Hoe documenten genereren met CPQ

Wanneer u complexe producten verkoopt, is het van cruciaal belang om uw klanten te voorzien van nauwkeurige en uitgebreide informatie. Om een geïnformeerde beslissing te nemen en het product succesvol te implementeren, vertrouwen klanten op gedetailleerde documentatie in de vorm van prijsoffertes, technische fiches, data sheets, besteloverzichten en calculatie sheets. Het maken en beheren van deze documenten kan echter tijdrovend en foutgevoelig zijn. En dit is waar CPQ-software kan helpen.

CPQ of Configure Price Quote software kan verkopers of klanten helpen bij het automatisch genereren van documenten. Waarom zouden gebruikers hiervoor CPQ gebruiken?

• Tijd besparen. CPQ maakt automatisch foutloze documenten aan, waardoor handmatig werk wegvalt.
• Verminderen van fouten. Door handmatig werk tot een minimum te beperken, kunnen kostbare fouten worden vermeden.
• Verbeterde klantervaringen. Laat uw klanten niet wachten, maar verbeter hun tevredenheid door ze meteen de juiste documenten te geven.

Het maken van een offerte aan de hand van CPQ is de meest bekende vorm van documentgeneratie in de software. Zonder CPQ kan het opstellen van een offerte voor een geconfigureerd product tot wel drie dagen duren. Dit komt omdat de verkoper in kwestie de configuratie moet valideren en handmatig de prijs ervan moet berekenen, terwijl hij al deze en nog meer productinformatie in één document moet samenvoegen. Aan de hand van CPQ heeft een gebruiker hier slechts een vijftal minuten voor nodig.

De software verzamelt alle geconfigureerde componenten, prijzen en relevante informatie om een nauwkeurige offerte voor de klant te genereren. Om de correctheid te garanderen, moeten productgegevens, regels en configuraties met elkaar kunnen communiceren.

Om naadloos een complete offerte te kunnen maken, moet CPQ geïntegreerd worden met CRM en ERP. Het koppelen van deze systemen zorgt ervoor dat alle product- en klantgegevens volledig en up-to-date zijn. Zowel CRM als ERP hebben echter ook modules voor het opstellen van offertes. Welke software gebruiken verkopers dan om een offerte te maken?

Dit is afhankelijk van de use case van de klant en het soort producten dat ze aanbieden. Bij Hive hebben we klanten die hun offertes uitsluitend binnen Hive CPQ of binnen hun ERP/CRM-systeem creëren en we hebben ook bedrijven die voor beide kiezen. Uiteindelijk ligt de keuze 100% bij u en uw verkoopteam.

Offertes genereren in Hive CPQ

Offertes gegenereerd in Hive CPQ bevatten onder andere:

• Correcte productconfiguraties, gebaseerd op de behoeften van de klant
• Gedetailleerde indeling van de prijs, gespecificeerd voor elk onderdeel
• Een 3D-model van het geconfigureerde product
• Klantinformatie uit het CRM
• Productinformatie uit het ERP

Met Hive CPQ, krijgt u volledige vrijheid over uw offertesjabloon. Voeg uw eigen branding toe, kies welke informatie u wil opnemen, voeg 3D-afbeeldingen van het geconfigureerde product toe, sluit marketingteksten of pictogrammen bij… Maak verbluffende documenten die uw conversieratio zullen verhogen.

Stel uw distributeurs ook in staat om hun eigen offertes te maken binnen Hive CPQ. Door hen een login teg even op ons platform, kunnen distributeurs producten configureren en offertes genereren zonder de hulp van een verkoopvertegenwoordiger. De documenten zijn gegarandeerd foutloos. Bovendien kunnen dealers de sjablonen nog aanpassen met hun eigen logo’s of merkkleuren voor de eindklanten.

Hieronder vindt u een voorbeeld van een offerte die is gegenereerd met Hive CPQ.

Wanneer klanten configureerbare producten kopen, hebben ze meestal technische fiches nodig. Dit document bevat technische specificaties en andere belangrijke productgegevens die klanten kunnen helpen, bijvoorbeeld bij de installatie van het product of bij het uitvoeren van berekeningen. Het is belangrijk dat de informatie in die technische fiche correct is. Elke fout, hoe klein ook, kan een grote impact hebben en dus zeer kostbaar zijn.

Daarom is het interessant om technische fiches automatisch te laten genereren door CPQ-software. Het systeem haalt technische specificaties uit verschillende bronnen en zorgt ervoor dat de gegevens up-to-date en consistent zijn. Het stelt je ook in staat om de documenten op maat te maken, op basis van de gemaakte configuratie. Of het nu gaat om het specificeren van afmetingen, materialen of prestatiecijfers, CPQ zorgt ervoor dat klanten relevante informatie ontvangen.

Technische fiches genereren in Hive CPQ

De complexiteit van configureerbare producten maakt het vaak moeilijk voor mensen om alle verschillende componenten te begrijpen, wat leidt tot problemen bij de juiste implementatie ervan. Daarom biedt Hive CPQ visuele uitleg in de technische fiches. Deze documenten bevatten bijvoorbeeld doorsnedes van 3D-modellen en geven expliciet afmetingen of dimensies van verschillende onderdelen aan.

Naast prijsoffertes en technische fiches kan CPQ ook helpen bij het genereren van andere documenten zoals besteloverzichten, calculatie sheets of garantiedocumenten. CPQ inzetten om deze processen te automatiseren zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid in de documentatie en biedt transparantie in prijzen en productconfiguraties.

Hoewel de documenten automatisch worden aangemaakt, kunnen ze nog steeds aangepast worden om te voldoen aan specifieke behoeften of voorkeuren van de klant. Dankzij deze flexibiliteit kunnen bedrijven op maat communiceren. Deze voordelen maken CPQ-software een uiterst interessant hulpmiddel voor het genereren van documenten voor fabrikanten van complexe producten.

Door gebruik te maken van CPQ voor het genereren van documenten wordt niet alleen foutgevoelig, handmatig werk geëlimineerd, maar ook de klantervaring wordt verbeterd en de operationele efficiëntie verhoogd. Dit artikel ging dieper in op de manier waarop CPQ-software prijsoffertes, technische fiches, besteloverzichten en meer kan creëren. Vergroot uw verkoopproces door het generen van documenten te automatiseren met CPQ.