Zolare versnelt bestelproces met Hive Configure Price Quote software
De zonweringsexperts van Zolare zetten in 2023 volop in op vernieuwing, met een nieuwe merkidentiteit én een vernieuwd bestelproces. Ze schakelden over op Hive CPQ zodat hun dealers nog makkelijker offertes kunnen aanmaken. We spreken met Frank ter Steege, Commercieel & Marketingmanager, die zich sinds twee jaar ontfermt over de digitalisering van het salesproces.
Inleiding
Over Zolare
Zolare is een Nederlandse fabrikant van buitenzonwering, gespecialiseerd in onder andere screens, rolluiken, uitvalschermen, buitenjaloezieën en lichtstraatoplossingen. Het bedrijf zag het licht in 1977 onder de naam Pirisol en bedient 45 jaar later meer dan 250 dealers met jaarlijks meer dan 10.000 eindproducten. Frank vertelt. “Onze voornaamste klanten zijn woninginrichters en zonweringsspeciaalzaken, maar ook leveranciers van dakkapellen en kozijnen.”
Probleem
Nieuw jasje en nieuw bestelproces
"Zolare is sinds de oprichting gestaag blijven groeien, maar heeft jarenlang weinig aan marketing gedaan. En dat werkte op zich, want we hebben nog altijd klanten van het eerste uur – wat veel zegt over onze service en de kwaliteit van onze producten. Maar de digitale wereld verandert in snel tempo en ik geloof in vooruitgang, dus in 2023 hebben we ons bedrijf in een nieuw jasje gestoken – een nieuwe merknaam met productbeleving van deze tijd. Naast een nieuwe website en een nieuwe uitstraling, werd het ook tijd voor een nieuw en innovatief bestelsysteem."
Zolare heeft jarenlang weinig aan marketing gedaan en dat werkte, maar de digitale wereld verandert snel, dus het werd tijd voor een nieuw bestelsysteem.
Weg van incomplete bestelformulieren
Het bestelsysteem was lange tijd vrij traditioneel. “We werkten met gedrukte catalogi, zowel bij ons op kantoor als bij onze verdelers. Bestellen gebeurde via ingevulde bestelformulieren die per mail – of zelfs per fax – doorgestuurd werden. Later zijn we overgestapt op een eenvoudige bestelpagina in Wordpress, maar alle binnenkomende orders moesten nog altijd handmatig ingevoerd worden in ons ERP-systeem.”
Die manier van werken verliep niet altijd vlekkeloos. “Soms werden essentiële details vergeten – zoals de gewenste bedieningszijde van een rolluik – of werden er configuraties doorgegeven die technisch niet klopten, zoals motoren die niet compatibel zijn met de geselecteerde breedtemaat van de zonwering.”
Op zoek naar meer gebruiksvriendelijkheid, intern en extern
“Eigenlijk wilden we het hele bestelproces grondig herbekijken. Ons doel was om een gebruiksvriendelijk systeem te creëren, ook voor dealers die niet dagelijks zonwering bestellen. We wilden hen ontlasten en het hen zo eenvoudig mogelijk maken om zelf hun bestellingen te plaatsen.
Daarnaast wilden we dat elke bestelling automatisch met de juiste productiestukken wordt ingeschoten in ons ERP-systeem. Het manueel invoeren van orders kostte niet alleen veel tijd, maar vergrootte ook de kans op fouten. Die stap zijn we nu aan het automatiseren met Hive CPQ.”
Het manueel invoeren van orders kostte niet alleen veel tijd, maar vergrootte ook de kans op fouten.
Oplossing
Hive CPQ to the rescue, aan twee kanten
“Op dit moment gebruiken we Hive CPQ op twee manieren. Aan de achterkant ontvangen wij nu complete bestellingen, inclusief correcte configuraties en prijzen. Maar het is vooral aan de voorkant, voor onze dealers, een groot verschil. Zij kunnen nu makkelijk zelf prijzen en offertes opstellen, al dan niet samen met hun klant tijdens een verkoopgesprek – op een transparante manier.
Het gebruiksgemak is daarbij echt voelbaar: Hive CPQ sluit perfect aan bij ons dealernetwerk van woninginrichters, die nu zonder uitgebreide technische kennis met de tool aan de slag kunnen. Iedereen die de tool heeft getest, is ermee aan de slag gegaan en plaatst nu effectief bestellingen via Hive. Sommige dealers zetten Hive zelfs op een zuil in hun showroom. Dat helpt hen om geen opties over het hoofd te zien – zoals doektypes of motorvarianten – en zo hun klanten een completere ervaring te bieden.”
Het gebruiksgemak van Hive CPQ sluit perfect aan bij onze dealers, die nu zonder uitgebreide technische kennis met de tool aan de slag kunnen.
Al 90% van de dealers on board
“De dealers waren over het algemeen snel enthousiast over het systeem. Intussen werkt al 90% van hen ermee – en dat is relatief snel gegaan. We merken dat er maand na maand steeds meer klanten bestellingen plaatsen via het systeem. Of die stijging te danken is aan het zomerseizoen, onze marketinginspanningen of de invoering van Hive CPQ, is moeilijk te zeggen. Maar wat wel zeker is, is dat ons nieuwe bestelsysteem een sterk verkoopargument is geworden tijdens beurzen en verkoopgesprekken. Dat heeft zeker bijgedragen aan de groei van het aantal nieuwe dealers in de afgelopen periode.
