7 keer meer deals voor Japy Tech dankzij Hive CPQ

Het Franse Japy Tech, gevestigd net buiten Dijon, produceert en verkoopt koeltanks voor melkveehouders. Sinds 2021 maken ze gebruik van Hive CPQ als ondersteuning van hun dealernetwerk. Algemeen directeur en CEO Philippe Breiss en Export Sales Managers Thibaut Genteur en Loïc Vilela vertellen over de samenwerking.

Melkkoeling en -bewaringsexpert met hart voor innovatie

Philippe vertelt. “Japy Tech is wereldvermaard expert in de productie van koeling- en opslagtanks voor melk, met meer dan honderd jaar ervaring op de teller. We richten ons op drie grote productcategorieën: melktanks (voor horizontale opslag), silo's (voor verticale opslag) en modulaire koelers. Elk jaar verkopen we zo’n 1.000 eenheden die we exporteren naar meer dan 50 landen over heel de wereld.”

Daarbij heeft innovatie altijd een belangrijke rol gespeeld, aldus Philippe. “We willen melktanks produceren van de beste kwaliteit. Daarom zetten we in op een sterke R&D-afdeling, die door de jaren heen aan talloze ontwikkelingen gewerkt heeft, zoals verdampers met hoge thermische uitwisseling en een verbeterde tankreiniging. Deze innovaties verhogen de voedselveiligheid en kwaliteit van de melk in onze Japy-tanks. Daarnaast willen we onze bedrijfsprocessen innoveren met software die ons helpt bij onze dagelijkse werkzaamheden. Op die manier kan Japy Tech voldoen aan de eisen van de klant en hen optimaal bedienen, gesteund door de nieuwste technologische ontwikkelingen van de hand van onze R&D-afdeling.”

Distributeurs als lokale Japy agenten

Thibaut vertelt. “We werken met honderden dealers wereldwijd. Onze distributeurs kopen, installeren en onderhouden onze producten op melkveebedrijven in de buurt. Zowel de nabijheid als de reactiesnelheid van een dealer ten opzichte van de eindklant is belangrijk voor ons, aangezien zij fungeren als lokale Japy-agent. We willen dat de melkveehouders en fokkers kunnen vertrouwen op onze distributeurs.”

Verkopen aan honderden distributeurs wereldwijd zonder de hulp van Hive CPQ bleek een hele uitdaging, aldus Philippe. “Vroeger maakten we deel uit van een Duits bedrijf. Onze klanten gebruikten hun productconfigurator – die vrij complex was, onder meer omdat hij werkte met artikelcodes – en stuurden ons vervolgens screenshots van hun configuraties.”

Ver van ideaal, beaamt ook Loïc. “Werken met screenshots van een configuratie paste niet bij onze waarden als innovatief bedrijf. En het was ook zeer inefficiënt: onze verkopers moesten voor elke configuratie handmatig de compatibiliteit en beschikbaarheid controleren. Meer dan eens waren bepaalde combinaties en levertijden verouderd, waardoor onze distributeurs niet met de juiste informatie werkten.”

Eindeloos mailverkeer vereenvoudigd dankzij CPQ

Ook de rest van het bestelproces was best omslachtig, aldus Thibaut. “Eerst moest de distributeur de noden van de eindklant vertalen naar een Japy-product aan de hand van de screenshots. Vervolgens moest hij onze verkopers contacteren om de compatibiliteit en beschikbaarheid te controleren, eveneens met screenshots. Na goedkeuring vroeg de distributeur een offerte aan of plaatste hij een bestelling. Daarna moesten onze verkopers alle regels op de offerte nogmaals handmatig controleren om zeker te zijn dat alles klopte, en die gegevens daarna opnieuw invoeren in het ERP-systeem.”

Zo kon het verwerken van een order wel één tot drie dagen in beslag nemen, afhankelijk van het aantal wijzigingen en mails en telefoontjes tussen Japy en de eindklant. Thibaut gaat verder. “Op deze manier werken, en dat voor honderden distributeurs, was niet langer doenbaar. Ons team verloor zoveel tijd met het invoeren en controleren van gegevens, dat het duidelijk werd dat we een oplossing moesten vinden.”

“Een innovatieve pionier zijn, dat is onze kern, onze belangrijkste waarde," aldus Philippe. “We spelen in op nieuwe trends en willen onze concurrenten altijd een stap voor zijn. Daarom was het cruciaal om een oplossing te vinden waarmee we tijd konden winnen in het offerteproces en meer autonomie konden geven aan ons distributienetwerk. We hebben daarop een interne audit gedaan en ontdekt dat een configure-price-quote-oplossing voor ons het best zou werken. We wilden dat onze dealers complexe producten konden configureren, de juiste prijs konden berekenen op basis van verschillende prijslijsten en snel een offerte konden genereren, zonder van ons afhankelijk te zijn."

Prioriteiten: gebruiksvriendelijkheid en simpel onderhoud

Maar er zijn veel CPQ-systemen op de markt, dus hoe maak je de juiste keuze? Thibaut vertelt. “Het was belangrijk voor ons dat we de CPQ-software konden koppelen aan onze bestaande tools en SAP. Zonder deze integraties zou ons team nog steeds tijd moeten besteden aan het handmatig invoeren en controleren van gegevens, dus we wilden echt een naadloze gegevensstroom die de doorlooptijden verkort.”

Philippe stemt in. “We hebben overwogen om de configuratormodule van de ERP te gebruiken, maar dat was niet helemaal wat we zochten. De interface was ongelooflijk complex en zwaar, waardoor de software zelfs voor getrainde Japy-medewerkers moeilijk te gebruiken was. Daarom besloten we dat de gebruiksvriendelijkheid van de CPQ een van onze belangrijkste vereisten was. We wilden een oplossing waarmee onze distributeurs zelfstandig producten konden configureren en offertes konden aanvragen, zonder dat ze daarvoor training nodig hadden. En aan onze kant wilden we een CPQ die intern gemakkelijk te onderhouden was.”

