Eenvoudiger verkoopproces voor Royal de Boer dankzij Configureer Prijsopgave oplossing

Introductie

Alles voor een comfortabele stal

Henri Geerts: "Royal de Boer is een stalinrichtingsexpert voor melkveebedrijven over de hele wereld. Wij verzorgen de complete inrichting van een koeienstal: van strooiselsystemen tot voerhekken, klimaatbeheersing en systemen voor mestmanagement. Een goede stalinrichting draagt bij aan het welzijn van de koeien en de efficiëntie van het melkveebedrijf. Een koe die zich prettiger voelt in haar stal is gelukkiger, gezonder en produceert meer, wat zich vertaalt in een hoger rendement voor melkveehouders. Bovendien heeft een gezonde en stressvrije koe een langere levensduur: een win-winsituatie."

Royal de Boer's definitie van koewelzijn uit zich in een uitgebreid productassortiment. Carline legt uit: "Onze belangrijkste producten zijn ligboxen en ligstalsystemen, waaronder koematrassen en waterbedden, voerhekken en drinkbakken. We leveren ook systemen voor de behandeling en scheiding van koeien, zoals gangpaden, wachtruimtes of barrières om het koeverkeer in de stal te regelen. Verder verkopen we oplossingen voor mestmanagement en klimaatbeheersing en bieden we een productassortiment voor jongveestallen."

Verkoop via dealernetwerk

Voor de verkoop van dit uitgebreide assortiment werkt Royal de Boer samen met dealers en importeurs. Henri: "Inmiddels hebben we meer dan 300 dealers die verkoopondersteuning krijgen van onze specialisten bij Royal de Boer. Dealers voorzien ons vaak van de laatste marktinformatie. Zo kunnen we op tijd innoveren en onze marketing, voorraad en productportfolio daarop aanpassen."

Probleem

Op zoek naar nieuw offerteprogramma

Tot voor kort maakte Royal de Boer voor haar verkoopproces gebruik van een maatwerk offerte- en bestelmodule die gekoppeld was aan SAP. Carline: "Tot 2021 waren we onderdeel van een multinational die deze module gebruikte. Maar toen we weer zelfstandig werden, hadden we geen toegang meer tot dit maatwerk SAP-programma. We hadden snel een alternatief nodig, want we hebben veel ambitie om te groeien en onze groeistrategie vereiste een nieuw en modern systeem."

Ondanks de behoefte aan iets nieuws, was het niet de bedoeling om het vorige programma te kopiëren, zegt Carline. "Onze dealers konden niet verder met de SAP-module. Om zelfredzaam te zijn in het veld hebben ze een eigen offerte- en bestelprogramma nodig. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een nieuw systeem dat zowel modern als gebruiksvriendelijk is, zodat onze dealers zelf stallen kunnen configureren of bestellingen kunnen plaatsen bij Royal de Boer. Voor ons moest het eenvoudig zijn om aanpassingen te maken in de configuratoren en in de productstore. Deze informatie wordt nu grotendeels beheerd via ons ERP-systeem."

Henri vult aan: "Daarnaast hadden we steeds meer behoefte aan een systeem dat ons kon helpen met terugkerende klantvragen. Denk hierbij aan vragen over technische specificaties, prijzen, verpakkingsgewicht en verzendkosten. Onze verkoop- en R&D afdelingen verliezen veel tijd met het beantwoorden van deze terugkerende vragen over het standaard productassortiment, dus ons nieuwe systeem moest ook in staat zijn om order- en leveringsinformatie terug te koppelen naar onze dealers."

Oplossing

Hive CPQ als gebruiksvriendelijke oplossing

In haar zoektocht naar een systeem dat een complex assortiment op een gebruiksvriendelijke manier kon weergeven, stuitte Royal de Boer op Hive CPQ. Henri: "In het verleden had ik het systeem van Hive al gezien bij Nergeco, een Europese fabrikant van snelloopdeuren. In mijn huidige functie bij Royal de Boer heb ik opnieuw contact gezocht met Hive omdat ik de voordelen van het systeem zag voor Royal de Boer en haar dealernetwerk."

Carline vult aan: "Een belangrijke voorwaarde was dat het platform onafhankelijk van het bestaande ERP-systeem kon functioneren. We moesten snel schakelen, dus zochten we een partner die op korte termijn en in minder dan zes maanden meer dan 12 configuratoren kon bouwen, één voor elke productlijn. Samen met het feit dat Hive in de eerste plaats een verkoopplatform is voor fabrikanten en hun dealers, waren we snel overtuigd om met deze partner in zee te gaan."

