Wie man ein Geschäftsszenario für CPQ erstellt

Warum sollte man einen Business Case für CPQ erstellen?

In meinem ersten Job bei einem Türhersteller wurde ich gebeten, die IT-Infrastruktur des Unternehmens zu optimieren. Ich begann sofort mit der Verbesserung der ERP- und CRM-Systeme, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.

Mir wurde jedoch schnell klar, dass das Unternehmen mehr brauchte als nur die Optimierung der bestehenden Systeme. Da sie mit hochkomplexen Produkten arbeiteten, bestand die größte Herausforderung, die sie am Wachstum ihres Geschäfts hinderte, darin, genaue Angebote zu erstellen und die richtigen Konfigurationen zu produzieren. Die Optimierung ihrer ERP- und CRM-Systeme konnte daran nichts ändern; eine CPQ- oder Configure Price Quote-Lösung war das, was sie brauchten.

Die Configure Price Quote-Software hilft Unternehmen bei der Optimierung ihrer Vertriebsprozesse. Vertriebsmitarbeiter, Distributoren und Kunden können in einer CPQ-Plattform Produkte konfigurieren, die richtigen Preise berechnen und automatisch ein Angebot erstellen. Auf diese Weise können Unternehmen mit CPQ Zeit sparen und mehr verkaufen, was wiederum zu mehr Umsatz führt.

Die Implementierung einer CPQ hat einen enormen Einfluss auf ein Unternehmen. Alle Abteilungen profitieren von der Effizienz, die eine CPQ mit sich bringt. Das bedeutet aber auch, dass Unternehmen bei der Einführung einer CPQ auf einige Widerstände stoßen werden. Menschen sind schließlich Gewohnheitstiere, die nicht immer bereit sind, ihre Arbeitsweise zu ändern.

Darüber hinaus hat CPQ seinen eigenen Preis. Wie können Sie diese Investition rechtfertigen? Und wann können Sie Ihren ersten ROI erwarten? Werfen wir einen Blick auf einen konkreten Business Case.

Schwungradeffekt einer CPQ

Der Schwungradeffekt beschreibt, wie sich "kleine Gewinne" oder kleine Anstöße auf einem Rad im Laufe der Zeit akkumulieren und Ihrem Unternehmen ein kontinuierliches Wachstum ermöglichen. Das Konzept basiert auf mechanischen Schwungrädern, die Rudermaschinen, Räder auf Kinderspielplätzen und vieles mehr antreiben. Um den Schwungradeffekt zu erzeugen, muss die gesamte Reibung aus den Prozessen entfernt und eine bestimmte Kraft angewendet werden.

Ich bin der festen Überzeugung, dass CPQ einen Schwungradeffekt auf ein Unternehmen haben kann: CPQ gibt dem Rad kleine Stöße, so dass sich das Unternehmen weiter drehen und somit weiter wachsen kann. Schauen wir uns einmal genauer an, was diese kleinen Anstöße genau bedeuten.

Wir werden einen Business Case anhand des fiktiven Beispiels eines Herstellers von Schirmen mit einem Jahresumsatz von etwa 20 Millionen Euro erstellen.

Teil 1/5: Zeitersparnis

CPQ hilft Ihnen, Zeit zu sparen. Vor allem im Angebots- und Bestellprozess können Sie Stunden an Arbeit einsparen:

• Einfaches Konfigurieren von Produkten
• Automatisch den richtigen Preis berechnen
• Erstellen Sie genaue Angebote mit einem Klick
• Senden Sie alle Daten in Form eines Auftrags an die Produktion

Was bedeutet das genau für Ihr Unternehmen?

Schauen wir uns das Beispiel unseres Herstellers von Vordächern an. Er erstellt Angebote in 10 Minuten statt in 30 Minuten mit CPQ und verschickt etwa 90 Angebote pro Tag.

Das Unternehmen kann 90 x 20 Minuten = 30 Stunden pro Tag für den Angebotsprozess einsparen. Mit anderen Worten: 3 bis 4 Vollzeitmitarbeiter (FTE).

Darüber hinaus hilft CPQ, Zeit bei der Auftragsabwicklung zu sparen. Aufträge können nun 30 Minuten schneller bearbeitet werden als zuvor. Ein Hersteller, der 10 Schirme pro Tag verkauft, spart somit täglich weitere 18 Stunden! Das sind weitere 2 FTEs.

Auf diese Weise gibt CPQ dem Schwungrad einen ersten und vielleicht den wichtigsten Schub.

Teil 2/5: Die versteckten Kosten von Excel und anderen Tools

CPQ-Software ersetzt verschiedene Systeme wie Excel, Word, interne Software, externe Rechner usw. Diese Tools sind oft kostenlos, aber mit versteckten Kosten verbunden:

• Die Systemwartung erfordert stundenlange Arbeit der IT-Abteilung,
• und die Verteilung, Implementierung und Fehlerbehebung dieser Tools nimmt viel Zeit in Anspruch.