Intern ontwikkeld voor maximale flexibiliteit

Enter Hive CPQ, aldus Loïc. “We maakten toen nog deel uit van een grotere multinational. Een van onze zusterbedrijven was betrokken bij een proof of concept project met Hive CPQ, en toen zagen we hoe goed het systeem werkte. We zagen meteen de mogelijkheden voor Japy Tech."

Een andere reden waarom Japy voor Hive kiest in plaats van een andere aanbieder? “Omdat Hive CPQ een SaaS is met interne ontwikkeling,” aldus Thibaut. “We kunnen de tool helemaal afstemmen op onze noden. Zo hebben we een aantal aangepaste functies laten ontwikkelen en integreren en overbodige features achterwege gelaten. Nu hebben we een aangepaste Japy Tech-omgeving die 100% afgestemd is op ons bedrijf.”

Philippe bevestigt. “De Hive-filosofie en de snelheid waarmee ze op onze vragen reageerden, bevestigden onze overtuiging dat Hive een goede match was voor Japy.”

7 tot 10 keer meer deals, met hetzelfde team

Japy Tech gebruikt de Hive CPQ-omgeving sinds oktober 2021 en plukt sindsdien de vruchten. Thibaut legt uit. “Met Hive kunnen onze distributeurs zelfstandig werken, waardoor we veel tijd besparen in het offerte- en orderproces. Omdat het platform zo gebruiksvriendelijk is, hebben de meeste dealers weinig tot geen training nodig. Onze klanten waarderen de gebruiksvriendelijke interface en intuïtieve software enorm. Bovendien is Hive uitgerust met guided selling, tooltips, technische fiches en explainer video's. We hebben er ook voor gezorgd dat elke verandering in de configurator 100% transparant weergegeven wordt naar de gebruiker toe.”

Maar enkele van de voordelen, volgens Philippe. “We kunnen op beide oren slapen, wetende dat onze dealers altijd werken met de meest recente productinformatie en prijslijsten. Omdat de CPQ gelinkt is aan ons SAP-systeem, is alles up-to-date. We kunnen volledig transparant zijn over onze productinformatie, beschikbaarheid, compatibiliteit en prijzen, iets wat we niet konden met onze schermafbeeldingen. En onze distributeurs vinden het gebruik van Hive heel aangenaam!”

Een andere uitdaging voor Japy Tech waren de lange doorlooptijden, die ze volgens Philippe aanzienlijk hebben kunnen inkorten. “De tijd die nodig is om orders te genereren en te verwerken is aanzienlijk veel korter. Waar onze verkopers vroeger het grootste deel van hun tijd besteedden aan het beantwoorden van e-mails en telefoontjes om orders te verifiëren, kunnen ze zich nu richten op het optimaal ondersteunen van de distributeurs en het verder ontwikkelen van ons verkoopnetwerk."

“We kunnen nu 7 tot 10 keer meer orderaanvragen verwerken met hetzelfde team als voorheen,” voegt Loïc toe. “Het toont echt hoeveel tijd we kunnen besparen. We leveren nu aan meer dealers en doen dat sneller dan ooit.”

Geleidelijke training en wekelijkse vergaderingen

Als Export Sales Manager zat Thibaut bovenop de implementatie. “In samenspraak met Hive hebben we gekozen voor een agile implementatie. De eerste paar weken zou het Hive-team ons trainen, waarbij we geleidelijk aan steeds meer betrokken raken bij de implementatie totdat we onze Hive-omgeving volledig zelf zouden kunnen onderhouden. Het Hive-team bleef in de buurt voor vragen en ondersteunde ons tijdens de volledige digitale transformatie van ons verkoopkanaal.”

“We geloven volop in deze 'zachte' aanpak,” vertelt Philippe. “Hoewel het op deze manier iets langer duurde om de CPQ te implementeren, gaf het ons de tijd om ons distributienetwerk te trainen en stelde het ons in staat om te wennen aan deze nieuwe manier van werken. Een digitale transformatie gaat altijd gepaard met enkele uitdagingen, maar echt grote obstakels zijn we niet tegengekomen.”

Een vlotte samenwerking, ook volgens Thibaut. “Het verliep goed en vlot. We hadden wekelijkse vergaderingen bovenop onze dagelijkse chats. Het Hive-team heeft veel ervaring met het implementeren van CPQ's, dus ze hebben ons enorm geholpen en goed geadviseerd. Omdat we een CPQ met aangepaste functies wilden, liepen we soms tegen wat technische problemen aan die meer denkwerk en overleg vergden dan verwacht. Maar ook daarvoor konden we op Hive rekenen.”

Meer tijd voor de ontwikkeling van nieuwe producten

Wat de toekomst brengt? Philippe vertelt. “Hive CPQ heeft ons de mogelijkheid gegeven om te blijven focussen op innovatie. Nu we een nieuw, gedigitaliseerd verkoopproces hebben, kunnen we weer meer tijd besteden aan innovatie. We hebben onlangs ook de Hive Experience Configurator op onze website geïntroduceerd, het beste bewijs dat Japy in alles de eerste wil zijn! We zullen doorgaan met het creëren van nieuwe producten en productreeksen, en deze implementeren in Hive.”

“We hebben elke dag contact met Hive om onze configuratietool en de gebruikerservaring van onze distributeurs te verbeteren. En samen blijven we bouwen aan de best mogelijke oplossing voor de Japy Tech-distributeurs. We blijven ons best doen om ons distributienetwerk te versterken met tools zoals Hive CPQ,” besluit Thibaut.