Hoe documenten genereren met CPQ

Documenten genereren met CPQ

Als je complexe producten verkoopt, is het cruciaal om je klanten te voorzien van accurate en uitgebreide informatie. Om een weloverwogen beslissing te nemen en het product met succes te implementeren, vertrouwen klanten op gedetailleerde documentatie in de vorm van prijsoffertes, technische fiches, gegevensbladen, besteloverzichten en calculatiebladen. Het maken en beheren van deze documenten kan echter tijdrovend en foutgevoelig zijn. Dit is waar CPQ-software uitkomst biedt.

CPQ of Configure Price Quote software kan verkopers of klanten helpen bij het automatisch genereren van documenten. Waarom zouden gebruikers CPQ hiervoor gebruiken?

• Tijd besparen. CPQ creëert automatisch nauwkeurige documenten, waardoor handmatig werk overbodig wordt.
• Verminderen van fouten. Door handmatig werk tot een minimum te beperken, kunnen dure fouten worden vermeden.
• Verbeterde klantervaringen. Laat uw klanten niet wachten, verbeter hun tevredenheid door hen onmiddellijk de juiste documenten te bezorgen.

Offertes genereren met CPQ

Het maken van een offerte met CPQ is de meest bekende vorm van documentgeneratie in de software. Zonder CPQ kan het maken van een offerte voor een geconfigureerd product wel drie dagen duren. Dit komt doordat de verkoper in kwestie de geldigheid van de configuratie moet bevestigen en handmatig de prijs moet berekenen, terwijl hij al deze en nog veel meer productinformatie in één document moet toevoegen. Met CPQ heeft een gebruiker daar slechts vijf minuten voor nodig.

De software verzamelt alle geconfigureerde componenten, prijzen en relevante informatie om een nauwkeurige offerte voor de klant te genereren. Om nauwkeurigheid te garanderen, moeten productgegevens, regels en configuraties met elkaar kunnen communiceren.

Om naadloos een uitgebreide offerte te kunnen maken, moet CPQ worden geïntegreerd met CRM en ERP. Het koppelen van deze systemen zorgt ervoor dat alle product- en klantgegevens compleet en up-to-date zijn. Zowel CRM als ERP hebben echter ook modules voor het genereren van offertes. Welke software zullen de verkopers gebruiken om offertes te maken?

Dit is afhankelijk van de use case van de klant en het soort producten dat ze aanbieden. Bij Hive hebben we klanten die hun offertes uitsluitend binnen Hive CPQ of hun ERP/CRM-systeem maken en we hebben ook bedrijven die voor beide kiezen. Uiteindelijk is de keuze aan jou of je offertes wilt genereren binnen CPQ software of niet.

Een offerte genereren in Hive CPQ

Offertes die worden gegenereerd in Hive CPQ omvatten:

• Nauwkeurige productconfiguraties, gebaseerd op de behoeften van de klant
• Gedetailleerde uitsplitsing van de prijs, gespecificeerd voor elk onderdeel
• Een 3D-model van het geconfigureerde product
• Klantinformatie uit het CRM
• Productinformatie uit het ERP

Met Hive CPQ krijgt u volledige vrijheid over uw offertesjabloon. Voeg uw eigen branding toe, kies welke informatie u wilt opnemen, voeg 3D-afbeeldingen van het geconfigureerde product toe, voeg marketingteksten of pictogrammen toe... Maak verbluffende documenten die uw conversie zullen verhogen.

Stel uw distributeurs in staat om hun eigen offertes te maken met Hive CPQ. Door hen een login te geven op ons platform kunnen ze producten configureren en offertes genereren zonder de hulp van een verkoper. De documenten zijn gegarandeerd foutloos. Bovendien kunnen distributeurs de sjabloon aanpassen om hun eigen logo's en merkkleuren voor de eindklant toe te voegen.

Hieronder vindt u een voorbeeld van een offerte die is gegenereerd met Hive CPQ.

Technische fiches genereren met CPQ

Wanneer klanten configureerbare producten kopen, hebben ze meestal technische fiches nodig. Dit document bevat technische specificaties en andere belangrijke productgegevens die klanten helpen, bijvoorbeeld bij de installatie van het product of bij het uitvoeren van berekeningen. Het is van cruciaal belang dat de informatie in een technische fiche nauwkeurig is. Elke fout, hoe klein ook, kan een grote impact hebben en dus zeer kostbaar zijn.

Daarom is het gunstig om technische fiches automatisch te laten genereren door CPQ software. Het systeem haalt technische specificaties uit verschillende bronnen en zorgt ervoor dat de gegevens up-to-date en consistent zijn in alle documentatie. Het stelt je ook in staat om op maat gemaakte documenten te maken op basis van de gemaakte configuratie. Of het nu gaat om het specificeren van afmetingen, materialen of prestatiecijfers, CPQ zorgt ervoor dat klanten relevante informatie ontvangen.

Technische fiches genereren in Hive CPQ

De ingewikkelde aard van complexe producten maakt het vaak moeilijk voor mensen om alle verschillende componenten te begrijpen, wat leidt tot problemen bij de juiste implementatie ervan. Daarom biedt Hive CPQ visuele uitleg in technische fiches. Deze documenten worden bijvoorbeeld geleverd met doorsneden van 3D-modellen en geven expliciet afmetingen of dimensies van de verschillende onderdelen aan.

Andere documenten genereren met CPQ

Naast prijsoffertes en technische fiches kan CPQ ook helpen bij het genereren van andere documenten, zoals besteloverzichten, calculatiesheets of garantiedocumenten. Het gebruik van CPQ om deze processen te automatiseren zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid in de documentatie en biedt transparantie in prijzen en productconfiguraties.

Hoewel de documenten direct worden aangemaakt, kunnen ze nog steeds worden aangepast om te voldoen aan specifieke behoeften of voorkeuren van de klant. Dankzij deze flexibiliteit kunnen bedrijven hun communicatie op maat maken. Deze voordelen maken CPQ software tot een nuttig hulpmiddel voor het genereren van documenten voor fabrikanten van complexe producten.

Conclusie

Het gebruik van CPQ voor het genereren van documenten elimineert niet alleen foutgevoelig, handmatig werk, maar verbetert ook de klantervaring en de operationele efficiëntie. Dit artikel onderzocht de manier waarop CPQ software prijsoffertes, technische fiches, besteloverzichten en meer kan creëren. Vergroot uw verkoopproces door het genereren van documenten te automatiseren met CPQ. Ga nu aan de slag!