Haco verhoogt dealerautonomie en standaardiseert verkoop met Hive CPQ

Over Haco

Haco is een internationaal bekende fabrikant van industriële gereedschapsmachines, opgericht in 1965. Het bedrijf produceert afkantpersen, schaarmachines, draaibanken en geavanceerde CNC-apparatuur voor klanten over de hele wereld.

Het hoofdkantoor is gevestigd in Ardooie, België, Haco heeft meer dan 400 mensen in dienst en bedient klanten via een uitgebreid netwerk van distributeurs wereldwijd. Haco's erfgoed van innovatie en klantgericht ontwerp maakt Haco al tientallen jaren tot een vertrouwde naam in de machinebouw.

De uitdaging: Van maatwerk naar standaardisatie

IT Manager Sam Hast legt uit: "Onze producten zijn zeer complex. Vooral de kantpersen en schaarmachines voor metaalbewerking hebben een groot aantal opties. Hierdoor kunnen we klanten een machine aanbieden die volledig aan hun behoeften voldoet."

De complexiteit van de producten had echter ook gevolgen voor de bedrijfsvoering van Haco: "Een van onze medewerkers schreef zijn eigen ERP- en CPQ-systeem. Het CPQ-gedeelte, genaamd 'Haco Offer', werkte vrij goed. Maar toen de ontwikkelaar met pensioen ging, realiseerden we ons dat alle kennis bij één persoon geconcentreerd was."

"Het systeem onderhouden zonder hem leek een onmogelijke taak. Vooral omdat we nieuwe producten wilden toevoegen aan Haco Offer, maar niemand intern wist hoe dat moest. Dus gingen we op zoek naar een meer standaard ERP- en CPQ-oplossing."

Dit idee sloot aan bij de bredere strategische verschuiving die het bedrijf op dat moment doormaakte: weg van maatwerk en in de richting van meer standaardisatie. "Niet alleen in onze producten, maar ook in onze processen," legt Sam uit. In 2022 begon het bedrijf aan een vernieuwingsproces: Microsoft Dynamics 365 Business Central werd gekozen als het nieuwe ERP-systeem en de zoektocht naar een geïntegreerde CPQ-oplossing begon.

Self-service CPQ en naadloze integratie met ERP

"We hadden twee belangrijke eisen voor een CPQ-systeem. Enerzijds moest het eenvoudig te koppelen zijn met Business Central en anderzijds was het belangrijk dat we het zelf konden gebruiken en onderhouden. Bij Haco geloven we in een hands-on aanpak, dus we wilden geen zwarte doos waar alleen consultants toegang toe hadden," voegt Sam toe.

Toen leerde Haco Hive CPQ kennen. De oplossing stelt het bedrijf in staat om configurators op een gebruiksvriendelijke manier te bouwen en te onderhouden: "Tegenwoordig hebben we het Hive-team niet meer nodig om machines of productlijnen aan de CPQ toe te voegen. Bij andere CPQ-leveranciers was dit vaak gewoon geen optie."

Haco gebruikt Hive CPQ al enkele jaren om het verkoopproces te vereenvoudigen. "Haco Offer is inmiddels opgeheven, dus de meeste van onze dealers en verkopers zijn nu actief op Hive. Ze zijn vooral lovend over de gebruiksvriendelijkheid van het platform. Voorheen moesten ze werken met een verouderde interface - Hive voelt voor hen veel moderner aan."

Dealers kunnen nu zelfstandig hun eigen configuraties, prijsberekeningen en bestellingen maken. "Onze dealers zitten verspreid over de hele wereld: van Polen tot Griekenland en Thailand. Gelukkig ondersteunt Hive meerdere talen en valuta."

Het interne Haco-team is tevreden met de nieuwe orderworkflow: "Met één druk op de knop worden de orders naar ons ERP gestuurd. De stuklijst wordt ook automatisch gegenereerd in Hive en onmiddellijk verstuurd naar het productieteam in Slowakije. Dit bespaart ons veel administratief werk."

"Dankzij de integratie tussen Hive CPQ en Microsoft Dynamics 365 Business Central worden onze intercompany stromen volledig ondersteund," besluit Sam.

Gefaseerde uitrol en gezamenlijke implantatie

Haco koos voor een gefaseerde uitrol van hun nieuwe CPQ-oplossing. In een eerste fase werd Hive CPQ opgezet als een standalone CPQ-oplossing, zodat het op korte termijn Haco Offer kon vervangen. Het Hive-team bouwde de eerste configurator voor de meest complexe machine en gaf vervolgens hun kennis door aan Haco via verschillende workshops en de Hive Academy.

Sam heeft het werk daarna zelf voortgezet: "We hebben onlangs een nieuw model gelanceerd, een soort instapmodel van onze afkantpers bijvoorbeeld. Ik kon zelf alle productlogica toevoegen in Hive CPQ. Zo konden dealers het direct aanbieden aan hun klanten. Het is zo eenvoudig!"

Toch stuitte de IT-manager af en toe op wat weerstand. "Haco Offer was volledig op maat gemaakt, dus alles waar ons verkoopteam om vroeg kon worden geïmplementeerd. Nu is dat anders. Hive CPQ is meer een standaardoplossing, die past bij onze strategie om van Engineer-To-Order naar Configure-To-Order te gaan."

"We hebben bijvoorbeeld opties verwijderd die maar eens in de drie jaar worden verkocht. Dat stuitte op enige weerstand van het verkoopteam." Ook de offertes van Haco zouden een transformatie ondergaan. Sam legt uit: "De offertes van Haco Offer waren bijna als een boek, omdat elke optie een volledige beschrijving kreeg. We zijn samen gaan zitten om de offertes beknopter te maken. Al deze aanpassingen waren een grote verandering voor onze medewerkers."

Nu ziet het bedrijf vooral de voordelen: de administratie is vereenvoudigd, interne verkoopteams maken sneller offertes en het productieproces wordt direct in gang gezet en beheerd door een naadloze integratie met ERP. Dankzij Hive CPQ is het eenvoudiger om dealers enthousiast te maken voor de distributie van nieuwe machines.

CPQ schalen over producten en kanalen

Wat heeft de toekomst in petto voor Haco? "We zijn momenteel bezig met het bouwen van configurators voor de draaibanken en fiberlasermachines. Deze zijn complexer dan onze kantbanken. Maar het mooie is: we regelen de hele set-up zelf, zonder hulp van het Hive-team."

Zodra alle productlijnen in Hive CPQ staan, wil de fabrikant een ervaringsconfigurator op hun website installeren. Hiermee kunnen bezoekers een configuratie maken en een offerte aanvragen voor die specifieke productsamenstelling - zonder prijzen te zien.

Met Hive CPQ heeft Haco zijn verkoopprocessen onder controle: "De workflows verlopen nu soepel, dealers zijn onafhankelijker en we kunnen sneller dan ooit nieuwe modellen lanceren. Kortom, ik denk dat we klaar zijn voor de toekomst."