Comment faire une analyse de rentabilité pour le CPQ

Pourquoi justifier l'utilisation du CPQ ?

Lors de mon premier emploi chez un fabricant de portes, on m'a demandé d'optimiser l'infrastructure informatique de l'entreprise. J'ai immédiatement commencé à travailler sur l'amélioration des systèmes ERP et CRM afin de garantir un flux de données fluide.

Cependant, je me suis rapidement rendu compte que l'entreprise avait besoin de plus qu'une simple optimisation des systèmes existants. Comme elle travaillait avec des produits très complexes, son principal défi, qui l'empêchait de développer son activité, était de générer des devis précis et de produire les bonnes configurations. L'optimisation de leurs systèmes ERP et CRM n'y changerait rien ; ils avaient besoin d'une solution CPQ (Configure Price Quote).

Le logiciel Configure Price Quote aide les entreprises à optimiser leur processus de vente. Les commerciaux, les distributeurs et les clients peuvent configurer les produits, calculer les prix corrects et générer automatiquement un devis dans une seule plateforme CPQ. C'est ainsi que le CPQ permet aux entreprises de gagner du temps et de vendre davantage, ce qui se traduit par une augmentation du chiffre d'affaires.

La mise en œuvre d'un système CPQ a un impact considérable sur une entreprise. Tous les services bénéficient de l'efficacité qu'apporte le CPQ. Toutefois, cela signifie également que les entreprises devront faire face à une certaine résistance lorsqu'elles essaieront de mettre en œuvre un CPQ. Après tout, les gens sont des créatures d'habitudes qui ne sont pas toujours ouvertes à l'idée de changer leur façon de travailler.

En outre, le CPQ a son prix. Comment pouvez-vous justifier cet investissement ? Et quand pouvez-vous espérer un premier retour sur investissement ? Examinons un cas concret.

L'effet d'entraînement d'un CPQ

L'effet de volant décrit comment les "petites victoires" ou les petites poussées sur un volant s'accumulent au fil du temps, permettant à votre entreprise de se développer continuellement. Le concept est basé sur les volants d'inertie mécaniques qui entraînent les machines à ramer, les roues sur les terrains de jeux pour enfants et bien d'autres choses encore. Pour créer l'effet de volant, il faut éliminer toute friction des processus et appliquer une certaine force.

Je crois fermement que le CPQ peut avoir un effet de volant d'inertie sur une entreprise : CPQ donne de petits coups de pouce à la roue pour que l'entreprise puisse continuer à tourner et donc à se développer. Examinons de plus près ce que signifient exactement ces petits coups de pouce.

Nous ferons une analyse de rentabilité en utilisant l'exemple fictif d'un fabricant d'auvents dont le chiffre d'affaires annuel est d'environ 20 millions d'euros.

Partie 1/5 : Gagner du temps

CPQ vous permet de gagner du temps. Vous pouvez économiser des heures de travail, en particulier dans le processus de devis et de commande :

• Configurer facilement les produits
• Calculer automatiquement le prix correct
• Générer des devis précis en un seul clic
• Envoyer toutes les données à la production sous la forme d'une commande.

Qu'est-ce que cela signifie exactement pour votre entreprise ?

Prenons l'exemple de notre fabricant d'auvents. Il génère des devis en 10 minutes au lieu de 30 avec CPQ et envoie environ 90 devis par jour.

L'entreprise peut économiser 90 x 20 minutes = 30 heures par jour sur le processus de devis. Soit, en d'autres termes, 3 à 4 employés à temps plein (ETP).

En outre, CPQ permet de gagner du temps dans le traitement des commandes. Les commandes peuvent désormais être traitées 30 minutes plus rapidement qu'auparavant. Le fabricant qui vend 10 auvents par jour gagne ainsi 18 heures supplémentaires chaque jour ! Cela représente 2 ETP supplémentaires.

C'est ainsi que CPQ donne une première impulsion, peut-être la plus importante, à la roue d'inertie.

Partie 2/5 : Le coût caché d'Excel et d'autres outils

Le logiciel CPQ remplace plusieurs systèmes tels qu'Excel, Word, des logiciels internes, des calculateurs externes, etc. Ces outils sont souvent gratuits, mais ils ont des coûts cachés :

• La maintenance du système nécessite des heures de travail de la part du service informatique,
• et la distribution, l'implémentation et le débogage de ces outils prennent beaucoup de temps.