CPQ bringt alles in einer Plattform zusammen. Welche Auswirkungen wird dies auf Ihr Unternehmen haben?

Der Haubenhersteller, den wir in unserem Beispiel vorhin genannt haben, beschäftigt eine Person, die dafür zuständig ist, seine Excel-Kalkulationsdateien auf dem neuesten Stand zu halten. Der Vertriebsinnendienst verwendet diese Tabellen bei der Erstellung von Angeboten und muss sich daher jederzeit auf die neuesten Informationen verlassen können.

Nehmen wir an, dieser Mitarbeiter verbringt im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit der Aktualisierung, Verteilung, Fehlersuche und Erklärung der Excel-Dateien. Das bedeutet, dass jede Woche 8 Stunden verloren gehen, die für die Innovation neuer Produkte oder die Implementierung einer CPQ-Lösung hätten verwendet werden können.

Durch die Investition in CPQ kann der Hersteller seine Excel-Dateien loswerden und die Zeit in Forschung und Entwicklung investieren, was ihm langfristig einen Wettbewerbsvorteil verschafft.

Teil 3/5: Steigern Sie die Konversionsraten mit verbesserten Angeboten

Marketingabteilungen investieren in der Regel viel Zeit und Geld in eine gute Produktpräsentation auf der Website, in sozialen Medien, auf Messen, in Broschüren oder Produktkatalogen. Das Angebot, das an den Endkunden gesendet wird, wird jedoch oft vergessen. Dabei kann ein Angebot den Unterschied zwischen einem gewonnenen Geschäft und einer verlorenen Gelegenheit ausmachen.

Mit einem guten Angebot hebt sich Ihr Unternehmen in der heutigen wettbewerbsintensiven Umgebung ab. Es sollte dem Kunden das Vertrauen und den Wunsch geben, bei Ihnen zu kaufen. Mit CPQ können Sie mithilfe attraktiver Vorlagen schnellere und bessere Angebote erstellen. Das steigert die Kaufbereitschaft Ihres Kunden.

Kehren wir zu unserem Baldachinhersteller zurück. Das Unternehmen erstellt jährlich Angebote im Wert von 200 Millionen Euro bei einer Konversionsrate von 10 %. Angenommen, das Unternehmen erhöht seine Konversionsrate um 1 %, indem es CPQ für schnellere, bessere und genauere Angebote einsetzt. Dies würde zu einem zusätzlichen Umsatz von 2 Millionen Euro führen!

Die verbesserten Angebote einer CPQ können Unternehmen also helfen, dem Schwungrad einen dritten Schub zu geben.

Teil 4/5: Machen Sie jeden zu einem Produktexperten

Ihre Produkte sind für Ihre Kunden nicht immer leicht zu verstehen. Es gibt verschiedene Optionen, Produktcodes, Regeln, Preislisten und vieles mehr zu beachten. Eine Configure Price Quote-Lösung beseitigt diese Reibungsverluste und macht aus jedem Kunden einen Produktexperten.

CPQ enthält alle notwendigen Produktinformationen, damit der Verkauf reibungslos abläuft. Sowohl die Vertriebsmitarbeiter als auch Ihre Händler/Kunden können:

• Schnell Angebote erstellen und fehlerfreie Bestellungen aufgeben
• die neuesten Produktinformationen abrufen
• die Produkte in 2D/3D visualisieren

Welchen Einfluss kann eine bessere Produktkenntnis auf Ihren Verkauf haben? Durch den Einsatz von CPQ-Software erfährt der Hersteller von Hauben:

• Weniger Fragen an den Produktexperten, was im Durchschnitt einen Arbeitstag pro Woche einspart
• Keine Notwendigkeit mehr, Produktkataloge oder Anleitungenzu pflegen (Einsparung eines Tages pro Woche)
• Keine Fehler mehr bei Angeboten und Bestellungen, wodurch sich die Zahl der Reklamationen und Rücksendungen halbiert (Einsparung von zwei Tagen Kundendienst pro Woche). Auf diese Weise gewinnt das Unternehmen auch 2 % seiner Gesamteinnahmen, die es sonst für den Versand und die Herstellung falscher Produkte ausgeben würde.

Wenn man dies berücksichtigt, könnte der Hersteller bis zu 5 Tage pro Woche einsparen! Indem Sie mit CPQ jeden zum Produktexperten machen, beseitigen Sie alle Reibungsverluste und geben Ihrem Verkaufsprozess einen weiteren Schub.

Teil 5/5: Ermöglichen Sie Ihren Kunden, selbst Angebote zu erstellen

Schließlich müssen Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, eigene Angebote zu erstellen. Dies ist das letzte Glied unseres Schwungrads, das alle Reibungsverluste beseitigt und dafür sorgt, dass sich das Rad weiterdrehen kann!

Geben Sie Ihren Händlern und Kunden die Möglichkeit, mit CPQ Angebote zu erstellen:

• Back-Office-Mitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter sind nicht länger ein blockierender Faktor im Verkaufsprozess. Sie können sich jetzt auf komplexere Projekte konzentrieren.
• Die Kunden erhalten ihre Angebote sofort, was zu kürzeren Vorlaufzeiten führt.
• Time kills deals: Kürzere Vorlaufzeiten wirken sich positiv auf die Verkaufsergebnisse aus!

