Haco boost autonomie van dealers en standaardiseert verkoop met Hive CPQ
Haco, een wereldwijde fabrikant van industriële machines, werkt samen met Hive CPQ om zijn verkoopproces te moderniseren. In 2022 verving het bedrijf een op maat gemaakte CPQ-tool door het cloudplatform van Hive, geïntegreerd met Microsoft Dynamics 365 Business Central. Wij spraken met IT-manager Sam Hast om te zien hoe de nieuwe offerteoplossing de dealers van Haco meer zelfstandigheid heeft geboden.
Inleiding
Over Haco
Haco is een internationaal bekende fabrikant van industriële werktuigmachines, opgericht in 1965. Het bedrijf levert onder meer plooibanken, guillotinescharen, draaibanken en geavanceerde CNC-apparatuur aan klanten over de hele wereld.
Met hoofdkantoor in het West-Vlaamse Ardooie heeft Haco meer dan 400 mensen in dienst en bedient het zijn klanten via een uitgebreid netwerk van distributeurs wereldwijd. Dankzij de waarde die ze hechten aan innovatie en klantgerichte ontwerpen, is Haco al tientallen jaren een vertrouwde naam in de machinebouw.
Probleem
De uitdaging: Van maatwerk naar standaardisatie
IT-Manager Sam Hast vertelt: “Onze producten zijn zeer complex. Zeker de plooibanken en guillotinescharen voor metaalbewerking hebben een groot aantal opties. Zo kunnen we de klant telkens een machine aanbieden dat volledig aansluit op hun noden.”
Die productcomplexiteit had echter ook impact op de werking van Haco. “Één van onze medewerkers heeft toen een eigen ERP- en CPQ-systeem geschreven. Het CPQ-gedeelte, dat ‘Haco Offer’ heette, werkte best goed. Maar toen de ontwikkelaar de pensioenleeftijd naderde, beseften we dat alle kennis bij één persoon zat.”
“Zonder hem het systeem blijven onderhouden, leek onbegonnen werk. Zeker omdat we ook nieuwe productlijnen wilden toevoegen aan Haco Offer, maar niemand in-house wist hoe eraan te beginnen. Zo zijn we de zoektocht gestart naar een meer standaard ERP- en CPQ-pakket.”
Dat sloot ook aan bij de bredere strategische shift van het bedrijf op dat moment: weg van maatwerk, naar meer standaardisatie. “Niet alleen in onze producten, maar ook in de processen,” legt Sam uit. Daarom koost het bedrijf in 2022 voor een vernieuwingstraject: Microsoft Dynamics 365 Business Central werd het nieuwe ERP-systeem, en de zoektocht naar een geïntegreerde CPQ-oplossing begon.
Haco Offer werkte best goed, maar toen de ontwikkelaar op pensioen ging, leek het onbegonnen werk om het systeem te blijven onderhouden.
Oplossing
Self-service CPQ en naadloze integratie met ERP
“We hadden twee belangrijke voorwaarden voor een CPQ-systeem. Het moest enerzijds vlot gekoppeld kunnen worden met Business Central, en anderzijds was het belangrijk dat we er zelf mee aan de slag konden. Bij Haco steken we graag zelf de handen uit de mouwen, dus we wilden geen black box die enkel consultants kunnen aanpassen,” vult Sam aan.
Zo kwam Hive CPQ in beeld. De oplossing laat toe dat Haco zelfstandig aan de slag kon met het bouwen en onderhouden van productconfiguratoren op een gebruiksvriendelijke manier. “Eigenlijk hebben we het Hive-team op dit moment niet meer nodig om machines of productlijnen toe te voegen aan de CPQ. Bij andere CPQ-leveranciers was dit vaak geen optie.”
Haco gebruikt nu al enkele jaren Hive CPQ om hun verkoopproces te vereenvoudigen. “Haco Offer is intussen afgesloten, dus heel veel dealers en verkopers zijn actief op Hive. Vooral de gebruiksvriendelijkheid wordt vaak geprezen. Vroeger moesten ze met een verouderde interface werken. Hive voelt voor hen veel moderner aan.”
Onze dealers maken nu zelfstandig hun configuraties, prijsberekeningen en bestellingen. Met één druk op de knop gaan de orders, inclusief Bill Of Materials, door naar ons ERP. Dat bespaart ons veel administratief werk.
Dealers maken nu zelfstandig hun eigen configuraties, prijsberekeningen en bestellingen. “Onze dealers zitten verspreid over de hele wereld: van Polen tot Griekenland en Thailand. Ook hier is Hive op voorzien: de software ondersteunt verschillende talen en valuta.”
