Hoe maak je een business case voor CPQ

Waarom een business case maken voor CPQ?

In mijn eerste baan bij een deurenfabrikant werd ik gevraagd om de IT-infrastructuur van het bedrijf te optimaliseren. Ik begon meteen met het verbeteren van hun ERP- en CRM-systemen om een soepele gegevensstroom te garanderen.

Ik realiseerde me echter al snel dat het bedrijf meer nodig had dan alleen het optimaliseren van bestaande systemen. Omdat ze met zeer complexe producten werkten, was hun grootste uitdaging het genereren van nauwkeurige offertes en het produceren van de juiste configuraties. Het optimaliseren van hun ERP- en CRM-systemen zou daar niets aan veranderen; een CPQ- of Configure Price Quote-oplossing was wat ze nodig hadden.

Configure Price Quote software helpt bedrijven om hun verkoopproces te optimaliseren. Verkopers, distributeurs en klanten kunnen producten configureren, de juiste prijzen berekenen en automatisch een offerte genereren in één CPQ-platform. Dat is hoe CPQ bedrijven in staat stelt om tijd te besparen en meer te verkopen, wat resulteert in meer inkomsten.

Het implementeren van een CPQ heeft een enorme impact op een bedrijf. Alle afdelingen profiteren van de efficiëntie die een CPQ met zich meebrengt. Dat betekent echter ook dat bedrijven op weerstand zullen stuiten wanneer ze een CPQ proberen te implementeren. Mensen zijn nu eenmaal gewoontedieren die niet altijd openstaan voor het veranderen van hun manier van werken.

Bovendien hangt er een prijskaartje aan CPQ. Hoe kun je deze investering rechtvaardigen? En wanneer kun je de eerste ROI verwachten? Laten we eens kijken naar een concrete business case.

Vliegwieleffect van een CPQ

Het vliegwieleffect beschrijft hoe 'kleine overwinningen' of kleine duwtjes op een wiel zich na verloop van tijd opstapelen, waardoor je bedrijf voortdurend kan groeien. Het concept is gebaseerd op mechanische vliegwielen die roeimachines, wielen op kinderspeelplaatsen en nog veel meer aandrijven. Om het vliegwieleffect te creëren, moet alle wrijving uit processen worden verwijderd en moet er een bepaalde kracht worden uitgeoefend.

Ik ben ervan overtuigd dat CPQ een vliegwieleffect kan hebben op een bedrijf: CPQ geeft kleine duwtjes in de rug zodat het bedrijf kan blijven draaien en dus kan blijven groeien. Laten we eens wat dieper ingaan op wat die duwtjes precies betekenen.

We zullen een business case maken aan de hand van een fictief voorbeeld van een fabrikant van luifels met een jaaromzet van ongeveer €20 miljoen.

Deel 1/5: Tijd besparen

CPQ helpt je tijd te besparen. U kunt uren werk besparen, vooral in het offerte- en orderproces:

• Eenvoudig producten configureren
• Automatisch de juiste prijs berekenen
• Met één klik nauwkeurige offertes genereren
• Alle gegevens in de vorm van een order naar de productie sturen

Wat betekent dit precies voor uw bedrijf?

Laten we eens kijken naar het voorbeeld van onze fabrikant van luifels. Zij genereren offertes in 10 minuten in plaats van 30 met CPQ en versturen ongeveer 90 offertes per dag.

Het bedrijf kan 90 x 20 minuten = 30 uur per dag besparen op het offerteproces. Of met andere woorden, 3 tot 4 Full Time Employees (FTE's).

Daarnaast helpt CPQ tijd te besparen bij het verwerken van orders. Bestellingen kunnen nu 30 minuten sneller worden verwerkt dan voorheen. De fabrikant die 10 luifels per dag verkoopt, bespaart dus nog eens 18 uur per dag! Dat zijn nog eens 2 FTE's.

Zo geeft CPQ een eerste en misschien wel het belangrijkste zetje aan het vliegwiel.

Deel 2/5: De verborgen kosten van Excel en andere tools

CPQ-software vervangt verschillende systemen zoals Excel, Word, interne software, externe rekenmachines, enz. Deze tools zijn vaak gratis, maar brengen verborgen kosten met zich mee:

• Systeemonderhoud vereist uren werk van de IT-afdeling,
• en het verspreiden, implementeren en debuggen van deze tools kost veel tijd.

