Zolare accélère le processus de commande grâce au logiciel Hive Configure Price Quote

A propos de Zolare.

Zolare est un fabricant néerlandais de systèmes de protection solaire extérieure, spécialisé dans les écrans, les volets roulants, les stores à bras articulés, les stores vénitiens extérieurs et les solutions pour puits de lumière. Fondée en 1977 sous le nom de Pirisol, l'entreprise compte aujourd'hui plus de 250 distributeurs et livre plus de 10 000 produits finis par an. Nos principaux clients sont les décorateurs d'intérieur et les spécialistes de la protection solaire, explique Frank, mais nous fournissons également les installateurs de lucarnes et de cadres de fenêtres.

Une nouvelle identité et un nouveau processus de commande.

"Zolare a connu une croissance constante depuis le premier jour, même si nous n'avons pas accordé beaucoup d'importance au marketing", explique Frank. "Cette approche a fonctionné : certains de nos tout premiers clients sont toujours avec nous aujourd'hui, ce qui en dit long sur la qualité de notre service et de nos produits. Mais le monde numérique évolue rapidement, et je crois au progrès. En 2023, nous avons donc donné à l'entreprise un nouveau visage : un nouveau nom, une attention renouvelée à l'expérience produit et un site web adapté aux normes d'aujourd'hui. Parallèlement, il était temps de moderniser notre processus de commande".

Abandonner les formulaires de commande incomplets.

Pendant de nombreuses années, Zolare s'est appuyé sur un processus de commande assez traditionnel : "Nous travaillions avec des catalogues imprimés, tant en interne que chez nos revendeurs, explique Frank, et lescommandes nous parvenaient par le biais de formulaires papier, envoyés par courrier électronique ou même par télécopie. Plus tard, nous sommes passés à une page de commande de base construite dans WordPress, mais chaque commande devait encore être saisie manuellement dans notre système ERP".

Cette approche n 'était pas toujours à l'abri des erreurs: "Il manquait parfois des détails essentiels - comme le côté de fonctionnement préféré d'un volet - ou la configuration n'était pas techniquement réalisable, par exemple avec des configurations dont le moteur ne correspondait pas à la largeur du volet roulant."

La recherche d'une plus grande facilité d'utilisation pour l'équipe et les revendeurs.

"Nous voulions vraiment repenser l'ensemble du processus de commande", explique Frank, "Notre objectif était de créer un système convivial, même pour les revendeurs qui ne passent pas des commandes de parasols tous les jours. Nous voulions leur faciliter la tâche et faire en sorte qu'il leur soit le plus facile possible de passer une commande eux-mêmes.
En même temps, nous voulions que chaque commande génère automatiquement les pièces de production adéquates dans notre système ERP. La saisie manuelle des commandes ne prenait pas seulement du temps, elle augmentait aussi le risque d'erreurs. C'est cette étape que nous sommes en train d'automatiser avec Hive CPQ".

Hive CPQ à la rescousse, des deux côtés.

"Aujourd'hui, nous utilisons Hive CPQ de deux manières", explique Frank, "en amont, nous recevons désormais des commandes complètes avec des configurations et des prix précis. Mais le plus grand changement se situe au niveau de la partie frontale, où nos revendeurs peuvent facilement créer des devis et des prix - même avec leur client lors d'une conversation de vente - de manière transparente.

La facilité d'utilisation est vraiment remarquable : Hive CPQ convient parfaitement à notre réseau de décorateurs d'intérieur, qui peuvent désormais utiliser l'outil sans avoir besoin de connaissances techniques approfondies sur nos produits. Tous ceux qui ont testé l'outil l'utilisent activement et passent des commandes par l'intermédiaire de Hive. Certains revendeurs ont même installé un kiosque Hive CPQ dans leur salle d'exposition : cela leur permet d'éviter d'oublier des options telles que des types de tissus ou des variantes de moteurs, et d'offrir à leurs clients une expérience plus complète."

90 % des revendeurs ont déjà adhéré au projet.

"Nos revendeurs ont rapidement adopté le nouveau système. Aujourd'hui, 90 % d'entre eux utilisent activement Hive CPQ et cette adoption s'est faite très rapidement. Mois après mois, de plus en plus de clients passent leurs commandes par l'intermédiaire de la plateforme. Il est difficile de déterminer si cette croissance est due à la saison estivale, à nos efforts de marketing ou à l'introduction de Hive CPQ, mais une chose est sûre : le nouveau système de commande est devenu un solide argument de vente lors des salons et des réunions de vente. Il a certainement contribué à l'augmentation du nombre de nouveaux revendeurs au cours des derniers mois.

Une autre grande victoire est que nous pouvons maintenant facilement assurer le suivi lorsque quelque chose ne va pas pendant la commande. L'ensemble du processus est plus structuré et contrôlé, ce qui renforce clairement les relations avec les clients. En interne également, tout le monde est satisfait du passage à un système de commande moderne et intelligent. Nous utilisons même Hive CPQ pour générer des devis personnalisés rapides et précis.

