ETAP kiest Hive CPQ om geavanceerde productconfiguratie mogelijk te maken

ETAP: Slim, circulair en Belgisch

ETAP Lighting International is een toonaangevende Belgische fabrikant van hoogwaardige verlichtingsoplossingen voor professionele omgevingen zoals ziekenhuizen, kantoren, scholen en industriële sites. De focus op maatwerk en duurzaamheid maakt ETAP uniek. Klanten die voor ETAP kiezen , profiteren van een allesomvattende, zorgeloze oplossing: van intelligente lichtregelsystemen tot minimale onderhoudsvereisten en naadloze integratie van noodverlichting.

Op het vlak van duurzaamheid is ETAP een trendsetter in circulaire verlichtingsoplossingen. Het bedrijf zet zich in voor initiatieven zoals renovatieprogramma's voor oude armaturen en Circular Light as a Service: een circulair model waarbij verlichtingsoplossingen na gebruik worden geretourneerd, hergebruikt of gerecycled. Dankzij slimme technologieën, een langere levensduur van de producten en hogere retentiepercentages kunnen klanten hun CO2-uitstoot met wel 80% verminderen. ETAP combineert dus een minimale impact op natuurlijke hulpbronnen met maximale visuele prestaties voor een veilige, comfortabele en toekomstgerichte werkomgeving.

Met 7% van de jaaromzet geïnvesteerd in R&D, eigen laboratoria en flexibele Europese productie is ETAP niet alleen een lokale speler maar ook een technologische pionier. Hun ideale klant? Een organisatie die waarde hecht aan kwaliteit, duurzaamheid en oplossingen op maat, en die samenwerkt met een expert die alles beheert van ontwerp tot circulaire terugname.

Van MTO tot schaalbare configuratie

Om hun klanten sneller en efficiënter te bedienen, heeft ETAP de afgelopen jaren een uitgebreide digitale transformatie ingezet. Hierbij is ook het verkoopproces onder de loep genomen. ETAP biedt een uitgebreid assortiment verlichtingsoplossingen, van standaardproducten tot volledig op maat gemaakte oplossingen. Deze flexibiliteit is een troef, maar bracht ook uitdagingen met zich mee.

Een aanzienlijk deel van de orders was Made To Order (MTO), wat betekende dat de engineeringafdeling elke configuratie handmatig moest controleren voordat er een offerte werd uitgebracht. Dit leidde tot vertragingen voor klanten en een hoge werkdruk voor engineers.

ETAP wilde dit aanpakken door zoveel mogelijk MTO-producten om te zetten naar Configure To Order (CTO). Hierdoor kan de verkoopafdeling producten zelfstandig configureren en direct offertes opstellen, zonder tussenkomst van engineering. Dit verhoogt niet alleen de snelheid, maar maakt het verkoopproces ook beter schaalbaar. Tegelijkertijd wilde de fabrikant voorkomen dat dit tot extra administratie voor de productie zou leiden. Het was daarom cruciaal dat de softwareoplossing automatisch een Bill of Materials (BOM), routing en Bill of Labor (BOL) kon genereren voor elke order.

De oplossing: een gebruiksvriendelijk en geïntegreerd CPQ-platform

ETAP legde zijn uitdaging voor aan digitaliseringspartner Cegeka en Hive CPQ kwam al snel naar voren als de juiste oplossing. Met dit platform kunnen verkopers zelf producten configureren en offertes genereren, zonder engineering. Dit betekent kortere doorlooptijden, minder werkdruk voor R&D en snellere reactietijden voor klanten.

Hive CPQ bleek op maat gemaakt voor de behoeften van ETAP. De software maakt het eenvoudig om configureerbare producten te beheren en is gebruiksvriendelijk genoeg zodat zelfs niet-IT-professionals ermee overweg kunnen. De configuraties genereren automatisch een visueel aantrekkelijke offerte, inclusief nauwkeurige prijsberekeningen en schattingen van de levertijd. Hive CPQ is ook meertalig, een must voor een internationaal actieve speler als ETAP.

Belangrijk bij de implementatie was dat het niet alleen ging om de CPQ-oplossing, maar ook om het op elkaar afstemmen van de stamgegevens in zowel ERP als CPQ. Hiervoor werd Hive CPQ gekoppeld aan Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. Dankzij deze integratie:

• genereert Hive CPQ automatisch productcodes op basis van de geselecteerde opties en stuurt deze door naar FSCM
• Bill of Materials (BOM) en routinggegevens worden rechtstreeks doorgestuurd naar het ERP.
• En Hive CPQ houdt rekening met de productlevenscyclusstatus van productvarianten in FSCM.

Deze integratie vermindert de kans op fouten drastisch en zorgt ervoor dat het productieproces vanaf het begin correct wordt aangestuurd. ETAP-klanten profiteren van dezelfde flexibiliteit als voorheen, maar krijgen nu snellere, volledig accurate offertes - met de juiste configuratie, een passende prijs en een correcte levertijd. Dit vertaalt zich in hogere conversiepercentages en meer vertrouwen in het merk.

Gefaseerde implementatie met maximale coördinatie

ETAP koos bewust voor een gefaseerde implementatie, met focus op coördinatie, opleiding en gebruiksgemak. Samen met Cegeka legden ze eerst een stevige basis door het aantal MTO-producten drastisch te verminderen. Tegelijkertijd werden productcodering, structuren en prijsmodellen kritisch bekeken en geoptimaliseerd.

In de eerste fase werden relatief eenvoudige productmodellen opgezet in Hive CPQ. Zodra die configuraties goed werkten, volgde de integratie met Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management. Dankzij de Hive-connector kon het platform naadloos stuklijsten, routinginformatie en prijsgegevens uitwisselen met het ERP-systeem - een belangrijke stap in de richting van een volledig geautomatiseerd proces.

Na deze technische integraties werd Hive CPQ eerst intern uitgerold. Verkopers konden nu zelf producten configureren en offertes genereren. Het platform is nu ook beschikbaar voor externe gebruikers: klanten kunnen nu hun gewenste verlichtingsoplossing samenstellen en direct een offerte aanvragen. Door de implementatie gefaseerd aan te pakken en te investeren in goede training konden de verkoopteams van ETAP de nieuwe manier van werken snel omarmen.

Schaalbare productconfiguratie en meer automatisering

ETAP zal zich in de toekomst blijven richten op flexibiliteit, automatisering en schaalbaarheid. Het aantal MTO-producten zal verder worden teruggebracht ten gunste van configureerbare functionaliteiten zoals type driver, kleurtemperatuur of lichtopbrengst. Hive CPQ blijft het centrale platform voor het beheer van deze variabiliteit.

ETAP werkt momenteel aan de integratie van een nieuwe productfamilie in het platform: noodverlichting. Dit zal de configuratiemogelijkheden uitbreiden zonder aan gebruiksvriendelijkheid of snelheid in te boeten.

Daarnaast worden ook integraties met andere systemen verder ontwikkeld. In samenwerking met Cegeka onderzoekt ETAP nieuwe koppelingen tussen Hive CPQ, hun website en het PIM-systeem Pimcore. Het doel is duidelijk: nog sneller inspelen op specifieke klantenwensen met behoud van flexibiliteit en kwaliteit.