CPQ brengt alles samen in één platform. Wat voor impact heeft dit op uw bedrijf?

De fabrikant van luifels die we in het voorbeeld eerder gebruikten, heeft één persoon in dienst die zich bezighoudt met het up-to-date houden van hun Excel-calculatiebestanden. De verkoopbinnendienst gebruikt deze sheets bij het opstellen van offertes, dus ze moeten altijd kunnen vertrouwen op de meest recente informatie.

Stel dat deze medewerker gemiddeld één dag per week besteedt aan het bijwerken, verspreiden, debuggen en uitleggen van de Excel-bestanden. Dat betekent dat er elke week 8 uur verloren gaat die besteed hadden kunnen worden aan het innoveren van nieuwe producten of het implementeren van een CPQ-oplossing.

Door te investeren in CPQ kan de fabrikant zich ontdoen van zijn Excel-bestanden en tijd toewijzen aan R&D, waardoor hij op de lange termijn een concurrentievoordeel heeft.

Deel 3/5: Conversie verhogen met verbeterde offertes

Marketingafdelingen besteden meestal veel tijd en geld aan een goede productpresentatie op de website, sociale media, beurzen, in brochures of productcatalogi. De offerte die naar de eindklant wordt gestuurd, wordt echter vaak vergeten. En toch is een offerte iets dat het verschil kan maken tussen een gewonnen deal en een gemiste kans.

Een goede offerte zorgt ervoor dat uw bedrijf opvalt in de huidige hyperconcurrerende omgeving. Het moet de klant het vertrouwen en het verlangen geven om bij u te kopen. Met CPQ maakt u snellere en betere offertes met behulp van enkele aantrekkelijke sjablonen. Dit verhoogt de koopbereidheid van je klant.

Laten we teruggaan naar onze fabrikant van luifels. Zij produceren offertes ter waarde van €200 miljoen per jaar met een conversiepercentage van 10%. Stel dat het bedrijf hun conversiepercentage met 1% verhoogt door CPQ te gebruiken voor snellere, betere en accurate offertes. Dit zou resulteren in €2 miljoen extra inkomsten!

De verbeterde offertes van een CPQ kunnen bedrijven dus helpen om het vliegwiel een derde zetje te geven.

Deel 4/5: Maak van iedereen een productexpert

Uw producten zijn niet altijd gemakkelijk te begrijpen voor uw klanten. Er zijn verschillende opties, productcodes, regels, prijslijsten en meer om rekening mee te houden. Een Configure Price Quote oplossing neemt deze wrijving weg en maakt van iedereen een productexpert.

CPQ bevat alle benodigde productinformatie om de verkoop soepel te laten verlopen. Zowel verkopers als uw distributeurs/klanten kunnen:

• Snel offertes maken en foutloos bestellingen plaatsen
• De laatste productinformatie raadplegen
• De producten in 2D/3D visualiseren

Welke impact kan een grotere productkennis hebben op uw verkoop? Door gebruik te maken van CPQ software ervaart de luifelfabrikant:

• Minder vragen voor de luifelproductexpert, wat gemiddeld een dag werk per week bespaart
• Geen productcatalogi of handleidingenmeer hoeven bij te houden (scheelt een dag per week)
• Geen fouten meer in offertes en orders, waardoor het aantal klachten en retouren wordt gehalveerd (dat scheelt twee dagen klantenservice per week). Op deze manier wint het bedrijf ook 2% van hun totale omzet die ze anders zouden besteden aan het verzenden en produceren van verkeerde producten.

Als je dit in aanmerking neemt, kan de fabrikant tot wel 5 dagen per week besparen! Door van iedereen een productexpert te maken met CPQ, verwijder je alle wrijving en geef je je verkoopproces een nieuwe impuls.

Deel 5/5: Stel klanten in staat hun eigen offertes te maken

Tot slot is het cruciaal om je klanten de mogelijkheid te geven om hun eigen offertes te maken; dit is het laatste stukje van ons vliegwiel, dat alle wrijving wegneemt en ervoor zorgt dat het wiel kan blijven draaien!