Het Haco-team zelf is dan weer tevreden over de bestelworkflow: “Met één druk op de knop gaan de bestellingen naar ons ERP. De Bill of Materials wordt ook automatisch gegenereerd in Hive en komt meteen bij het productieteam in Slovakije terecht. Dat bespaart ons veel administratief werk.”
“Dankzij de koppeling van Hive CPQ met Microsoft Dynamics 365 Business Central wordt onze intercompany flow volledig ondersteund,” concludeert Sam.
Proces
Gefaseerde uitrol en gezamenlijke implementatie
Haco koos voor een gefaseerde uitrol van hun nieuwe CPQ-oplossing. In een initiële fase werd Hive CPQ opgezet als standalone CPQ-oplossing, zodat dit op korte termijn Haco Offer kon vervangen. Het Hive-team bouwde eerst de configurator voor de meest complexe machine en gaf die kennis door aan Haco aan de hand van verschillende workshops en de Hive Academy.
Nadien bouwde Sam zelf verder. “Onlangs hebben we bijvoorbeeld nog een nieuw model gelanceerd, een soort instapmodel van onze plooibank. Ik heb dit allemaal zelf in Hive CPQ kunnen steken. Zo kunnen dealers dit op zeer korte termijn aanbieden aan hun klanten. Heel eenvoudig!”
Onlangs heb ik nog zelf een instapmodel van onze plooibank in Hive CPQ kunnen steken, zodat dealers dit op korte termijn konden aanbieden aan hun klanten. Heel eenvoudig!
Al botste de IT-manager zo nu en dan wel op wat tegenkanting. “Haco Offer was een volledig op maat, dus alles wat ons salesteam vroeg, kon geïmplementeerd worden. Nu ligt dat anders. Hive CPQ is meer een standaardoplossing, wat paste bij onze strategie om van Engineer-To-Order naar Configure-To-Order te gaan.”
“Opties die slechts één keer om de drie jaar verkocht worden, hebben we er bijvoorbeeld uitgegooid. Dan heb je wel wat tegenkanting van het salesteam.” Ook de offertes zelf werden aangepakt. Sam vertelt: “De offertes uit Haco Offer waren echte boeken, omdat elke optie een volledige beschrijving kreeg. We hebben samengezeten om de offertes wat summierder te maken. Dat was een grote aanpassing voor onze medewerkers.”
Maar het bedrijf ziet vooral de voordelen in: de administratie is vereenvoudigd, interne verkoopfilialen maken sneller offertes, en het productieproces wordt meteen aangestuurd door de integratie met ERP. Het is dankzij Hive CPQ ook gemakkelijker om dealers warm te maken om nieuwe machines te verdelen.
Toekomst
CPQ opschalen voor alle producten en kanalen
Wat brengt de toekomst nog voor Haco? “Momenteel zijn we bezig met bouwen van configuratoren voor de draaibanken en fiberlasermachines. Die zijn complexer dan onze plooibanken. Maar het leuke is: we kunnen dit allemaal zelf opzetten, zonder hulp van het Hive-team.”
Van zodra alle productlijnen in Hive CPQ zitten, wil de fabrikant ook een experience configurator op hun website installeren. Hiermee kunnen bezoekers een configuratie maken en een offerte aanvragen voor die specifieke productsamenstelling, zonder dat ze prijzen te zien krijgen.
Met Hive CPQ heeft Haco de controle over zijn salesprocessen stevig in eigen handen genomen. “De workflows lopen nu vlot, dealers zijn zelfstandiger en wij kunnen nieuwe modellen veel sneller lanceren. Kortom: wij zijn klaar voor de toekomst.”
Kijken wat Hive CPQ voor uw bedrijf kan betekenen?
Belangrijkste voordelen van Hive CPQ voor Haco
Dealerautonomie
Met Hive CPQ kunnen de dealers van Haco zelf bestellingen maken, waardoor ze onafhankelijker en sneller werken.
Naadloos geïntegreerd
Bestellingen worden rechtstreeks naar Business Central gestuurd, wat fouten en het handmatig invoeren van bestellingen voorkomt.
Snelle productlanceringen
Het team van Haco voegt snel nieuwe producten toe aan de CPQ, waardoor ze direct beschikbaar zijn voor dealers.
Gestandaardiseerde offertes
Hive CPQ zorgt voor gevalideerde en consistente configuraties en prijzen in alle regio’s.