Proces

Soepele implementatie dankzij projectteams

Henri kijkt terug op de implementatie: "Het ging vooral om het overzetten van een complexe, op maat gemaakte SAP-module naar een gestandaardiseerde manier van werken op Hive. Dat is niet zo eenvoudig. Omdat we heel snel iets nieuws nodig hadden, werden verschillende configuratoren tegelijkertijd geïmplementeerd. Daarvoor werden bij beide bedrijven projectteams opgezet. Daardoor verliep de communicatie heel soepel en kon de Hive CPQ-oplossing razendsnel live gaan."

Carline voegt hieraan toe: "Op het moment van de implementatie waren fysieke vergaderingen niet mogelijk. Vanwege coronamaatregelen moest alles digitaal gebeuren, wat een extra uitdaging vormde. Gelukkig konden we vloeiend samenwerken via online vergaderingen. We slaagden erin om de gegevens om te zetten naar Hive, in zes maanden zelfs! Tot op de dag van vandaag vergaderen we nog steeds online, omdat het gewoon een heel efficiënte manier van samenwerken is."

Resultaten

Soepelere verkoop, minder tijdverlies en snellere internationale groei

Sinds de ingebruikname van Hive is de toegevoegde waarde volgens Henri duidelijk. "Op het gebied van verkoop loste de SAP-module al veel problemen op. Maar Hive tilde het naar een nog hoger niveau: onze dealers kunnen nu zelf aan de slag met ons productportfolio. Op die manier genieten we van een vlotter verkoopproces en verliezen we geen tijd meer met het beantwoorden van repetitieve vragen, terwijl alles gelinkt blijft aan ons ERP-systeem."

"Dankzij de integratie met SAP komen bestellingen volledig geautomatiseerd binnen en worden productconfiguraties onmiddellijk gevalideerd door het systeem. Stamgegevens en voorraadniveaus worden bijgehouden in de ERP-software, Hive past zich onmiddellijk aan," zegt Carline. "Daarnaast maakt Hive zeer complexe configuraties mogelijk, wat voor ons noodzakelijk is. Onze dealers kunnen een complete stal samenstellen met producten van Royal de Boer. Ze krijgen direct een prijsindicatie en een gepersonaliseerde offerte met technische documentatie en een visualisatie van de configuratie.

Binnen Hive CPQ maken we ook gebruik van een aantal geavanceerde functies: zo berekent Hive direct de verzendkosten op basis van de grootte van het pakket. Dit geeft onze klanten een duidelijker beeld van wat ze kunnen verwachten als ze bij ons bestellen."

Als bijkomend voordeel merkt Henri dat de internationale markt toegankelijker wordt. "Na de afscheiding van de multinational wilden we graag de internationale markt op. Maar we waren het verkoopteam nog aan het opbouwen en hadden niet genoeg mankracht. Nu ligt de internationale markt aan onze voeten omdat we deze direct kunnen benaderen. Dankzij Hive kunnen we nieuwe dealers in verschillende landen heel snel aan boord nemen en het verkoopnetwerk beter ondersteunen: het productportfolio is al beschikbaar en het toevoegen van een nieuwe taal is heel eenvoudig. Op deze manier faciliteren we directe distributie met veel landen."

Stijgend aantal orders als resultaat

De Hive Configure Price Quote-oplossing ging eind 2020 live. Carline vertelt over de resultaten. "We merken het effect zeker. Sinds de go-live hebben we al meer dan 8.000 orders ontvangen via Hive. Deze cijfers blijven, net als de algemene omzetgroei, elke maand exponentieel stijgen."

Ook de dealers ervaren het nieuwe platform van Royal de Boer als een absolute verbetering. "Ze moesten even wennen aan het nieuwe systeem, maar zagen al snel de voordelen ervan", zegt Henri. "Inmiddels zijn er meer dan 300 dealers actief op het platform. Regelmatige trainingen zijn een noodzaak, zeker nu we het systeem blijven ontwikkelen en verbeteren."

Toekomst

Platform verder uitgebreid met extra koppelingen

Maar de samenwerking tussen Hive CPQ en Royal de Boer houdt hier volgens Carline niet op: "Op dit moment is de grootste uitdaging om de integratie met SAP te voltooien. We hebben al een vrij uitgebreide koppeling gebouwd, maar willen nog een aantal dingen toevoegen. We willen bijvoorbeeld facturen kunnen toevoegen aan orders in Hive of verzendinformatie kunnen verstrekken. Die gegevens staan al in ons SAP-systeem maar moeten gekoppeld worden aan Hive. Gelukkig kunnen we altijd bij het Hive-team terecht voor kleine aanpassingen aan de configurator of aan onze Hive-omgeving."

Henri: "We blijven heel nauw samenwerken. We dagen elkaar uit en blijven het verkoopplatform optimaliseren. Hive heeft op ons verzoek al veel verbeteringen doorgevoerd. Zo hebben we onlangs een kwaliteitsmodule aan het platform toegevoegd: hiermee kunnen we vanuit één centraal punt de samenwerking met onze dealers verbeteren."