook zeer inefficiënt: onze verkopers moesten handmatig de productcompatibiliteit en beschikbaarheid controleren van elke samenstelling die door distributeurs werd besteld. Heel vaak waren de combinaties en de levertijden verouderd, waardoor onze distributeurs niet met de juiste informatie werkten."

Eindeloze uitwisselingen met distributeurs

De rest van het bestelproces was ook vrij uitgebreid. Thibaut: "Eerst moest een distributeur de behoeften van de eindklant vertalen naar een Japy-product aan de hand van de schermafbeeldingen. Vervolgens vroeg hij onze verkopers om de compatibiliteit en beschikbaarheid te controleren, ook aan de hand van schermafbeeldingen. Na goedkeuring vroeg de distributeur een offerte aan of plaatste een bestelling. Vervolgens moesten onze verkopers alle regels op de offerte nogmaals handmatig controleren om er zeker van te zijn dat alles correct was, en vervolgens de gegevens opnieuw invoeren in het ERP-systeem. Het verwerken van een order kon één tot drie dagen duren, afhankelijk van het aantal wijzigingen en uitwisselingen tussen Japy en de eindklant. Op deze manier werken voor honderden distributeurs was niet langer haalbaar. Ons team was zoveel tijd kwijt aan het invoeren en controleren van gegevens, dat we besloten dat we een oplossing moesten vinden."

"Innovatief zijn en een pionier, dat is de kern van onze bedrijfswaarden," geeft Philippe aan. "We reageren op nieuwe trends en willen altijd een stap voor zijn in onze branche. Het was cruciaal om een oplossing te vinden waarmee we tijd konden winnen bij het genereren van offertes en meer autonomie konden geven aan ons distributienetwerk. We voerden een interne audit uit en ontdekten dat een CPQ de meest voordelige oplossing voor ons zou zijn. We wilden dat onze dealers complexe producten konden configureren, de juiste prijs konden berekenen uit verschillende prijslijsten en snel een offerte konden genereren zonder onze hulp."

Prioriteiten: gebruiksvriendelijkheid en eenvoudig onderhoud

Maar er zijn veel CPQ-systemen op de markt, dus hoe maak je de juiste keuze? Thibaut legt uit: "Het was echt belangrijk voor ons dat we de CPQ-software konden koppelen aan onze bestaande tools en aan SAP. Zonder deze integraties zou ons team nog steeds tijd moeten besteden aan het handmatig invoeren en controleren van gegevens, dus we wilden echt een naadloze gegevensstroom creëren die de doorlooptijden verkort."

Philippe is het daarmee eens: "We dachten erover om de ERP-configuratormodule te gebruiken, maar we realiseerden ons al snel dat dit helemaal niet was wat we wilden. De gebruikersinterface was ongelooflijk complex en zwaar, waardoor de software moeilijk te gebruiken was, zelfs voor getrainde Japy-experts. Daarom besloten we dat gebruiksvriendelijkheid van de CPQ een van onze belangrijkste vereisten was. We wilden een oplossing waarmee onze distributeurs zelfstandig producten konden configureren en offertes konden aanvragen, zonder dat ze daarvoor training nodig hadden. En van onze kant wilden we een CPQ die intern gemakkelijk te onderhouden was."

Interne ontwikkeling voor elke behoefte

Toen kwam Hive CPQ in beeld, volgens Loïc: "Op het moment van de zoektocht waren we nog onderdeel van een grotere multinational. Een van onze zusterbedrijven was betrokken bij een proof of concept project met Hive CPQ, toen zagen we hoe goed de oplossing werkte. We zagen meteen de mogelijkheden voor Japy Tech."

Waarom de Hive configure price quote oplossing verkiezen boven een andere CPQ? "Omdat Hive CPQ een SaaS is met interne ontwikkeling," aldus Thibaut, "konden we de tool perfect afstemmen op onze behoeften. We konden een aantal aangepaste functies laten ontwikkelen en integreren en alles weggooien wat we niet nodig hadden. We hebben een Japy Tech omgeving op maat gemaakt die 100% is afgestemd op ons bedrijf."

Philippe is het daarmee eens: "De filosofie van Hive en de snelheid waarmee ze op onze verzoeken reageren, hebben ons ook doen geloven dat Hive de juiste keuze was voor Japy."

