7 fois plus d’offres pour Japy Tech grâce à Hive CPQ

A propos de Japy Tech.

Un expert du stockage et du refroidissement du lait qui a le sens de l'innovation.

Philippe explique : "Japy Tech est un expert de renommée mondiale dans la fabrication de systèmes de refroidissement et de stockage instantané du lait, avec plus de cent ans d'expérience. Nous nous concentrons sur trois catégories principales de produits : les tanks à lait (pour le stockage horizontal), les silos (pour le stockage vertical) et les refroidisseurs modulaires (pour le refroidissement instantané). Chaque année, nous vendons environ 1 000 unités que nous exportons dans plus de 50 pays à travers le monde".

"L'innovation a toujours été le point fort de Japy Tech, poursuit Philippe, nous voulons produire des tanks à lait de la meilleure qualité. C'est pourquoi nous disposons d'un solide département R&D qui a travaillé sur de nombreux développements uniques au fil des ans, tels que les évaporateurs à échange thermique élevé et le lavage amélioré des tanks. Ceux-ci améliorent la sécurité alimentaire et la qualité du lait collecté dans nos citernes Japy. Nous nous efforçons également d'innover dans nos processus commerciaux en adoptant des systèmes logiciels qui nous aident dans nos opérations quotidiennes. Grâce à ces efforts, Japy Tech peut répondre aux demandes de ses clients tout en les servant de manière optimale, en utilisant les derniers développements technologiques établis par notre département R&D."

Les distributeurs comme agents locaux de Japy.

Thibaut commente : "Nous travaillons avec plusieurs centaines de distributeurs dans le monde entier. Nos distributeurs achètent nos produits, les installent et les entretiennent dans les fermes laitières voisines. La proximité et la réactivité d'un distributeur vis-à-vis du client final sont très importantes pour nous, puisqu'il agit en tant qu'agent Japy local. Nous voulons que les producteurs laitiers et les éleveurs puissent compter sur nos distributeurs".

Vendre à des centaines de distributeurs dans le monde entier sans l'aide de Hive CPQ s'est avéré être un véritable défi selon Philippe : "À l'époque, nous faisions partie d'une société allemande. Nos clients utilisaient leur configurateur de produits, qui était assez complexe parce qu'il utilisait des codes d'articles, et nous envoyaient ensuite des captures d'écran de leurs combinaisons."

Mais ce n'était pas non plus la solution idéale, explique Loïc : "Travailler avec des captures d'écran de la configuration ne correspondait pas vraiment aux valeurs de notre entreprise, qui est une marque innovante. Et c'était aussi très inefficace : nos représentants commerciaux devaient vérifier manuellement la compatibilité et la disponibilité des produits pour chaque composition commandée par les distributeurs. Très souvent, les combinaisons et les délais de livraison étaient obsolètes, de sorte que nos distributeurs ne travaillaient pas avec les bonnes informations".

Des échanges incessants avec les distributeurs.

Le reste du processus de commande était également très complexe. Thibaut précise : "Tout d'abord, un distributeur devait traduire les besoins du client final en un produit Japy à l'aide des captures d'écran. Ensuite, il demandait à nos représentants commerciaux de vérifier la compatibilité et la disponibilité, également à l'aide de captures d'écran. Une fois le produit approuvé, le distributeur demandait un devis ou passait une commande. En réponse, nos représentants commerciaux devaient à nouveau vérifier manuellement toutes les lignes du devis pour s'assurer que tout était correct, puis saisir à nouveau les données dans le système ERP. Le traitement d'une commande pouvait prendre de un à trois jours, en fonction du nombre de modifications et d'échanges entre Japy et le client final. Travailler ainsi pour plusieurs centaines de distributeurs n'était plus possible. Notre équipe passait tellement de temps à saisir et à vérifier les données que nous avons décidé de trouver une solution.

"L'innovation et le rôle de pionnier sont au cœur des valeurs de notre entreprise", souligne Philippe, "nous sommes sensibles aux nouvelles tendances et voulons toujours avoir une longueur d'avance dans notre secteur. Il était crucial de trouver une solution qui nous permette de gagner du temps lors de l'établissement des devis et de donner plus d'autonomie à notre réseau de distribution. Nous avons réalisé un audit interne et avons appris qu'un CPQ serait la solution la plus avantageuse pour nous. Nous voulions que nos distributeurs puissent configurer des produits complexes, calculer le prix exact à partir de plusieurs listes de prix et générer une offre rapide sans avoir besoin de notre aide".

Priorités : convivialité et facilité de maintenance.

Mais il existe de nombreux systèmes CPQ sur le marché, alors comment faire le bon choix ? Thibaut explique : "Il était très important pour nous de pouvoir connecter le logiciel CPQ à nos outils existants et à SAP. Sans ces intégrations, notre équipe aurait toujours dû passer du temps à saisir et à vérifier manuellement les données, c'est pourquoi nous voulions vraiment créer un flux de données transparent qui réduise les délais.

Philippe abonde dans le même sens : "Nous avons pensé utiliser le module de configuration de l'ERP, mais nous nous sommes rapidement rendu compte que ce n'était pas du tout ce que nous voulions. L'interface utilisateur était incroyablement complexe et lourde, ce qui rendait le logiciel difficile à utiliser, même pour les experts Japy. Nous avons donc décidé que la convivialité du CPQ était l'une de nos principales exigences. Nous voulions une solution qui permette à nos distributeurs de configurer les produits et de demander des offres de manière autonome, sans avoir besoin de formation. Quant à nous, nous voulions un CPQ facile à maintenir en interne".

Développement interne pour répondre à tous les besoins.

