Comment générer des documents avec un CPQ

Quand on vend des produits complexes, il est crucial de fournir à ses clients des informations complètes et adaptées. Pour faire une décision éclairée et installer le produit, les clients ont besoin d’informations détaillées sous la forme d’offres de prix, de fiches techniques, de fiches de données, de résumés de commande, et de fiches de calcul. Créer et gérer ces documents peut cependant prendre un temps considérable, et être source d’erreurs. C’est là que le CPQ intervient.

Un logiciel CPQ ou Configure Price Quote peut aider les commerciaux ou clients à générer automatiquement ces documents. Mais pourquoi utiliser un CPQ pour cela ?

• Gagner du temps. Un CPQ crée automatiquement les documents adaptés, réduisant le travail manuel.
• Réduire les erreurs. En réduisant le travail manuel à son strict minimum, de nombreuses erreurs potentiellement chères, peuvent être évitées.
• Une meilleure expérience client. Ne laissez pas vos clients attendre, améliorez leur satisfaction en leur offrant instantanément les bons documents.

Produire un devis avec un CPQ est l’utilisation la plus connue de la génération de documents dans ce type de logiciel. Sans CPQ, créer un devis pour un produit configuré peut prendre jusqu’à trois jours. Cela s’explique par le besoin du commercial de confirmer la validité de la configuration, de manuellement calculer le prix, et d’ajouter ces informations, ainsi que les données produit, dans un seul document. Avec un CPQ, cela prend à l’utilisateur environ cinq minutes.

Le logiciel compile tous les composants configurés, le prix, et les informations pertinentes pour générer un devis précis pour le client. Afin d’assurer la justesse globale de l’ensemble, les données produits, les règles produits, et les configurations doivent interagir les unes avec les autres.

Pour créer de façon optimale un devis extensif, un CPQ doit être connecté avec un CRM et un ERP. Intégrer ces systèmes permet à toutes les données produits et clients d’être à jour. Cependant, les CRM et ERP ont aussi souvent des modules de génération de devis. Donc quel logiciel sera utilisé par les commerciaux pour créer des devis ?

Tout dépend du use case d’un client, et du type de produit offert. Chez Hive, nous avons des clients qui font leurs devis exclusivement dans Hive CPQ ou leur système ERP/CRM, mais également des entreprises qui font les deux. En fin de compte, le choix vous appartient.

Générer un devis dans Hive CPQ

Les devis générés dans Hive incluent :

• Des configurations produits adaptées, en fonction des besoins des clients
• Le détail des prix, propre à chaque composant
• Un modèle 3D du produit configuré
• Les informations clients du CRM
• Les informations produit de l’ERP

Avec Hive CPQ, vous avez toute liberté sur votre template de devis. Ajoutez votre branding, choisissez le type d’informations à inclure, attachez des images 3D du produit configuré, des textes ou images marketing... créez des documents magnifiques qui augmenteront votre taux de conversion.

Permettez à vos distributeurs de créer leurs propres devis avec Hive CPQ. En leur donnant un accès à notre plateforme, vous leur permettez de configurer des produits et de générer des devis sas l’aide d’un commercial. Les documents sont garantis sans erreurs. En plus, les distributeurs peuvent adapter le template pour ajouter leur propre logo et leurs couleurs de marque, pour le client final.

Ci-dessous, voici un exemple de devis généré avec Hive CPQ.

En construisant des produits configurables, les clients généralement demandent des fiches techniques. Ces documents incluent des spécifications techniques et d’autres données produits importantes qui aideront les clients, par exemple pendant l’installation de leur produit ou pour faire des calculs. Il est crucial d’avoir les informations adaptées dans une fiche technique. Toute erreur, peu importe sa taille, peut avoir un fort impact et donc coûter très cher.

C’est pourquoi il est intéressant de faire générer ces fiches techniques automatiquement par un logiciel CPQ. Le système rassemblera les spécifications techniques de diverses sources, assurant la consistance et le caractère à jour de ces données dans toute la documentation. Cela vous permet également de créer des documents adaptés selon la configuration. Qu’il s’agisse de dimensions spécifiques, de matière, ou de données de performance, le CPQ garantit que les clients reçoivent les informations qu’il leur faut.

Générer des fiches techniques avec Hive CPQ

Le caractère intriqué des produits complexes fait souvent obstacle à la compréhension de leurs composants, ce qui mène régulièrement à des erreurs d’installation. C’est pourquoi Hive CPQ offre des explications visuelles grâce à des fiches techniques. Ces documents s’appuient par exemple sur des modèles 3D, et indiquent explicitement les mesures ou dimensions des différentes parties.

A part des offres de prix, ou des fiches techniques, un CPQ peut aussi aider à générer des documents divers, comme des résumés de commande, des fiches de calcul, ou des documents de garantie. Utiliser un CPQ pour automatiser ces processus assure la consistance et la justesse de la documentation, apportant un niveau supplémentaire de transparence dans le prix et la configuration du produit

Bien que les documents soient créés instantanément, ils peuvent toujours être modifiés pour rencontrer des besoins ou préférences spécifiques des clients. Cette flexibilité permet aux entreprises d’ajuster leur communication. Ces avantages font des CPQ des outils rentables pour générer des documents pour les fabricants de produits complexes.

Utiliser un CPQ pour générer des documents ne fait pas qu’éliminer un travail manuel aux erreurs courantes, mais améliore aussi l’expérience client et l’efficacité opérationnelle. Cet article a exploré la façon dont un logiciel CPQ peut créer des offres de prix, des fiches techniques, des résumés de commande, et plus. Améliorez vos processus de vente en automatisant la génération de documents avec un CPQ. Commencez dès maintenant !