De Clerck erstellt mit Hive CPQ schnellere und kundenorientiertere Angebote.

Über De Clerck.

Das Familienunternehmen De Clerck wurde 1965 als Tischlerei gegründet und spezialisierte sich auf Dacharbeiten, Treppen und Außenholzbau. Im Laufe der Jahre verlagerte das in Vrasene (Belgien) ansässige Unternehmen seinen Schwerpunkt schrittweise auf Fenster und Türen. In den 1970er Jahren nahm es PVC-Fenster in sein Portfolio auf, die seitdem das Kerngeschäft des Unternehmens bilden.

Als Frederik De Clerck, der Enkel des Gründers Etienne De Clerck, 2014 in das Familienunternehmen eintrat, beschäftigte das Unternehmen 25 Mitarbeiter. Seitdem ist De Clerck stetig und organisch auf ein Team von rund 80 Mitarbeitern angewachsen. Im Jahr 2022 zog das Unternehmen in einen neuen Standort in Sint-Gillis-Waas um, wodurch es nun möglich ist, neben der bestehenden Produktion auch Aluminiumfenster und -türen im eigenen Haus herzustellen .

Für Privatkunden und Bauträger.

Frederik: „Wir fertigen Fenster und Türen aus PVC und Aluminium, die von unseren eigenen Montageteams eingebaut werden. Unser Markt ist eher lokal ausgerichtet, wobei sich die meisten unserer Projekte in Flandern und Teilen der Niederlande, insbesondere in Zeeland, befinden. Die meisten unserer Kunden sind Hausbesitzer, aber wir haben auch langjährige Beziehungen zu einer Reihe von Bauunternehmern und Bauträgern aufgebaut.

Im Durchschnitt schließen wir etwa 30 Projekte pro Woche ab . Diese variieren stark, vom Austausch einer einzelnen Haustür für einen Privatkunden bis hin zur Lieferung von Fenstern und Türen für mittelgroße Wohnbauprojekte mit 50 bis 60 Wohnungen. Wir halten uns bewusst von sehr groß angelegten Projekten fern.

Unser idealer Kunde ist ein Hausbesitzer oder Bauunternehmer, der Wert auf Qualität legt. Fenster und Türen sind ein wichtiger Bestandteil jedes Bauprojekts, daher konzentrieren wir uns auf Kunden, die diese Qualität sowie einen zuverlässigen Service zu schätzen wissen. Da wir möchten, dass sie sich so wenig wie möglich Sorgen machen müssen, arbeiten wir mit unseren eigenen Montageteams zusammen, wodurch wir die volle Kontrolle sowohl über die Qualität der Montage als auch über den Kundenservice haben.“

Angebote direkt aus der technischen Kalkulationssoftware.

Angesichts dieser starken Ausrichtung auf den Kundenservice war es für De Clerck nur natürlich, auch den Vertriebsprozess genauer unter die Lupe zu nehmen. „Wenn wir eine Anfrage erhalten – sei es über unsere Website oder durch Weiterempfehlung –, besuchen wir zunächst die Baustelle, um Maß zu nehmen, oder bitten den Kunden, uns die Baupläne zur Verfügung zu stellen. Anschließend laden wir den Kunden in unseren Showroom ein, wo wir gemeinsam das Angebot erstellen.

Bis vor kurzem haben wir dies in unserer Kalkulationssoftware erledigt, die wir auch zur Steuerung unserer Produktionsmaschinen nutzen. Es handelt sich um ein leistungsstarkes, aber hochtechnisches System, das komplexe Berechnungen wie Dämmwerte und Profiloptimierung berücksichtigt, um Materialverschwendung zu minimieren. Der Nachteil ist, dass die Erstellung eines Angebots umfangreiches technisches Wissen erforderte, sowohl über die Produkte selbst als auch über die Software. Da so viele technische Details manuell eingegeben werden mussten, war die Erstellung eines Angebots ziemlich zeitaufwendig.“

Zeitaufwendig, fehleranfällig und nicht kundenfreundlich.

Frederik: „Die Software erforderte umfangreiche Schulungen, bevor man sie effektiv nutzen konnte. Infolgedessen kam es manchmal zu Fehlern, insbesondere wenn neue Kollegen sich erst noch einarbeiten mussten. Unsere Vertriebsmitarbeiter mussten zudem Informationen eingeben, die zwar für die Produktion unerlässlich, im Verkaufsprozess jedoch irrelevant waren. Das verursachte unnötigen Arbeitsaufwand und erschwerte die Einarbeitung neuer Kollegen.

Außerdem bearbeiten wir eine große Anzahl von Angebotsanfragen. Kunden vergleichen oft die Preise von drei oder vier verschiedenen Anbietern. Da wir eines der wenigen Unternehmen sind, die sowohl Fenster und Türen aus PVC als auch aus Aluminium anbieten, fragen Kunden regelmäßig nach Angeboten für beide Materialien oder eine Kombination aus beiden. Die Erstellung eines einzigen Angebots konnte manchmal mehrere Stunden in Anspruch nehmen.

Außerdem mussten wir das richtige Gleichgewicht zwischen der technischen und der kaufmännischen Seite unserer Software finden. Bestimmte Komponenten müssen für Produktionszwecke mit Fachbegriffen beschrieben werden, doch genau diese Begriffe sagen den Kunden wenig. Infolgedessen enthielten unsere Angebote viele technische Informationen, die für den Endkunden schlichtweg irrelevant waren.“

Auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen CPQ-Lösung.