Bovendien kunnen we nu veel makkelijker meekijken als er iets fout gaat tijdens een bestelling. Alles verloopt een stuk gestructureerder en procesmatiger, wat de klantenbinding duidelijk versterkt. Ook intern is iedereen erg blij met de overstap naar een innovatief bestelsysteem. We gebruiken Hive CPQ nu ook zelf om snel en nauwkeurig prijzen op maat te berekenen.”
Ons nieuwe bestelsysteem is een sterk verkoopargument naar onze dealers toe, die dankzij Hive CPQ in aantal zijn gestegen.
Proces
“De betrokkenheid van Hive CPQ viel direct op.”
“Ik heb research gedaan naar verschillende CPQ-oplossingen en ben daarbij op Hive CPQ gebotst. Tijdens een gesprek met Vera – de Sales Manager bij Hive CPQ – is de bal direct aan het rollen gegaan. Wat mij meteen opviel bij Hive, was de persoonlijke betrokkenheid. Bij een CPQ-tool weet je tijdens een demo vaak niet precies waar je op moet letten of wat je kunt verwachten. Dan is het des te belangrijker dat je goed begeleid wordt in het traject – en dat gevoel had ik vanaf het begin bij Hive.”
Bij een CPQ-tool weet je vaak niet wat je kunt verwachten, dus is het des te belangrijker dat je goed begeleid wordt – dat was bij Hive het geval vanaf het begin.
Van uitdagende start naar “hartstikke goed”
“Begin januari 2024 zijn we van start gegaan met het project. We kregen een Engelstalige configurator wizard toegewezen, maar wij werken intern volledig in het Nederlands. Daarop hebben we snel de overstap gemaakt naar een Nederlandstalige consultant, en vanaf dat moment kwam alles in een stroomversnelling. De nieuwe wizard begrijpt onze producten echt. Zo was ik onlangs tijdens een briefing een deel info vergeten meesturen, en de consultant van Hive had dit direct opgemerkt. Dat meedenken zie ik als een grote meerwaarde in de samenwerking. Intussen loopt alles hartstikke goed.”
Zolare is gefaseerd te werk gegaan, aldus Frank. “We zijn begonnen met onze grootste productgroep – de screens – en hebben pas daarna andere productcategorieën toegevoegd. Vanaf het moment dat de screens live stonden, hadden we het systeem namelijk al gelanceerd voor onze dealers. Zo konden zij stapsgewijs kennismaken met het platform en konden wij er mogelijke fouten uithalen. We communiceerden daarover transparant: we kregen waardevolle feedback van onze dealers, hebben kleine bugjes eruit gehaald en konden de configurator zo stap voor stap optimaliseren.
Verder bleek het enthousiasmeren van de dealers uiteindelijk veel makkelijker dan dat we vooraf hadden verwacht. Nieuwe klanten krijgen een persoonlijke training van een uur en enkele duidelijke handleidingen. We merken dat dit goed werkt: je moet dealers even bij de hand nemen, maar het systeem is zo opgezet dat ze er snel hun weg in vinden. Al bij al is het project in relatief korte tijd gerealiseerd. Ik heb in 2024 bewust elke week enkele uren geblokkeerd om aan onze configurator te werken, wat zeker geholpen heeft om het proces te versnellen.”
Toekomst
Volgende stappen: betere visualisatie en koppeling ERP
Momenteel werkt Zolare aan de visualisatie van de producten in de configurator. “In de eerste fase van het project zagen gebruikers tijdens het configureren meteen een afbeelding of render, maar die klopte visueel nog niet altijd – bijvoorbeeld qua doekkleur of frame. Intussen hebben we dat beter op elkaar afgestemd. We blijven werken met statische beelden: hoewel je met Hive perfect met 3D-modellen kunt werken, is dat voor onze producten minder relevant.”
De volgende grote stap is het integreren van Zolare’s Bill of Materials in Hive CPQ en die koppelen aan hun ERP-systeem. “Op dit moment moeten bestellingen nog steeds handmatig ingevoerd worden in ons ERP. Die manuele verwerking wordt achteraf ook nog gecontroleerd door collega’s, wat tijdrovend is en foutgevoelig – zeker in de drukke zomermaanden.
De complexiteit daarvan had ik onderschat, en we zijn een relatief klein intern team met beperkte IT-kennis, maar we doen wat we kunnen. Het is belangrijk dat je dit van in het begin correct opzet – als je dat niet doet, dan bouw je verder op een slechte basis. Tegen eind dit jaar hopen we alles rond te hebben wat betreft de stuklijsten en de integratie in ons ERP-systeem.”
Product Store en API-koppelingen in de verdere toekomst
Onze eerste ambitie was om draagvlak te creëren bij onze dealers – en dat is goed gelukt. Natuurlijk zou het mooi zijn als uiteindelijk 100% van hen via het CPQ-systeem bestelt, maar we laten dat organisch groeien. Tegelijk blijven we het systeem doorontwikkelen. We bekijken onder andere of we binnen Hive ook een Product Store kunnen opzetten voor losse onderdelen, en eventueel functionaliteiten kunnen toevoegen rond klachtafhandeling. De mogelijkheden binnen Hive zijn er zeker, maar het is belangrijk dat onze interne processen kunnen volgen. We zijn een productiebedrijf en willen onze levertijd kunnen blijven garanderen. Dat betekent dat we wel willen groeien, maar op een stabiele manier – zodat we het kunnen blijven bolwerken.
Zodra alle interne systemen goed gekoppeld zijn, willen we onderzoeken of we via API-koppelingen ook de systemen van onze klanten aan Hive CPQ kunnen linken. Dat zou voor hen opnieuw een stap vooruit betekenen in gebruiksgemak en efficiëntie.”
