Zolare beschleunigt den Bestellvorgang mit der Software Hive Configure Price Quote

Zolare ist ein niederländischer Hersteller von Sonnenschutzsystemen für den Außenbereich, der sich auf Screens, Rollläden, Fallarmmarkisen, Außenjalousien und Oberlichtlösungen spezialisiert hat. Das 1977 unter dem Namen Pirisol gegründete Unternehmen bedient heute über 250 Händler und liefert jährlich mehr als 10.000 Fertigprodukte aus. "Unsere Hauptkunden sind Raumausstatter und Sonnenschutzspezialisten", sagt Frank. "Aber wir liefern auch an Gauben- und Fensterbauer."

"Zolare hat vom ersten Tag an ein stetiges Wachstum verzeichnet, auch ohne große Marketinganstrengungen", erklärt Frank. "Dieser Ansatz hat funktioniert: Einige unserer allerersten Kunden sind heute noch bei uns, was viel über unseren Service und die Qualität unserer Produkte aussagt. Aber die digitale Welt verändert sich schnell, und ich glaube an den Fortschritt. Deshalb haben wir dem Unternehmen im Jahr 2023 einen neuen Look verpasst: einen neuen Namen, einen neuen Fokus auf das Produkterlebnis und eine Website, die den heutigen Standards entspricht. Parallel dazu war es an der Zeit, auch unseren Bestellprozess zu modernisieren."

Viele Jahre lang stützte sich Zolare auf ein recht traditionelles Bestellverfahren. "Wir haben mit gedruckten Katalogen gearbeitet, sowohl intern als auch bei unseren Händlern", erklärt Frank. "Die Bestellungen kamen über Papierformulare, per E-Mail oder sogar per Fax herein. Später gingen wir zu einer einfachen, in WordPress erstellten Bestellseite über, aber jede Bestellung musste immer noch manuell in unser ERP-System eingegeben werden."

Dieser Ansatz war nicht immer fehlerfrei. "Manchmal fehlten wesentliche Details - wie die bevorzugte Bedienungsseite eines Rollladens - oder die Konfiguration war technisch nicht machbar, zum Beispiel bei Konfigurationen, die einen Motor hatten, der nicht zur Breite des Rollladens passte."

"Wir wollten wirklich den gesamten Bestellprozess überdenken", sagt Frank. "Unser Ziel war es, ein benutzerfreundliches System zu entwickeln, auch für Händler, die nicht jeden Tag Sonnenschutzbestellungen aufgeben. Wir wollten ihnen die Arbeit abnehmen und es ihnen so einfach wie möglich machen, selbst eine Bestellung aufzugeben.

Gleichzeitig wollten wir, dass jede Bestellung automatisch die richtigen Produktionsteile in unserem ERP-System erzeugt. Die manuelle Eingabe von Bestellungen war nicht nur zeitaufwändig, sondern erhöhte auch das Risiko von Fehlern. Das ist der Schritt, den wir jetzt mit Hive CPQ automatisieren.

"Ich habe mich über verschiedene CPQ-Lösungen informiert und bin auf Hive CPQ gestoßen", erklärt Frank. "Nach einem ersten Telefonat mit Vera, der Sales Managerin, ging alles ganz schnell. Was mir sofort auffiel, war das persönliche Engagement von Hive. Wenn man ein CPQ-Tool kennenlernt, ist es oft schwer zu wissen, was man erwarten kann oder worauf man bei einer Demo achten muss. Deshalb ist eine gute Anleitung so wichtig - und bei Hive habe ich diese Unterstützung vom ersten Tag an gespürt."

"Wir haben im Januar 2024 mit dem Projekt begonnen", erklärt Frank. "Anfangs arbeiteten wir mit einem englischsprachigen Konfigurator-Assistenten, aber unser Team arbeitet komplett auf Niederländisch. Also wechselten wir schnell zu einem niederländischsprachigen Berater - und dann ging es erst richtig los. Der neue Assistent versteht unsere Produkte wirklich . Erst kürzlich habe ich vergessen, einige Informationen in ein Briefing aufzunehmen, und der Hive-Berater hat das sofort bemerkt. Diese Art des proaktiven Denkens ist ein echter Mehrwert. Seitdem läuft alles reibungslos."