Frederik machte sich auf die Suche nach einer CPQ-Lösung, die diese Anforderungen erfüllen konnte, und musste nicht lange suchen. „Vor einigen Jahren habe ich ein Tor bei Pouleyn bestellt , die auf ihrer Website einen Hive-CPQ-Konfigurator einsetzen. Ich erinnere mich, dass ich dachte: ‚Wenn ich jemals so etwas brauche, dann ist das genau das Richtige.‘“

Was waren die unverzichtbaren Anforderungen an das CPQ? „Es gab eine Reihe wichtiger technischer Anforderungen. Die Software musste komplexe Berechnungen wie U-Werte und Profiloptimierung korrektbewältigen können . Gleichzeitig musste sie für unsere Vertriebsmitarbeiter benutzerfreundlich sein – im Gegensatz zu unserer Berechnungssoftware.

Außerdem wollten wir ein Tool, mit dem wir vollständige und präzise Angebote erstellen können, nicht nur Kostenvoranschläge: in verständlicher Sprache und auf unsere Kunden zugeschnitten – im Gegensatz zu unseren früheren Angeboten, die oft zu technisch waren.“

Zeitersparnis für den Vertrieb, schnellere Angebote für Kunden.

Frederik: „Der größte Vorteil ist die Zeitersparnis für unsere Vertriebsmitarbeiter. Sie haben nun mehr Zeit, sich auf den persönlichen Kontakt zu konzentrieren, der uns so wichtig ist – sei es bei der Nachverfolgung mit Kunden oder beim Empfang in unserem Showroom.

Außerdem ist es viel einfacher, verschiedene Angebotsoptionen zu erstellen. So kann man beispielsweise mit nur einem Klick von PVC auf Aluminium umschalten. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für ein besseres Kundenerlebnis. Früher mussten die Kunden oft mehrere Stunden oder sogar Tage warten, weil der Vertriebsmitarbeiter ein neues Angebot von Grund auf neu erstellen musste.

Auch die Einarbeitung neuer Kollegen ist viel einfacher geworden. Das ist schon heute ein großer Vorteil und wird es auch bleiben, wenn wir weiter wachsen.“

Wie reagieren die Vertriebsmitarbeiter auf die neue Arbeitsweise? „Sie haben sich auf die Arbeit mit Hive gefreut. In den letzten Wochen hat jeder das System getestet. Hin und wieder kommt jemand mit einem kleinen Vorschlag oder einer Verbesserungsidee, aber diese werden jedes Mal berücksichtigt.“

Reibungslose Implementierung, jede Menge Branchenexpertise.

Frederik sagt, die Implementierung von Hive CPQ sei reibungslos verlaufen. „Ich habe einen Großteil des CPQ selbst mithilfe des Hive Design Studios konfiguriert . Es war nicht nötig, Code zu schreiben, da das Design Studio sehr benutzerfreundlich und einfach zu bedienen ist.

Das Hive-Team verfügt über unglaublich fundiertes Fachwissen. Fenster und Türen sind technisch komplexe Produkte – ein großes Lob an das Team, dass es das umgesetzt hat. Ich habe hauptsächlich mit Peter zusammengearbeitet, dem Fenster- und Türenspezialisten bei Hive. Er hat die Grundlagen geschaffen, ich habe einige Anpassungen und Verbesserungen vorgenommen. Dank seiner Branchenerfahrung verfügt er über ein tiefes Verständnis für unsere Produkte. Das ist wichtig, da sich unsere Branche ständig weiterentwickelt. Dragoş, der 3D-Ingenieur bei Hive, war für die 3D-Visualisierungen verantwortlich.“

Die größte Herausforderung? „Den Umfang im Griff zu behalten. Es gibt so viele Ausnahmen, dass wir manchmal bewusste Entscheidungen treffen mussten. Bei Produkten, die nur gelegentlich vorkommen, lohnt es sich einfach nicht, jedes Mal eine spezielle Funktionalität zu entwickeln.“

Mehr organisches Wachstum, unterstützt durch Hive CPQ.

Wie geht es weiter? „Wir wollen weiterhin auf gesunde, organische Weise wachsen und unser Vertriebsgebiet schrittweise ausweiten. Um dieses Wachstum zu unterstützen, planen wir, unser Vertriebsteam weiter zu verstärken. Dank des neuen Systems wird die Einarbeitung neuer Kollegen viel einfacher sein.

Außerdem gibt es einige Dinge, die wir in Zukunft hinzufügen möchten. Dazu gehört die Erweiterung unserer Produktpalette innerhalb von Hive. Beispielsweise möchten wir Vorhangfassadensysteme einbinden, die im Konfigurator noch nicht verfügbar sind.“

Erkundung von KI, kein Online-Self-Service.

Frederik sieht auch zahlreiche Möglichkeiten für KI innerhalb von Hive. „Wir prüfen den Einsatz eines KI-Vertriebsagenten, der ein Postfach überwachen kann, um bei der Bearbeitung eingehender Anfragen zu helfen. Eine weitere interessante Anwendung sind Ausschreibungsunterlagen. Es dauert oft Stunden, diese manuell durchzugehen, während die Hive-KI sie automatisch und korrekt auswerten könnte.“

Vorerst hat De Clerck jedoch keine Pläne, den Konfigurator auf seiner Website zur Verfügung zu stellen. „Wir möchten, dass Kunden unseren Showroom besuchen, wann immer dies möglich ist, damit sie unsere Produkte sehen können und wir sie persönlich beraten können. Möglicherweise werden wir irgendwann ein einfaches Online-Konfigurationstool anbieten, aber hauptsächlich, um Kontaktdaten zu erfassen und einen Termin zu vereinbaren.“