Reynaers Aluminium ondersteunt constructeurs met Hive CPQ

Introductie

Uitgebreid productassortiment voor de gebouwschil

Van ramen en deuren tot zonwering en gevels: Reynaers Aluminium producten vinden hun weg naar woningen, hotels, kantoorgebouwen en meer. Product Manager Digital Services Stephanie Kellens legt uit: "Reynaers Aluminium is een innovatief en gedreven systeembedrijf dat hoogwaardige en duurzame oplossingen op basis van aluminiumprofielen ontwikkelt, test en certificeert. Die verkopen we aan fabrikanten die er op hun beurt afgewerkte producten van maken. Op die manier willen we de leef- en werkomgeving van mensen over de hele wereld verbeteren."

Daarvoor biedt Reynaers Aluminium een uitgebreid gamma producten aan. Dimitri Van Nuland is samen met zijn team verantwoordelijk voor de ontwikkeling van automatiseringsoplossingen voor hun klanten. "We hebben ongeveer 70 productlijnen, die aangepast zijn aan de behoeften van onze klanten en de bestaande trends in de verschillende markten. Onze profielen worden gebruikt in tal van toepassingen, met extra eigenschappen zoals isolatieniveau, brandwerendheid, inbraakwerendheid of akoestische isolatie."

De extra mijl voor de fabrikanten

Reynaers Aluminium levert deze profielen aan fabrikanten, die ze omzetten in eindproducten zoals ramen en deuren. Stephanie legt uit: "Sommige van deze fabrikanten verkopen rechtstreeks aan eindklanten, terwijl andere werken met dealers of installateurs."

Reynaers Aluminium richt zich op het leveren van de best mogelijke service voor de fabrikanten. Stephanie vervolgt: "We verkopen niet alleen aluminium profielen, we faciliteren ook alles eromheen om fabrikanten zo goed mogelijk te ondersteunen. We certificeren bijvoorbeeld onze oplossingen en leveren de nodige documentatie en marketingmaterialen. We zorgen er ook voor dat ze de juiste software hebben voor het maken van offertes en we zorgen ervoor dat ze toegang hebben tot de best mogelijke geautomatiseerde oplossing door machines en gereedschappen te leveren. Tot slot helpen we de klant ook op logistiek vlak."

Zo zet Reynaers Aluminium een stap extra voor zijn klanten. "Zo onderscheiden we ons van andere systeemleveranciers. Met Reynaers Aluminium richten we ons niet alleen op inspiratie en innovatie - zoals met onze website, social media, brochures, beursstands en meer - maar ook op service en partnership. We beseffen dat we zonder de fabrikanten en installateurs niet zouden bestaan."

Dimitri is het daarmee eens: "We hebben wereldwijd ongeveer 4.000 partners. We delen onze familiewaarden: kwaliteit, betrouwbaarheid, passie en eenheid. Met deze waarden in gedachten willen we onze fabrikanten ondersteunen in hun verkoopproces."

Probleem

Toenemende werkdruk door offerteaanvragen

Het opstellen van offertes is een belangrijk onderdeel van dat verkoopproces. Dimitri legt uit: "Door de toegenomen digitalisering is de scope van de eindklant veranderd. Zij vragen steeds vaker meerdere offertes aan bij verschillende leveranciers en willen deze zo snel mogelijk ontvangen. Fabrikanten moeten meer offertes sneller leveren, zonder concessies te doen aan de kwaliteit. Daarom vroegen de fabrikanten om een oplossing waarbij hun dealers of installateurs hun eigen offertes kunnen opstellen en aan de eindklant kunnen leveren".

Stephanie: "Bovendien willen fabrikanten zelf kunnen bepalen welke systemen en opties ze bestellen. Bovendien maakten deze offertes veel tussenstops, van de fabrikant via de installateur naar de eindklant, en weer terug als er wijzigingen nodig waren. Dit omslachtige heen-en-weer gedoe verhoogde de kans op fouten en vertraagde het verkoopproces. Daar wilden we iets aan doen."

