Integratie is een cruciaal onderdeel van elke CPQ

Een Configureer Prijsofferte systeem in het verkoopproces

Laten we beginnen met een verhaal van vroeger over hoe een verkooporder van bureau naar bureau, van afdeling naar afdeling moest voordat het in productie kon gaan en uiteindelijk bij de klant aankwam. De verkoper moest de juiste prijs vinden in de prijslijsten en handmatig een offerte maken voor de klant, die deze ondertekend terugstuurde. Vervolgens ging de bestelling door de backoffice, zodat deze kon worden ingevoerd in het productie- en/of boekhoudsysteem. Zodra de order was geverifieerd, ging deze naar productie en moest de verzendafdeling een verzendbericht maken en de goederen naar de eindklant sturen.

Zo'n verkoopproces is erg tijdrovend en foutgevoelig en leidt vaak tot frustraties in de productie. Door de jaren heen is deze stroom gedigitaliseerd om meer efficiëntie binnen bedrijven te creëren. Een van die digitale oplossingen is een CPQ of Configure Price Quote systeem, dat kan worden gebruikt door interne medewerkers en door externe partijen zoals klanten, partners, installateurs of distributeurs. Een CPQ-platform is het eerste systeem in de verkoopstroom en verzamelt alle informatie die nodig is om de order digitaal te verwerken.

Een Configure Price Quote-oplossing is echter niet het enige digitale systeem dat wordt gebruikt in het verkoopproces; Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen en Customer Relationship Management (CRM)-platforms komen bijvoorbeeld ook aan bod. Het is daarom belangrijk dat deze systemen met elkaar kunnen communiceren en dat ze gegevens kunnen uitwisselen.

Daarom zijn integraties een cruciaal onderdeel van elke CPQ-implementatie.

Waarom integraties zo belangrijk zijn

Om configurators te bouwen, heeft een Configure Price Quote platform master data nodig, die afkomstig kunnen zijn van het ERP-programma (bijvoorbeeld productinformatie of voorraadniveaus) of van de Product Information Management (PIM) software (bijvoorbeeld visualisaties of beschrijvingen voor elke productoptie).

Zodra de productconfiguratoren zijn ingesteld, moeten er ook klantgegevens worden toegevoegd aan de CPQ. Deze kunnen uit het CRM worden gehaald, zodat gebruikers hun configurators via het CRM kunnen openen. Een automatisch gegenereerde offerte wordt dan geüpload naar beide systemen.

Door al deze softwaresystemen met elkaar te verbinden, voorkom je dat gegevens handmatig moeten worden ingevoerd, wat een tijdrovend en foutgevoelig proces is. Door gebruik te maken van integraties blijven gegevens altijd up-to-date en consistent. Het vereenvoudigt het onderhoud van de stamgegevens omdat je maar één programma hoeft te openen om informatie te onderhouden. Andere systemen worden automatisch bijgewerkt.

Zo creëer je een efficiënter en volledig geautomatiseerd verkoopproces.

Hoe kunnen systemen met elkaar worden verbonden?

Integraties via plugins

Er zijn verschillende methoden om integraties te bouwen. Een van de manieren om platformen met elkaar te verbinden is door gebruik te maken van plugins. Deze zijn speciaal gemaakt voor verbindingen met SaaS- of Software as a Service-oplossingen, zoals Salesforce en Microsoft CRM of ERP-software zoals SAP en Microsoft Dynamics.

Het bouwen van plugins is vrij complex en vereist gedegen programmeerkennis. Om de werklast voor de integrator te verminderen, zijn CPQ-platforms meestal uitgerust met standaardintegraties, die zorgen voor een plug-and-play setup tussen de CPQ en andere SaaS-systemen.

Integraties via webhooks

Een tweede methode voor het bouwen van verbindingen tussen platforms is een combinatie van webhooks en een low-code platform (bijv. HiveConnect, Dell Boomi, MuleSoft en meer).

Een webhook is in wezen een callback URL die wordt geactiveerd door een gebeurtenis of een verandering binnen een SaaS-app. Stel dat het adres van een bedrijf wordt gewijzigd in het CRM, dan zal een webhook deze update implementeren via een low-code platform, zodat de CPQ-oplossing ook het meest recente adres zal gebruiken.

Deze methode maakt het mogelijk om integraties met apps van derden te bouwen op basis van eenvoudige gebeurtenissen.

Integraties via low-code platforms

Tot slot kunnen integraties worden gebouwd met behulp van low-code platforms, zoals HiveConnect, Microsoft Power Automate of Dell Boomi. Deze systemen verbinden webhooks of plugins met apps van derden.

Deze methode vermindert de werklast aanzienlijk, omdat er gebruik wordt gemaakt van standaard integratiepatronen die perfect te begrijpen zijn voor de mensen die betrokken zijn bij de integraties. Het optimaliseert de communicatie tussen de IT-afdeling en de rest van het bedrijf.

Conclusie

Het hedendaagse verkoopproces is efficiënt en gedigitaliseerd dankzij veel online oplossingen. Het is belangrijk dat deze systemen kunnen communiceren en gegevens kunnen uitwisselen.

Integraties zijn daarom een cruciaal onderdeel van elke CPQ implementatie, om het opnieuw invoeren van gegevens, fouten, inconsistentie en moeilijk onderhoud van de stamgegevens te voorkomen. Integraties kunnen worden gebouwd met behulp van webhooks, plugins of low-code platforms.