Wie genau würde dies im Fall des Herstellers von Vordächern funktionieren? Nehmen wir an, das Unternehmen gibt seinem Vertriebsnetz Zugang zu CPQ, und etwa die Hälfte der verkauften Vordächer wird nun völlig eigenständig von einem Vertriebshändler bestellt.

• Der Back-Office-Aufwand wurde halbiert.
• Der Vertriebshändler spart mindestens 2 Stunden, indem er sein eigenes Angebot erstellt.
• Im Durchschnitt werden die Angebote nach einem Tag statt nach drei Tagen unterzeichnet.
• Der Hersteller kann sein Vertriebsnetz ohne zusätzliche Ressourcen verdoppeln.

Dies hat folgende Auswirkungen auf das Unternehmen:

• Die Vertriebshändler verkaufen jetzt im Durchschnitt 10 % mehr als vorher. Dies entspricht 0,15 Schirmen pro Tag oder 33 Schirmen pro Jahr.
• Innerhalb eines Jahres hat der Hersteller sein Vertriebsnetz verdoppelt und damit weitere 1,65 Überdachungen pro Tag oder 363 Stück pro Jahr hinzugefügt.
• Wiederholen Sie dies Jahr für Jahr...

Ihren Kunden die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Angebote zu erstellen, ist daher der letzte Anstoß des Schwungrads. Es beseitigt alle Reibungen im Verkaufsprozess, so dass sich Ihr Rad weiterdreht!

Zusammenfassung

CPQ oder Configure Price Quote hilft Unternehmen, ihren Umsatz zu steigern, aber die Software hat ihren Preis. Wie können Sie die Investition in eine CPQ-Lösung rechtfertigen? In diesem Business Case haben wir gezeigt, wie CPQ in fünf verschiedenen Schritten einen Schwungrad-Effekt erzeugt, der dafür sorgt, dass sich Ihr Unternehmen weiterdreht und wächst!

Wir haben ein fiktives Beispiel eines Herstellers von Markisen mit einem jährlichen Umsatz von 20 Millionen verwendet.

• Der erste Schub ist die Zeitersparnis. Durch die Automatisierung des Angebots- und Auftragsprozesses konnte das Unternehmen 48 Stunden pro Tag einsparen, was 5-6 Vollzeitäquivalenten entspricht. Wenn ein Vollzeitbeschäftigter den Hersteller durchschnittlich 60.000 € kostet, spart er 5 x 60.000 € = 300.000 € pro Jahr!
• Zweitens können Sie mit CPQ die Wartung, Schulung und Verteilung von "kostenlosen Tools" wie Excel, Word oder firmeneigener Software loswerden. Dadurch wird ein Tag pro Woche für einen Vollzeitbeschäftigten des Herstellers frei, was eine zusätzliche Einsparung von ^1/5 x 60.000 € = 12.000 € pro Jahr bedeutet!
• Der dritte Anstoß ist die Erhöhung der Umschlagshäufigkeit als Ergebnis verbesserter Angebote. Nehmen wir an, dass unser Vordachhersteller seine Umwandlungsrate um 1 % erhöht und dass er Angebote im Wert von 200 Mio. € pro Jahr erstellt. Die verbesserten Angebote könnten also ein zusätzliches 1 % auf 200 Mio. € Angebot bedeuten = 2 Mio. € Umsatz pro Jahr!
• Der nächste Schritt auf dem Schwungrad besteht darin, jeden zum Produktexperten zu machen. Mit CPQ beseitigt unser Hersteller alle Reibungsverluste im Verkaufsprozess: keine sich wiederholenden Fragen mehr, keine Pflege von Produktkatalogen und keine Fehler bei Angeboten und Bestellungen. Das spart 5 Tage pro Woche oder 1 Vollzeitstelle! Das bedeutet, dass der Hersteller der Hauben weitere 60.000 € pro Jahr einspart.
• Und schließlich dreht sich das Schwungrad weiter, wenn Sie Ihre Kunden in die Lage versetzen, mit CPQ ihre eigenen Angebote zu erstellen. Dadurch kann Ihr Unternehmen mehr verkaufen und sein Vertriebsnetz verdoppeln. Der Hersteller des Vordachs in unserem Beispiel spart potenziell bis zu 3 Mio. € zusätzlichen Umsatz pro Jahr, indem er seinen Händlern Zugang zu CPQ gewährt.

CPQ spart dem Hersteller von Überdachungen direkt 372.000 €. Für jedes Jahr, in dem das Unternehmen nicht über ein CPQ-System verfügt, entgehen ihm potenziell 5 Mio. € an zusätzlichen Einnahmen pro Jahr oder erstaunliche 416.000 € pro Monat.

Worauf warten Sie noch?

Investieren Sie in CPQ, bevor es zu spät ist.