Proces

Calculatie- en productiepakket als tijdelijke oplossing: ReynaPro

Stephanie legt uit: "We werkten in verschillende fasen. We begonnen met het aanbieden van ReynaPro aan onze fabrikanten, een softwarepakket dat we aanschaften en aanpasten aan onze behoeften. Met dit calculatie- en productiepakket hadden de fabrikanten onmiddellijk een duidelijk overzicht van het uitgebreide Reynaers Aluminium productgamma en konden ze gemakkelijk een project opstellen en een offerte genereren om naar de dealer te sturen. De dealer stelt deze offerte op zijn beurt voor aan de eindklant. Als de eindklant om wijzigingen vroeg, moest de dealer opnieuw de fabrikant raadplegen om de offerte in ReynaPro bij te werken. Dit kon een hele tijd doorgaan. We merkten dat dit proces voor zeer lange wachttijden zorgde bij de dealers."

Dimitri vult aan:"Een extra uitdaging voor de fabrikanten was om het aanbod, de beschikbare systemen en de opties, up-to-date te houden voor de verschillende installateurs. Dat gebeurde handmatig, net als het bijhouden van de verschillende commerciële voorwaarden voor elke installateur. Dit vergrootte ook de kans op fouten."

Stephanie vervolgt: "En nadat ze de offerte hadden gekregen, werkten de installateurs die offerte nog bij zodat hij geschikt was voor de eindklant. Een zeer tijdrovend proces, met een grote kans op fouten."

Nieuwe module met meer opties voor fabrikanten: ReynaPro Installer

In de tweede fase kwam er verbetering. Stephanie: "We besloten toen om ReynaPro ook open te stellen voor dealers en installateurs. Via een extra module, ReynaPro Installer, konden fabrikanten hun assortiment toegankelijk maken voor hun dealers en/of installateurs, zodat zij op hun beurt zelf een offerte konden genereren. Ze kunnen ook extra kosten toevoegen aan de offerte. De fabrikant kan dit model dan in ReynaPro raadplegen en waar nodig aanpassen."

Dit was al een hele verbetering, legt Dimitri uit, "ReynaPro Installer bood al veel oplossingen, zoals het elimineren van wachttijden voor dealers, verloren tijd voor de fabrikant en miscommunicatie tussen fabrikant en dealer. Bovendien had de fabrikant altijd controle over de offerte aan zijn of haar dealers en kon de installateur zijn of haar eigen offertes opstellen zonder te knippen en te plakken."

Stephanie voegt eraan toe: "Maar voor verkopers of mensen met minder technische productkennis bleek ReynaPro Installer te complex. Zowel het programma als het inzicht in het Reynaers Aluminium productgamma waren te technisch. Bovendien was de software alleen toegankelijk vanaf een correct gekoppelde computer. Veel mensen moesten langskomen op kantoor, alleen al om een offerte te kunnen maken."

Oplossing

Upgrade van bestaande software: Hive CPQ

"Met deze feedback zijn we op zoek gegaan naar een manier om het product verder te verbeteren," besluit Stephanie. Dit is waar Hive CPQ om de hoek komt kijken. Dimitri legt uit: "Een van onze collega's leerde Hive kennen op een beurs. We zagen meteen de mogelijkheden."

Stephanie voegt eraan toe: "We wisten dat we op zoek waren naar iets in de trant van een productconfigurator. Daar zijn er tegenwoordig veel van. Maar de meeste werken met onnauwkeurige rasterprijzen, en we weten dat onze klanten met correcte prijzen willen werken." Voor Dimitri was de match met Hive snel duidelijk. "In Hive hebben we een partner gevonden die de lat hoger wil leggen, die zich in ons kan inleven en die samen wil zoeken naar de best passende oplossing."

Die passende oplossing bleek een commerciële laag bovenop de bestaande ReynaPro te zijn. Deze 'upgrade' combineert de sterke punten van ReynaPro door de juiste prijzen te tonen, met een gebruiksvriendelijkere interface die makkelijk toegankelijk is voor verkopers en minder technische profielen.

Stephanie: "We hebben het ReynaQuote genoemd. ReynaQuote stelt dealers en installateurs in staat om snel en eenvoudig offertes te genereren via een gebruiksvriendelijke en op maat gemaakte configureer-prijs-offerte oplossing, die ook beschikbaar is op tablet en smartphone. Fabrikanten houden de controle, omdat ze zelf kunnen bepalen welke systemen of hulpstukken worden aangeboden. Ook kunnen ze elke configuratie controleren voordat deze in productie gaat. Tot slot zorgt ReynaQuote ervoor dat de communicatie tussen de fabrikant en de installateur wordt gecentraliseerd via ordertracering."

