Maatwerk bestellen bij Nauta nog gemakkelijker dankzij Hive CPQ
Van het klassieke bestellen via mail naar een configurator waarmee dealers 24/7 orders kunnen plaatsen: Nauta rekent voor de verkoop van hun beveiligingsoplossingen op Hive CPQ. We spreken met Evert Haverkamp, hoofd binnendienst en verantwoordelijk voor een commercieel team van tien man sterk, en Rens Terpstra, commercieel medewerker.
Inleiding
Over Nauta
Nauta BV is een groothandel en specialist in mechanische en elektronische beveiligingsoplossingen. “Onze belangrijkste productgroepen zijn cilinders en sleutels tot deur- en raambeslag,” vertelt Evert. “We zijn voornamelijk actief in Nederland en België. Het bedrijf werd in 1963 opgericht door de heer Nauta, die toen vanuit zijn kofferbak beveiligingsartikelen verkocht.
Ondertussen zijn we uitgegroeid tot een team van zo’n 90 medewerkers bij Nauta en 150 mensen binnen de bredere Nauta Group – daarin zitten Orgami Sistec uit Duitsland, Nauta Connect en Nauta Security Storage uit Barneveld en S2 hang- en sluitwerk uit Deventer, met elk hun eigen productgroepen.”
Uitdaging
Bestellingen via e-mail en telefoon
“Alle verkoop loopt via onze dealers,” aldus Evert. “Onze ideale klant is een professionele dealer die op zoek is naar hoogwaardige beveiligingsproducten – denk aan retailers of beveiligingsbedrijven, schoenmakers of de ijzerwarenvakhandel.”
Hoe dat vroeger in zijn werk ging? “Voor we met Hive CPQ werkten, verliep het verkoopproces handmatig. De consument ging langs bij de dealer, en die gaf de wensen door via e-mail, telefoon, Excel-sheets of zelfs WhatsApp. Onze binnendienst stelde dan de juiste configuratie samen, maakte er een bijlage van, zette die in een mail, voerde de bestelling in ons systeem en stuurde alles door. Onze medewerkers of de dealer moesten prijzen berekenen op basis van een prijslijst.”
Weinig snelheid en consistentie in offertes
“We hebben ooit een heel eenvoudige bestelpagina gehad – een soort voorloper van de huidige configurator – maar die voldeed niet meer aan de eisen van vandaag,” vertelt Evert. “Via die pagina kon je wel bestellen, maar niet alle keuzeopties stonden erin. Je kon bijvoorbeeld de formaten van je cilinder doorgeven, maar niet de specifieke toepassingen, en die zijn vaak technisch. Onze binnendienst moest alles handmatig controleren: fouten eruit halen, afleveradressen aanpassen, gegevens toevoegen… Dat was tijdrovend en foutgevoelig. Er ontstond geregeld spraakverwarring; de snelheid en consistentie van offertes en bestellingen lieten te wensen over.”
Afwijkende openingstijden
“Een belangrijk knelpunt was dat onze klanten vaak andere openingstijden en werkdagen hebben dan wij,” legt Evert uit. “Omdat het verkoopproces volledig via onze binnendienst verliep, konden klanten alleen tijdens kantooruren in de week geholpen worden. Maar een slotenmaker werkt bijvoorbeeld ook in het weekend – zo’n 50% van onze retailers is op zaterdag of zondag open. Zij konden dan niemand bij ons bereiken.”
“Wat wél goed werkte, was het persoonlijke contact en de technische ondersteuning vanuit onze binnendienst. Klanten waardeerden onze betrokkenheid en expertise. Dat wilden we absoluut behouden.”
Onze dealers werken vaak in de weekends, en dan konden ze ons niet bereiken.
Oplossing
Nu elke dag van de week bereikbaar
“We zochten een manier om onze producten efficiënter en foutloos aan te bieden, om klanten zelf te laten bestellen buiten de kantooruren, en zelf offertes te laten maken voor hun klant – dat kan nu allemaal met de configurator van Hive CPQ. Ze kunnen een set samenstellen, zien welke uitvoeringen beschikbaar zijn en direct de prijzen bekijken. Ze hebben ons daar niet meer voor nodig, wat ons veel flexibeler maakt.”
“Het maakt nu niet meer uit dat wij andere openingstijden hebben: de informatie is altijd beschikbaar, en er is geen spraakverwarring meer. We hechten veel belang aan klantenservice, dus we hebben al onze productkennis in de configurator verwerkt. Zo worden klanten stap voor stap door het bestelproces geleid.”