7 tot 10 keer meer deals verwerkt, met hetzelfde team

Japy Tech gebruikt de Hive CPQ-omgeving sinds oktober 2021 en plukt sindsdien de vruchten. Thibaut legt uit: "Met Hive kunnen onze distributeurs zelfstandig werken, waardoor we veel tijd besparen in het offerte- en orderproces. Omdat het platform zo gebruiksvriendelijk is, hebben de meeste van onze dealers weinig tot geen training nodig. Onze klanten waarderen de grafische interface en intuïtieve software van Hive enorm. Bovendien wordt de CPQ geleverd met verkoopbegeleiding, tooltips, technische fiches en video's met uitleg. We hebben er ook voor gezorgd dat elke verandering in de configuratie 100% transparant is voor de gebruiker."

Maar dat zijn niet de enige voordelen volgens Philippe: "We kunnen er zeker van zijn dat onze dealers altijd werken met de meest recente productinformatie en prijslijsten. Omdat de CPQ is geïntegreerd met ons SAP-systeem, is alles up-to-date. We kunnen nu volledig transparant zijn over onze productinformatie, beschikbaarheid, compatibiliteit en prijzen, iets wat we niet konden doen met onze schermafbeeldingen. En onze distributeurs vinden het gebruik van Hive erg prettig!"

Een andere uitdaging voor Japy Tech waren de lange levertijden, die ze volgens Philippe aanzienlijk hebben kunnen verkorten: "De tijd die nodig is om orders te genereren en te verwerken is aanzienlijk verkort. Terwijl onze verkopers vroeger het grootste deel van hun tijd besteedden aan het beantwoorden van e-mails en telefoontjes om orders te verifiëren, kunnen ze zich nu richten op het optimaal ondersteunen van de distributeurs en het verder ontwikkelen van het netwerk."

Loïc voegt hieraan toe: "We kunnen nu 7 tot 10 keer meer orderaanvragen verwerken met hetzelfde team als voorheen. Dit laat echt zien hoeveel tijd we kunnen besparen. We leveren nu aan meer dealers en dat doen we veel sneller dan voorheen."

Geleidelijke training en wekelijkse vergaderingen

Als Export Sales Manager zat Thibaut bovenop de implementatie: "Samen met het Hive-team hebben we een agile implementatie afgesproken. De eerste paar weken zou het Hive-team ons trainen en zouden we geleidelijk aan steeds meer betrokken raken bij de implementatie, totdat we onze omgeving op Hive CPQ volledig zelfstandig onderhielden. Het Hive-team bleef tot onze beschikking als we vragen hadden en ondersteunde ons tijdens de digitale transformatie van het verkoopkanaal."

"We geloofden ook in deze 'zachte' aanpak," vertelt Philippe, "wat betekende dat het iets langer duurde dan normaal om de CPQ te implementeren. Maar dit gaf ons de tijd om ons distributienetwerk te trainen op de nieuwe tool en stelde ons in staat om ook te wennen aan deze nieuwe manier van werken. Digitale transformatie brengt altijd uitdagingen met zich mee, maar we werden niet echt geconfronteerd met grote obstakels."

Een vlotte samenwerking, ook volgens Thibaut: "Het is allemaal heel goed en vlot verlopen. We hadden wekelijkse vergaderingen bovenop onze dagelijkse chats. Het Hive-team is ongelooflijk ervaren in het implementeren van CPQ's, dus ze konden ons goed helpen en adviseren. Omdat we een CPQ met aangepaste functies wilden, liepen we soms tegen wat technische problemen aan die meer denkwerk en overleg vergden dan verwacht. Maar ook daarvoor konden we op het Hive team vertrouwen."

Meer tijd voor het ontwikkelen van nieuwe producten

Wat brengt de toekomst? Philippe legt uit: "Hive CPQ heeft ons de mogelijkheid gegeven om te blijven focussen op innovatie. Nu we een nieuwe, gedigitaliseerde koopervaring hebben, kunnen we weer meer tijd besteden aan innovatie. We hebben onlangs ook de Hive Experience Configurator op onze website geïntroduceerd, het beste bewijs dat Japy in alles de eerste wil zijn! We zullen doorgaan met het creëren van nieuwe producten en productreeksen en deze implementeren in Hive."

"We hebben elke dag contact met Hive om onze configuratietool en de gebruikerservaring van onze distributeurs te verbeteren. En samen blijven we bouwen aan de best mogelijke oplossing voor de Japy Tech distributeurs. We blijven ambitieus om ons distributienetwerk te versterken met tools zoals Hive CPQ," besluit Thibaut.