Zolare wählte einen schrittweisen Ansatz. "Wir begannen mit unserer größten Produktgruppe - den Bildschirmen - und fügten erst später andere Kategorien hinzu. In dem Moment, in dem die Bildschirme in Betrieb genommen wurden, haben wir das System bei unseren Händlern eingeführt. So hatten sie Zeit, sich mit der Plattform vertraut zu machen, und wir konnten eventuelle Fehler auf dem Weg dorthin beheben. Wir waren in dieser Hinsicht transparent und erhielten wertvolle Rückmeldungen. Wir haben kleine Fehler behoben und den Konfigurator Schritt für Schritt verbessert."

Die Einbindung der Händler erwies sich als einfacher als erwartet. "Neue Kunden erhalten eine einstündige persönliche Schulung und ein paar übersichtliche Handbücher. Das funktioniert gut: Man muss sie nur kurz anleiten, und dann sind sie startklar. Das System ist so intuitiv, dass sie sich schnell zurechtfinden. Alles in allem war das Projekt in relativ kurzer Zeit abgeschlossen. Ich habe mir vorgenommen, im Jahr 2024 jede Woche ein paar Stunden für die Arbeit am Konfigurator einzuplanen, und das hat die Sache deutlich beschleunigt."

Zolare arbeitet derzeit an der Verbesserung der Produktvisualisierung innerhalb des Konfigurators. "In der ersten Projektphase sahen die Benutzer während der Konfiguration sofort ein Bild oder ein Rendering, aber diese Visualisierungen waren nicht immer korrekt. Zum Beispiel stimmte die Farbe des Stoffes oder die Ausführung des Rahmens nicht mit den ausgewählten Optionen überein. Inzwischen haben wir diese besser aufeinander abgestimmt. Wir arbeiten immer noch mit statischen Bildern: Hive CPQ unterstützt zwar vollständig 3D-Modelle, aber das ist für unsere Produkte weniger relevant.

Der nächste große Schritt besteht darin, dass die Stückliste von Zolare in Hive CPQ integriert und mit dem ERP-System verbindet. "Im Moment müssen die Bestellungen noch manuell in unser ERP-System eingegeben werden. Dieser Prozess wird später von Kollegen überprüft, was zeitaufwendig ist und das Risiko von Fehlern erhöht, insbesondere während der Hochsaison im Sommer.

Ich hatte die Komplexität unterschätzt, und wir sind ein relativ kleines Team mit begrenzten internen IT-Kenntnissen, aber wir tun, was wir können. Es ist wichtig, das Ganze von Anfang an richtig einzurichten: Wenn man das nicht tut, baut man auf einem wackeligen Fundament. Unser Ziel ist es, die Stücklisten- und ERP-Integration bis Ende des Jahres vollständig zum Laufen zu bringen."

"Unser erstes Ziel war es, unsere Händler zum Kauf zu bewegen - und das ist uns definitiv gelungen. Natürlich wäre es toll, wenn 100 % der Händler ihre Bestellungen über Hive CPQ abwickeln würden, aber wir lassen das organisch geschehen. In der Zwischenzeit arbeiten wir weiter an der Verbesserung der Plattform. Wir prüfen die Idee, innerhalb von Hive einen Product Store für Ersatzteile einzurichten und möglicherweise Funktionen für die Reklamationsbearbeitung hinzuzufügen. Hive CPQ bietet sicherlich viele Möglichkeiten, aber es ist wichtig, dass unsere internen Prozesse damit Schritt halten können. Wir sind ein Produktionsunternehmen und wollen unsere Vorlaufzeiten stabil halten. Ja, wir wollen wachsen, aber nur so, dass es nachhaltig und überschaubar ist.

Sobald unsere internen Systeme vollständig integriert sind, wollen wir prüfen, ob wir die Systeme unserer Kunden über API-Integrationen mit Hive CPQ verbinden können. Das wäre ein weiterer Schritt nach vorne in Bezug auf Einfachheit und Effizienz."