Zolare accélère la prise de commandes grâce au logiciel Hive Configure Price Quote

Zolare est un fabricant néerlandais de systèmes de protection solaire extérieurs, spécialisé dans les écrans, les volets roulants, les stores à bras articulés, les stores vénitiens extérieurs et les solutions pour puits de lumière. Fondée en 1977 sous le nom de Pirisol, l'entreprise compte aujourd'hui plus de 250 distributeurs et livre plus de 10 000 produits finis par an. "Nos principaux clients sont les décorateurs d'intérieur et les spécialistes de la protection solaire", explique Frank. "Mais nous fournissons également les installateurs de lucarnes et de cadres de fenêtres.

"Zolare a connu une croissance régulière depuis le premier jour, même si nous n'avons pas accordé beaucoup d'importance au marketing", explique Frank. "Cette approche a fonctionné : certains de nos tout premiers clients sont toujours avec nous aujourd'hui, ce qui en dit long sur la qualité de notre service et de nos produits. Mais le monde numérique évolue rapidement, et je crois au progrès. En 2023, nous avons donc donné à l'entreprise un nouveau visage : un nouveau nom, une attention renouvelée à l'expérience produit et un site web adapté aux normes d'aujourd'hui. Parallèlement, il était temps de moderniser notre processus de commande".

Pendant de nombreuses années, Zolare s'est appuyé sur un processus de commande assez traditionnel. "Nous travaillions avec des catalogues imprimés, à la fois en interne et chez nos revendeurs", explique Frank. "Les commandes nous parvenaient par le biais de formulaires papier, envoyés par courrier électronique ou même par télécopie. Plus tard, nous sommes passés à une page de commande de base construite dans WordPress, mais chaque commande devait encore être saisie manuellement dans notre système ERP".

Cette approche n'était pas toujours à l'abri des erreurs. "Parfois, des détails essentiels manquaient - comme le côté de fonctionnement sélectionné pour un volet - ou la configuration n'était pas techniquement réalisable, par exemple avec des configurations dont le moteur ne correspondait pas à la largeur du volet roulant".

"Nous voulions vraiment repenser l'ensemble du processus de commande", explique Frank. "Notre objectif était de créer un système convivial, même pour les concessionnaires qui ne passent pas des commandes de parasols tous les jours. Nous voulions leur faciliter la tâche et faire en sorte qu'il leur soit le plus facile possible de passer une commande de façon autonome.

En même temps, nous voulions que chaque commande génère automatiquement les pièces de production adéquates dans notre système ERP. La saisie manuelle des commandes ne prenait pas seulement du temps, elle augmentait aussi le risque d'erreurs. C'est cette étape que nous sommes en train d'automatiser avec Hive CPQ".

"J'ai étudié plusieurs solutions CPQ et je suis tombé sur Hive CPQ", explique Frank. "Après un premier appel avec Vera, leur Sales Manager, les choses ont évolué rapidement. Ce qui m'a tout de suite frappé, c'est l'implication personnelle de Hive. Lorsqu'on explore un outil CPQ, il est souvent difficile de savoir à quoi s'attendre ou à quoi faire attention lors d'une démonstration. C'est pourquoi un accompagnement adéquat fait toute la différence - et avec Hive, j'ai ressenti ce soutien dès le premier jour".

"Nous avons lancé le projet en janvier 2024", explique Frank. "Au départ, nous travaillions avec un consultant anglophone, mais notre équipe travaille entièrement en néerlandais. Nous avons donc rapidement fait appel à un consultant néerlandophone, et c'est à ce moment-là que les choses ont vraiment commencé à bouger. Le nouveau consultant comprend vraiment nos produits. Tout récemment, j'ai oublié d'inclure une information dans un briefing, et le consultant de Hive l'a immédiatement repéré. Cette proactivité est une vraie valeur ajoutée. Depuis, tout se passe bien".

Zolare a choisi une approche progressive. "Nous avons commencé par notre plus grand groupe de produits - les écrans - et n'avons ajouté d'autres catégories que plus tard. Dès que les écrans ont été mis en service, nous avons lancé le système auprès de nos revendeurs. Cela leur a donné le temps de se familiariser avec la plateforme et nous a permis de détecter les éventuelles erreurs en cours de route. Nous avons été transparents à ce sujet et avons reçu un retour d'information précieux. Nous avons corrigé les petits bogues et amélioré progressivement le configurateur, étape par étape".

L'adhésion des concessionnaires s'est avérée plus facile que prévu. "Les nouveaux clients reçoivent une formation personnelle d'une heure et quelques manuels clairs. Cela fonctionne bien : il suffit de les guider brièvement, puis ils sont prêts. Le système est suffisamment intuitif pour qu'ils s'y retrouvent rapidement. Dans l'ensemble, le projet a été réalisé en un temps relativement court. J'ai pris l'habitude de réserver quelques heures par semaine en 2024 pour travailler sur le configurateur, ce qui a permis d'accélérer les choses.

Zolare travaille actuellement à l'amélioration de la visualisation des produits dans le configurateur. "Dans la première phase du projet, les utilisateurs voyaient immédiatement une image ou un rendu pendant la configuration, mais ces visuels n'étaient pas toujours exacts. Par exemple, la couleur du tissu ou la finition du cadre ne correspondaient pas aux options sélectionnées. Nous avons depuis amélioré l'alignement. Nous travaillons toujours avec des images statiques : bien que Hive CPQ prenne entièrement en charge les modèles 3D, c'est moins pertinent pour nos produits".

La prochaine étape importante est l'intégration par de la nomenclature de Zolare dans Hive CPQ et sa connexion au système ERP. "Pour l'instant, les commandes doivent encore être saisies manuellement dans notre ERP. Ce processus est ensuite revérifié par des collègues, ce qui prend du temps et augmente le risque d'erreurs, en particulier pendant la saison estivale très chargée.

J'avais sous-estimé la complexité, et nous sommes une équipe relativement petite avec des connaissances informatiques internes limitées, mais nous faisons ce que nous pouvons. Il est important de mettre cela en place correctement dès le départ : si vous ne le faites pas, vous construisez sur des bases fragiles. Notre objectif est de faire en sorte que l'intégration de la nomenclature et de l'ERP soit totalement opérationnelle d'ici la fin de l'année."

"Notre premier objectif était d'obtenir l'adhésion de nos revendeurs, et nous y sommes parvenus. Bien sûr, ce serait formidable si 100% d'entre eux finissaient par passer des commandes via Hive CPQ, mais nous laissons cette évolution se faire de manière organique. En attendant, nous continuons à améliorer la plateforme. Nous étudions l'idée de créer un magasin de produits sur Hive pour les pièces détachées, et d'ajouter éventuellement des fonctionnalités liées au traitement des réclamations. Hive CPQ offre certainement des possibilités, mais il est important que nos processus internes puissent suivre. Nous sommes une entreprise de production et nous voulons que nos délais de livraison restent stables. Alors oui, nous voulons grandir, mais seulement d'une manière durable et gérable.

Une fois que nos systèmes internes seront totalement intégrés, nous souhaitons étudier la possibilité de connecter les systèmes de nos clients à Hive CPQ par le biais d'intégrations API. Ce serait un autre pas en avant en termes de facilité et d'efficacité.