Stephanie legt uit: "De belangrijkste toegevoegde waarde voor fabrikanten is de toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid. Gebruikers hebben minder of geen training nodig. Het opstellen van een offerte is nu heerlijk eenvoudig en intuïtief voor zowel fabrikanten als installateurs, dus veel sneller dan voorheen. Bovendien kunnen bestellingen gemakkelijker worden opgevolgd in één en dezelfde tool. Dat maakt ReynaQuote tot een tool die onze klanten helpt groeien. Het is een oplossing die is afgestemd op zowel de commerciële behoeften van klanten als hun technische productiebehoeften."

Verhelderende samenwerking met Hive CPQ

Dimitri beaamt dat de samenwerking voor beide partijen interessant en verhelderend is geweest. "Er was geen uitgestippeld stappenplan. We moesten echt innoveren, ons constant aanpassen en creatief blijven. Door middel van workshops en follow-up meetings zijn we tot een product gekomen waar beide partijen erg tevreden over zijn."

Stephanie vult aan: "De softwareleverancier van ReynaPro was ook betrokken bij de ontwikkeling. Dankzij de gedrevenheid en inzet van alle teams hebben we het resultaat van vandaag bereikt. We hebben ook regelmatig feedback gevraagd aan onze klanten en waar nodig aanpassingen gedaan."

Dimitri:"We hebben niets dan lof voor het Hive-team. Ze hebben ons altijd bijgestaan en ondersteund. Hun diepgaande kennis was nodig om ReynaQuote te bouwen, want het was niet altijd gemakkelijk."

Ook voor Hive was de ontwikkeling een uitdaging. Hive CTO Stijn De Mulder legt uit: "Je zou het niet verwachten, maar een raam is ongelooflijk complex. Reynaers Aluminium en hun fabrikanten bieden het breedst mogelijke assortiment, met een enorme variëteit aan glassoorten, profieltypen en kleuren. Een gewone productconfigurator heeft bijvoorbeeld een aantal standaardkleuren, maar Reynaers Aluminium werkt met eigen kleurcodes en combinaties. Het was niet eenvoudig om deze complexiteit in een gebruiksvriendelijke configurator te vatten."

"Maar het gaat niet alleen om de configuratie: installateurs kunnen bijvoorbeeld installatiekosten, afwerkingskosten, uitbreekkosten en meer bepalen en toevoegen. Zo krijgt de klant een echte eindofferte, inclusief alle kosten. Dit alles bleek een hele uitdaging te zijn, maar het is ons gelukt. Een complex schuifraam kan nu in slechts 20 seconden worden geconfigureerd.

Toekomst

Veelbelovende vooruitzichten

ReynaQuote is zo goed als af. Dimitri zegt: "We gaan binnenkort live. We verwachten dat onze klanten (de fabrikanten) en hun klanten (de installateurs) hun bestaande commerciële capaciteit efficiënter kunnen inzetten dankzij ReynaQuote. Op die manier hebben ze meer tijd voor menselijke interactie." Stephanie is ook optimistisch. "We voorspellen dat de adoptie soepel zal verlopen. De eerste reacties zijn al erg positief. Vooral de gebruiksvriendelijke interface spreekt aan."

Wat heeft de toekomst in petto? Dimitri zegt: "We moeten rekening houden met implementatietijden bij onze klanten, tijdens een zeer drukke commerciële periode. Het zal een uitdaging zijn om onze oplossing snel op te schalen. We zullen onze klanten hierbij zoveel mogelijk moeten ondersteunen."

Stephanie voegt toe: "Bovendien is ReynaQuote vandaag de dag een offertetool. Ik zie toegevoegde waarde in het koppelen van ReynaQuote aan andere platforms , zodat constructeurs of installateurs gemakkelijk de benodigde informatie van daaruit kunnen opzoeken en klanten efficiënter kunnen worden bediend."

Dimitri besluit: "In het algemeen blijven we volledig inzetten op digitalisering en automatisering. We zijn ons ervan bewust dat het voor fabrikanten steeds moeilijker wordt om ervaren personeel te vinden en dat efficiëntie en kwaliteit hier het verschil maken. Daarom willen we hun end-to-end proces zo eenvoudig en sterk mogelijk maken."