"L'implication de Hive CPQ s'est imposée dès le départ.

"J'ai fait des recherches sur plusieurs solutions CPQ et je suis tombé sur Hive CPQ", explique Frank, "Après un premier appel avec Vera, leur directrice des ventes, les choses ont évolué rapidement. Ce qui m'a tout de suite frappé, c'est l'implication personnelle de Hive. Lorsqu'on explore un outil CPQ, il est souvent difficile de savoir à quoi s'attendre ou à quoi faire attention lors d'une démonstration. C'est pourquoi un accompagnement adéquat fait toute la différence - et avec Hive, j'ai ressenti ce soutien dès le premier jour".

D'un début difficile à une navigation sans heurts.

"Nous avons lancé le projet en janvier 2024", explique Frank, "au départ, nous travaillions avec un assistant de configuration anglophone, mais notre équipe travaille entièrement en néerlandais. Nous avons donc rapidement fait appel à un consultant néerlandophone, et c'est à ce moment-là que les choses ont vraiment commencé à bouger. Le nouvel assistant comprend vraiment nos produits. Tout récemment, j'ai oublié d'inclure une information dans un briefing, et le consultant de Hive l'a immédiatement repéré. Cette proactivité est une vraie valeur ajoutée. Depuis, tout se passe bien".

Zolare a opté pour une approche progressive : "Nous avons commencé par notre plus grand groupe de produits - les écrans - et n'avons ajouté d'autres catégories que plus tard. Dès que les écrans ont été mis en service, nous avons lancé le système auprès de nos revendeurs. Cela leur a donné le temps de se familiariser avec la plateforme et nous a permis de détecter les éventuelles erreurs en cours de route. Nous avons été transparents à ce sujet et avons reçu un retour d'information précieux. Nous avons corrigé les petits bogues et amélioré progressivement le configurateur, étape par étape".

Il s'est avéré plus facile que prévu de convaincre les revendeurs : "Les nouveaux clients bénéficient d'une formation personnelle d'une heure et de quelques manuels clairs. Cela fonctionne bien : il suffit de les guider brièvement, puis ils sont prêts. Le système est suffisamment intuitif pour qu'ils s'y retrouvent rapidement. Dans l'ensemble, le projet a été réalisé en un temps relativement court. J'ai pris l'habitude de réserver quelques heures par semaine en 2024 pour travailler sur le configurateur, ce qui a permis d'accélérer les choses.

Prochaines étapes : une meilleure visualisation et l'intégration de l'ERP.

Zolare travaille actuellement à l'amélioration de la visualisation des produits dans le configurateur : "Dans la première phase du projet, les utilisateurs voyaient immédiatement une image ou un rendu pendant la configuration, mais ces visuels n'étaient pas toujours exacts. Par exemple, la couleur du tissu ou la finition du cadre ne correspondaient pas aux options sélectionnées. Nous avons depuis amélioré l'alignement de ces éléments. Nous travaillons toujours avec des images statiques: bien que Hive CPQ prenne entièrement en charge les modèles 3D, c'est moins pertinent pour nos produits".

La prochaine grande étape consiste à intégrer la nomenclature de Zolare dans Hive CPQ et à la connecter à son système ERP: "Pour l'instant, les commandes doivent encore être saisies manuellement dans notre ERP. Ce processus est ensuite revérifié par des collègues, ce qui prend du temps et augmente le risque d'erreurs, en particulier pendant la saison estivale très chargée.

J'avais sous-estimé la complexité, et nous sommes une équipe relativement petite avec des connaissances informatiques internes limitées, mais nous faisons ce que nous pouvons. Il est important de mettre cela en place correctement dès le départ: si vous ne le faites pas, vous construisez sur des bases fragiles. Notre objectif est de faire en sorte que l'intégration de la nomenclature et de l'ERP soit totalement opérationnelle d'ici la fin de l'année.

La boutique de produits et les intégrations API à l'horizon.

"Notre premier objectif était d'obtenir l'adhésion de nos revendeurs, et nous y sommes parvenus. Bien sûr, ce serait formidable si 100 % d'entre eux finissaient par passer des commandes via Hive CPQ, mais nous laissons les choses se faire de manière organique. En attendant, nous continuons à améliorer la plateforme. Nous étudions l'idée de créer un magasin de produits au sein de Hive pour les pièces détachées, et d'ajouter éventuellement des fonctionnalités liées au traitement des réclamations. Hive CPQ offre certainement des possibilités, mais il est important que nos processus internes puissent suivre. Nous sommes une entreprise de production et nous voulons que nos délais de livraison restent stables. Alors oui, nous voulons grandir, mais seulement d'une manière durable et gérable.

Une fois que nos systèmes internes seront totalement intégrés, nous souhaitons étudier la possibilité de connecter les systèmes de nos clients à Hive CPQ par le biais d'intégrations API. Ce serait un autre pas en avant en termes de facilité et d'efficacité.