Geef uw distributeurs en klanten de mogelijkheid om offertes te genereren met CPQ:

• Back-office medewerkers en verkopers zijn niet langer een blokkerende factor in het verkoopproces. Ze kunnen zich nu richten op complexere projecten.
• Klanten ontvangen hun offertes onmiddellijk, wat resulteert in kortere doorlooptijden.
• Time kills deals: kortere doorlooptijden hebben een positief effect op de verkoopresultaten!

Hoe zou dit precies werken in het geval van de fabrikant van luifels? Stel dat het bedrijf zijn distributienetwerk toegang geeft tot CPQ en ongeveer de helft van de verkochte luifels wordt nu volledig autonoom besteld door een distributeur.

• De werklast van de backoffice is gehalveerd
• De distributeur bespaart minstens 2 uur door zijn eigen offerte te genereren
• Offertes worden gemiddeld na één dag getekend in plaats van na drie dagen
• De fabrikant kan zijn distributienetwerk verdubbelen zonder extra middelen

Dit heeft de volgende impact op het bedrijf:

• Distributeurs verkopen nu gemiddeld 10% meer dan voorheen. Dit komt neer op 0,15 luifel per dag, of 33 luifels op jaarbasis.
• In een jaar tijd verdubbelt de fabrikant zijn distributienetwerk, waardoor er nog eens 1,65 luifels per dag bijkomen, of 363 eenheden per jaar.
• Herhaal dit jaar na jaar...

Je klant in staat stellen zelf offertes te genereren is dus het laatste duwtje in de rug van het vliegwiel. Het haalt alle wrijving uit het verkoopproces, zodat uw wiel blijft draaien!

Samenvatting

CPQ of Configure Price Quote helpt bedrijven om hun verkoop te stimuleren, maar de software komt met een eigen prijskaartje. Hoe kun je een investering in een CPQ-oplossing rechtvaardigen? In deze business case hebben we laten zien hoe CPQ een vliegwieleffect creëert in vijf verschillende pushes, waardoor je bedrijf blijft draaien en groeien!

We gebruikten een fictief voorbeeld van een fabrikant van luifels met een jaarlijks terugkerende omzet van 20 miljoen.

• De eerste stimulans is tijdbesparing. Door het offerte- en orderproces te automatiseren, kon het bedrijf 48 uur per dag besparen, oftewel 5-6 FTE's. Als één FTE de fabrikant gemiddeld €60K kost, besparen ze op 5 x €60K = €300.000 per jaar!
• Ten tweede kun je met CPQ afkomen van het onderhoud, de training en de distributie van 'gratis tools' zoals Excel, Word of interne software. Hierdoor maakt de luifelproducent één dag per week vrij voor één van zijn FTE's, wat nog eens ^1/5e x €60K = €12.000 per jaar bespaart!
• De derde stimulans is de verhoogde conversie als gevolg van verbeterde offertes. Stel dat onze luifelproducent zijn conversie met 1% verhoogt en dat hij voor €200M aan offertes per jaar produceert. De verbeterde offertes zouden dus een extra 1% kunnen betekenen op €200M aan offertes = €2M omzet per jaar!
• De volgende stap op het vliegwiel is om van iedereen een productexpert te maken. Door dit met CPQ te doen, haalt onze fabrikant alle wrijving uit het verkoopproces: geen repetitieve vragen meer, onderhoud van productcatalogi en fouten in offertes en orders. Dit bespaart 5 dagen per week, oftewel 1 FTE! Dit betekent dat de fabrikant van de luifel nog eens € 60.000 per jaar bespaart.
• En tot slot blijft het vliegwiel draaien als u uw klanten in staat stelt hun eigen offertes te genereren met CPQ. Hierdoor kan je bedrijf meer verkopen en het distributienetwerk verdubbelen. De fabrikant van luifels in ons voorbeeld kan tot €3 miljoen extra inkomsten per jaar besparen door zijn dealers toegang te geven tot CPQ.

CPQ bespaart de fabrikant van luifels rechtstreeks €372.000. Voor elk jaar dat het bedrijf geen CPQ heeft, lopen ze potentieel €5 miljoen aan extra inkomsten per jaar mis, of een verbazingwekkende €416.000 per maand.

Waar wacht je nog op?

Investeer in CPQ voordat het te laat is.