CPQ réunit tout cela dans une seule plateforme. Quel impact cela aura-t-il sur votre entreprise ?

Le fabricant d'auvents que nous avons utilisé dans l'exemple précédent emploie une personne qui se consacre à la mise à jour de ses fichiers de calcul Excel. Le service des ventes internes utilise ces feuilles pour préparer les devis, et doit donc pouvoir compter à tout moment sur les informations les plus récentes.

Supposons que cet employé consacre en moyenne une journée par semaine à la mise à jour, à la distribution, au débogage et à l'explication des fichiers Excel. Cela signifie que chaque semaine, il perd 8 heures qui auraient pu être consacrées à l'innovation de nouveaux produits ou à la mise en œuvre d'une solution CPQ.

En investissant dans une solution CPQ, le fabricant peut se débarrasser de ses fichiers Excel et réaffecter son temps à la R&D, ce qui lui confère un avantage concurrentiel à long terme.

Partie 3/5 : Augmenter les taux de conversion grâce à des devis améliorés

Les services marketing consacrent généralement beaucoup de temps et d'argent à une bonne présentation des produits sur le site web, les médias sociaux, les salons professionnels, les brochures ou les catalogues de produits. Cependant, le devis qui est envoyé au client final est souvent oublié. Pourtant, le devis est un élément qui peut faire la différence entre une affaire gagnée et une opportunité perdue.

Un bon devis permet à votre entreprise de se démarquer dans l'environnement hyperconcurrentiel actuel. Il doit donner au client la confiance et l'envie d'acheter chez vous. Avec CPQ, vous créez des devis plus rapides et de meilleure qualité à l'aide de modèles attrayants. Vous augmentez ainsi la volonté d'achat de vos clients.

Revenons à notre fabricant d'auvents. Il produit pour 200 millions d'euros de devis par an avec un taux de conversion de 10 %. Supposons que l'entreprise augmente son taux de conversion de 1 % en utilisant CPQ pour obtenir des devis plus rapides, plus précis et de meilleure qualité. Cela se traduirait par un chiffre d'affaires supplémentaire de 2 millions d'euros !

L'amélioration des devis grâce au CPQ peut donc aider les entreprises à donner un troisième coup de pouce au volant d'inertie.

Partie 4/5 : Faire de chacun un expert en produits

Vos produits ne sont pas toujours faciles à comprendre pour vos clients. Il existe différentes options, codes produits, règles, listes de prix et bien d'autres choses encore à prendre en compte. Une solution de configuration de devis élimine cette friction et fait de chacun un expert en produits.

La solution CPQ contient toutes les informations nécessaires sur les produits pour que les ventes se déroulent sans problème. Les représentants commerciaux et vos distributeurs/clients peuvent :

• créer rapidement des devis et passer des commandes sans erreur
• consulter les dernières informations sur les produits
• Visualiser les produits en 2D/3D

Quel impact une meilleure connaissance des produits peut-elle avoir sur vos ventes ? En utilisant le logiciel CPQ, le fabricant d'auvents constate que

• Moins de questions pour l'expert en produits d'auvents, ce qui permet d'économiser en moyenne une journée de travail par semaine.
• Il n'est plus nécessaire de tenir à jour des catalogues de produits ou des tutoriels (gain d'une journée par semaine).
• Plusd'erreurs dans les devis et les commandes, ce qui réduit de moitié le nombre de réclamations et de retours (soit un gain de deux jours par semaine pour le service clientèle). Ce faisant, l'entreprise gagne également 2 % de son chiffre d'affaires total qu'elle aurait autrement dépensé pour l'expédition et la fabrication de produits erronés.

Le fabricant pourrait ainsi économiser jusqu'à 5 jours par semaine ! En faisant de chacun un expert produit grâce au CPQ, vous supprimez toutes les frictions et donnez une nouvelle impulsion à votre processus de vente.

Partie 5/5 : Permettre aux clients d'établir leurs propres devis

Enfin, il est essentiel de donner à vos clients la possibilité de générer leurs propres devis. Il s'agit de la dernière pièce de notre volant d'inertie, qui élimine toutes les frictions et garantit que la roue peut continuer à tourner !