C'est à ce moment-là que Hive CPQ est entré en jeu, selon Loïc : "Au moment de la recherche, nous faisions encore partie d'une multinationale plus importante. L'une de nos sociétés sœurs était impliquée dans un projet de validation de concept avec Hive CPQ, et c'est à ce moment-là que nous avons vu à quel point la solution fonctionnait bien. Nous avons immédiatement vu les opportunités qui s'offraient à Japy Tech.

Pourquoi avoir choisi la solution Hive configure price quote plutôt qu'un autre CPQ ? "Parce que Hive CPQ est un SaaS avec un développement interne", selon Thibaut, "nous avons pu configurer l'outil pour qu'il corresponde parfaitement à nos besoins. Nous avons pu développer et intégrer des fonctionnalités personnalisées et nous sommes débarrassés de tout ce dont nous n'avions pas besoin. Nous avons créé un environnement Japy Tech personnalisé qui est 100% adapté à notre activité.

Philippe est d'accord : "La philosophie de Hive et la rapidité avec laquelle ils répondent à nos demandes nous ont également convaincus que Hive était le bon choix pour Japy".

7 à 10 fois plus de transactions traitées, avec la même équipe.

Japy Tech utilise l'environnement CPQ de Hive depuis octobre 2021 et n'a cessé d'en récolter les fruits. Thibaut explique : "Avec Hive, nos distributeurs peuvent travailler de manière indépendante, ce qui nous permet de gagner beaucoup de temps dans le processus de devis et de commande. La plateforme étant très facile à utiliser, la plupart de nos distributeurs n'ont besoin que de très peu, voire d'aucune formation. Nos clients apprécient vraiment l'interface graphique et le logiciel intuitif de Hive. En outre, le CPQ s'accompagne de ventes guidées, d'infobulles, de fiches techniques et de vidéos explicatives. Nous avons également veillé à ce que chaque modification de la configuration soit 100% transparente pour l'utilisateur".

Mais ce ne sont pas les seuls avantages, selon Philippe : "Nous pouvons être sûrs que nos revendeurs travaillent toujours avec les dernières informations sur les produits et les listes de prix. Le CPQ étant intégré à notre système SAP, tout est à jour. Nous pouvons désormais être totalement transparents en ce qui concerne les informations sur nos produits, leur disponibilité, leur compatibilité et leurs prix, ce que nous ne pouvions pas faire avec nos captures d'écran. Et nos distributeurs apprécient vraiment l'utilisation de Hive !

Un autre défi pour Japy Tech était les longs délais de livraison, qui, selon Philippe, ont pu être réduits de manière significative : "Le temps nécessaire pour générer et traiter les commandes a été réduit de manière significative. Alors que nos commerciaux passaient la majeure partie de leur temps à répondre aux e-mails et aux appels téléphoniques pour vérifier les commandes, ils peuvent désormais se concentrer sur un soutien optimal aux distributeurs et sur le développement du réseau."

Loïc ajoute : "Nous pouvons désormais traiter 7 à 10 fois plus de demandes de commandes avec la même équipe qu'auparavant. Cela montre vraiment le temps que nous pouvons gagner. Nous livrons désormais plus de revendeurs et nous le faisons beaucoup plus rapidement qu'avant."

Formation progressive et réunions hebdomadaires.

En tant que responsable des ventes à l'exportation, Thibaut a suivi de près la mise en œuvre : "Avec l'équipe de Hive, nous avons convenu d'une mise en œuvre agile. Les premières semaines, l'équipe Hive nous formait, puis nous nous impliquions progressivement dans la mise en œuvre jusqu'à ce que nous maintenions notre environnement sur Hive CPQ de manière totalement indépendante. L'équipe Hive restait à notre disposition en cas de questions et nous a accompagnés tout au long de la transformation digitale du canal de vente."

"Nous avons également cru en cette approche 'douce'", raconte Philippe, "ce qui signifie que la mise en œuvre du CPQ a pris un peu plus de temps que d'habitude. Mais cela nous a donné le temps de former notre réseau de distribution au nouvel outil et nous a permis de nous habituer à cette nouvelle façon de travailler. La transformation numérique s'accompagne toujours de défis, mais nous n'avons pas vraiment rencontré d'obstacles majeurs."

Selon Thibaut, la collaboration s'est également déroulée sans heurts : "Tout s'est très bien passé. Nous avons eu des réunions hebdomadaires en plus de nos discussions quotidiennes. L'équipe de Hive est incroyablement expérimentée dans la mise en œuvre de CPQ, et a donc été en mesure de nous aider et de nous conseiller. Comme nous voulions un CPQ avec des fonctionnalités personnalisées, nous nous sommes parfois heurtés à des difficultés techniques qui ont nécessité plus de réflexion et de discussion que prévu. Mais nous avons pu compter sur l'équipe de Hive pour cela aussi".

Plus de temps pour développer de nouveaux produits.

Que nous réserve l'avenir ? Philippe explique : "Hive CPQ nous a permis de continuer à nous concentrer sur l'innovation. Maintenant que nous disposons d'une nouvelle expérience d'achat numérisée, nous pouvons à nouveau consacrer plus de temps à l'innovation. Nous avons récemment introduit le configurateur d'expérience Hive sur notre site web, la meilleure preuve que Japy veut être le premier dans tous les domaines ! Nous continuerons à créer de nouveaux produits et de nouvelles gammes de produits et à les mettre en œuvre dans Hive."

"Nous sommes en contact avec Hive tous les jours pour améliorer notre outil de configuration et l'expérience utilisateur de nos distributeurs. Et ensemble, nous continuerons à construire la meilleure solution possible pour les distributeurs Japy Tech. Nous sommes toujours ambitieux de renforcer notre réseau de distribution avec des outils comme Hive CPQ", conclut Thibaut.