Korte trainingen
Rens staat geregeld in contact met dealers. “Bij de lancering van Hive CPQ hebben we enkele klanten persoonlijk opgebeld om hen stap voor stap door de configurator te loodsen. Maar eigenlijk begrijpen ze na twee keer proberen perfect hoe het werkt. Onze accountmanagers gaven ook regelmatig uitleg op locatie en tijdens beurzen, als een soort preview. Bij grotere klanten hebben we actief feedback verzameld, zodat we de configurator verder konden optimaliseren.”
Bij de lancering van Hive CPQ hebben we klanten opgebeld om hen door de configurator te loodsen, maar eigenlijk begrijpen ze na twee keer proberen perfect hoe het werkt.
Resultaten
Tevreden binnendienst én klanten
Wat hun salesmedewerkers van Hive CPQ vinden? “Het bespaart hen enorm veel tijd,” zegt Rens. “Vroeger moesten fouten in orders samen uitgezocht en opgelost worden, nu komt dat niet meer voor. Dat scheelt enorm veel werk, en dat is misschien wel het grootste voordeel.”
“Ook onze dealers zijn erg tevreden. Vooral over het visuele gedeelte: ze kunnen nu samen met hun klant precies zien wat er besteld wordt. Dat hadden we vroeger niet. De configurator is heel compleet – alle opties, afmetingen en varianten staan erin.”
Hive CPQ als meest gebruiksvriendelijke uit de bus
Evert vertelt over de zoektocht naar een manier om hun salesproces te verbeteren. “We hebben eerst intern een plan opgesteld: wat wilden we precies, welke koppelingen met onze bestaande systemen waren nodig, en wat moest de tool kunnen? Daarna hebben we marktonderzoek gedaan, verschillende partijen aangeschreven en gesprekken gevoerd. Uiteindelijk bleek Hive CPQ het beste aan te sluiten bij onze wensen – vooral op vlak van flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid en integraties.
De grootste doorslaggevende factor was de visuele configuratie. De klant kan nu in 3D zien wat hij gaat ontvangen. Dat helpt enorm, want de eindklant kan meekijken en ziet meteen wat hij mag verwachten – dat was voor ons heel belangrijk.
Ook de snelheid waarmee Hive CPQ zich verder ontwikkelt, spreekt ons aan. We hebben een groot en gevarieerd assortiment, maar dankzij de sterke basis van Hive kunnen we snel opschalen naar nieuwe productgroepen zonder dat daar iets nieuws voor gebouwd hoeft te worden. Zo kunnen we verschillende businessunits ondersteunen.”
Hive CPQ bleek het beste aan te sluiten bij onze wensen – vooral op vlak van flexibiliteit, gebruiksvriendelijkheid en integraties.
Integratie met inlogportaal en orderverwerking
Een van die integraties waar Nauta de vruchten van plukt, is die met de website. “Onze klanten krijgen toegang tot de configurator door in te loggen op onze website. Van daaruit worden de klantgegevens meegestuurd, zodat de klant dit niet nog een keer hoeft in te typen in de configurator. Na het configureren en bestellen, wordt de order automatisch naar ons orderverwerkingssysteem doorgestuurd.”
“Onder de indruk van technische kennis.”
“De samenwerking met Hive verloopt heel professioneel en prettig,” vertelt Evert. “Ze denken actief mee en tonen veel flexibiliteit in hun aanpak. Intussen kennen ze onze producten en manier van werken door en door. De medewerkers van Hive praten op een technische manier over onze producten – ze begrijpen de materie echt. Soms lijkt het wel alsof ze hier zelf in dienst zijn.”
Toekomst
Voor elke productcategorie een eigen configurator
Evert rond af met een blik op de toekomstplannen. “We werken in zes fases, telkens één productgroep per keer, met een eigen configurator. We zijn in 2022 gestart en hebben ondertussen al verschillende configurators live staan, zoals de cilinderconfigurator van S2. Het doel is om uiteindelijk voor elke productcategorie binnen onze groep een aparte configurator op poten te zetten. Omdat het Hive-platform zo flexibel is en geschikt voor meerdere productgroepen, kunnen we eenvoudig uitbreiden en nieuwe configurators toevoegen waar dat nodig is.”
Verder kijkt Nauta naar de onboarding van hun dealers. “Hoewel het lastig is om hier een richtcijfer aan te koppelen, zijn we al zeer tevreden van het huidige gebruik: ongeveer 70% van de bestellingen loopt via Hive.”