Donnez à vos distributeurs et à vos clients la possibilité de générer des devis avec CPQ :

• Les employés du back-office et les commerciaux ne sont plus un facteur bloquant dans le processus de vente. Ils peuvent désormais se concentrer sur des projets plus complexes.
• Les clients reçoivent leurs devis instantanément, ce qui réduit les délais d'exécution.
• Le temps tue les affaires : des délais plus courts ont un effet positif sur les résultats des ventes !

Comment cela fonctionne-t-il exactement dans le cas du fabricant d'auvents ? Supposons que l'entreprise donne à son réseau de distribution l'accès à CPQ et qu'environ la moitié des auvents vendus soient désormais commandés de manière totalement autonome par un distributeur.

• La charge de travail du back-office a été divisée par deux
• Le distributeur gagne au moins 2 heures en générant son propre devis.
• En moyenne, les devis sont signés au bout d'un jour au lieu de trois.
• Le fabricant peut doubler son réseau de distribution sans ressources supplémentaires.

L'impact sur l'entreprise est le suivant :

• Les distributeurs vendent en moyenne 10 % de plus qu'auparavant. Cela représente 0,15 toile par jour, soit 33 toiles par an.
• En un an, le fabricant a doublé son réseau de distribution, ajoutant 1,65 toile par jour ou 363 unités par an.
• Répétez l'opération année après année...

Permettre à votre client de générer ses propres devis est donc la dernière étape de la roue d'inertie. Elle supprime toute friction dans le processus de vente, de sorte que votre roue continue à tourner !

Résumé

Le CPQ (Configure Price Quote) aide les entreprises à stimuler leurs ventes, mais ce logiciel a son prix. Comment justifier l'investissement dans une solution CPQ ? Dans cette étude de cas, nous avons démontré comment CPQ crée un effet de roue d'inertie en cinq points différents, garantissant ainsi que votre entreprise continue à tourner et à se développer !

Nous avons utilisé l'exemple fictif d'un fabricant d'auvents dont le chiffre d'affaires annuel récurrent s'élève à 20 millions d'euros.

• La première impulsion est le gain de temps. En automatisant le processus de devis et de commande, l'entreprise a pu gagner 48 heures par jour, soit 5 à 6 ETP. Si un ETP coûte en moyenne 60 000 euros au fabricant, il économise 5 x 60 000 euros = 300 000 euros par an !
• Deuxièmement, avec CPQ, vous pouvez vous débarrasser de la maintenance, de la formation et de la distribution d'"outils gratuits" tels qu'Excel, Word ou des logiciels internes. Ce faisant, le fabricant d'auvents libère une journée par semaine pour l'un de ses ETP, ce qui lui permet d'économiser ^1/5e x 60 000 euros = 12 000 euros par an !
• Le troisième facteur est l'augmentation des taux de conversion résultant de l'amélioration des devis. Supposons que notre fabricant d'auvents augmente son taux de conversion de 1 % et qu'il produise 200 millions d'euros de devis par an. L'amélioration des devis pourrait donc se traduire par une augmentation de 1 % sur 200 millions d'euros de devis = 2 millions d'euros de recettes par an !
• L'étape suivante consiste à faire de chacun un expert en produits. Grâce à CPQ, notre fabricant élimine toutes les frictions du processus de vente : plus de questions répétitives, de maintenance des catalogues de produits et d'erreurs dans les devis et les commandes. Cela permet d'économiser 5 jours par semaine, soit 1 ETP ! Cela signifie que le fabricant d'auvents économise 60 000 euros supplémentaires par an.
• Enfin, le volant d'inertie continue de tourner si vous donnez à vos clients la possibilité de générer leurs propres devis avec CPQ. Cela permet à votre entreprise de vendre davantage et de doubler son réseau de distribution. Le fabricant d'auvents de notre exemple peut potentiellement économiser jusqu'à 3 millions d'euros de revenus supplémentaires par an en donnant à ses revendeurs l'accès à CPQ.

CPQ permet au fabricant d'auvents d'économiser directement 372 000 euros. Pour chaque année où l'entreprise n'a pas mis en place un système CPQ, elle passe à côté d'un potentiel de 5 millions d'euros de revenus supplémentaires par an, soit une somme étonnante de 416 000 euros par mois.

Qu'attendez-vous pour agir ?

Investissez dans le CPQ avant qu'il ne soit trop tard.