Comment faire un Business case pour un CPQ

Pourquoi faire un Business case pour un CPQ ?

Au cours de mon premier travail, chez un fabricant de portes, l’on m’a demandé d’optimiser l’infrastructure IT de l’entreprise. J’ai immédiatement commencé à améliorer leurs systèmes ERP et CRM pour permettre un flux de données efficace.

Cependant, j’ai rapidement réalisé que l’entreprise avait besoin de davantage qu’une optimisation des systèmes existants. Ils travaillaient avec des produits hautement complexes, et le principal challenge qui les retenait d’agrandir leurs parts de marché était la génération de devis, couplée à la production de configurations justes. L’optimisation de leurs systèmes ERP et CRM n’allait pas changer cela ; il leur fallait une solution CPQ ou Configure Price Quote.

Un logiciel Configure Price Quote aide les entreprises à optimiser leur processus de vente. Les commerciaux, distributeurs et clients peuvent configurer des produits, calculer les prix corrects, et automatiquement générer un devis sur une plateforme CPQ. C’est comme ça qu’un CPQ permet aux entreprises de gagner du temps et de vendre davantage, générant plus de revenu.

Mettre en place un CPQ impacte fortement une entreprise. Tous les départements bénéficient de l’efficacité apportée par un CPQ. Cependant, cela signifie également que les entreprises font face à une certaine résistance quand elles cherchent à installer un CPQ. Les gens apprécient leurs habitudes après tout, et ne sont pas toujours prêts à accepter de changer leur façon de travailler.

Enfin, un CPQ vient avec son propre prix. Comment pouvez-vous justifier cet investissement ? Et quand pouvez-vous attendre votre premier retour sur investissement ? Jetons un œil à un business case concret.

L’effet Flywheel d’un CPQ

L'effet Flywheel décrit comment de ‘petites victoires’ ou de petites poussées sur une roue s’accumulent avec le temps, pour permettre à votre entreprise de continuellement se développer. Le concept se fonde sur les volants à inertie mécanique, les roues sur les jardins d’enfants, etc. Pour créer l’effet Flywheel, toute friction doit disparaître des processus et une certaine force doit être appliquée.

Je suis convaincu qu’un CPQ peut avoir l’effet Flywheel sur une entreprise : un CPQ donne de petits coups de pouce à la roue pour permettre à l’entreprise de continuer de tourner et donc de se développer. Concentrons-nous sur ce que ces coups de pouce représentent plus précisément.

Nous allons faire un business case en utilisant une entreprise fictive de fabricant de canopées avec un revenu annuel d’environ 20 millions d’euros.

Partie 1/5: Gagner du temps

Un CPQ vous aide à gagner du temps. Vous pouvez économiser des heures de travail, notamment lors des processus de chiffrage et de commande :

• Configurez aisément des produits
• Calculez automatiquement le prix correct
• Générez des devis corrects en un clic
• Envoyez toutes les données sous forme d’ordre de fabrication

Qu’est-ce que cela signifie pour votre entreprise ?

Prenons l’exemple de notre fabricant de canopées. Il génère des devis en 10 minutes au lieu de 30, grâce au CPQ, et envoie environ 90 devis par jour.

L’entreprise peut gagner 90 x 20 minutes = 30 heures par jour sur le processus de devis. Ou en d’autres mots, 3 à 4 employés temps plein (FTEs).

De plus, un CPQ économise du temps lors de la prise de commande. Les commandes peuvent à présent être traitées 30 minutes plus rapidement qu’avant. Le fabricant, vendant 10 canopées par jour, peut donc gagner 18 heures supplémentaires chaque jour ! C’est encore 2 employés plein temps.

C’est ainsi qu’un CPQ donne une première, et peut-être la plus importante, poussée à la roue.

Partie 2/5: Les coûts cachés d’Excel et d’autres outils

Un logiciel CPQ remplace plusieurs systèmes comme Excel, Word, des logiciels développés en interne, des calculateurs externes, etc. Ces outils sont souvent gratuits, mais viennent avec des coûts cachés :

• La maintenance du système demande des heures de travail de votre département IT
• La distribution, l’installation, la résolution de bugs pour ces outils requiert beaucoup de temps.

Un CPQ réunit tout sur une plateforme. Quel impact aura-t-il sur votre entreprise ?

Le fabricant de canopées que nous avons précédemment pris pour exemple emploie une personne pour garder les dossiers de calculs Excel à jour. Le département des ventes en interne utilise ces tableurs pour préparer des devis, donc il lui faut en permanence les informations les plus récentes.

Supposez que cet employé passe en moyenne un jour par semaine à mettre à jour, distribuer, débugger, et expliquer les fichiers Excel. Cela signifie que chaque semaine, 8 heures sont perdues qui pourraient avoir été passées à innover sur les produits, ou à mettre en place une solution CPQ.

En investissant dans un CPQ, le fabricant peut se passer de ses fichiers Excel et réallouer du temps en R&D, créant un avantage compétitif sur le long terme.

Partie 3/5: Augmenter les taux de conversion grâce à de meilleurs devis

Les départements Marketing passent habituellement beaucoup de temps et d’argent à travailler la présentation du produit sur le site internet, les réseaux sociaux, les salons professionnels, sur des brochures ou des catalogues de produits. Cependant, le devis qui est envoyé au client final est souvent oublié. Et pourtant, un devis est un élément qui peut faire la différence entre un contrat conclu et une opportunité perdue.

Un bon devis fait ressortir votre entreprise de votre environnement compétitif actuel. Il devrait donner au client la confiance et le désir d’acheter chez vous. Avec un CPQ, vous créez de meilleurs devis plus rapidement grâce à quelques templates attractifs. Cela augmente l’envie de vos clients d’acheter chez vous.

Revenons à notre fabricant de canopées. Il génère l’équivalent de 200 millions d’euros en devis par an avec un taux de conversion de 10%. Disons que l’entreprise augmente son taux de conversion de 1% en utilisant un CPQ pour des devis plus rapides, mieux faits, et corrects. Cela rapporterait 2 millions d’euros de revenu supplémentaire !

Les devis améliorés d’un CPQ peuvent donc toujours aider les entreprises à donner à la roue une troisième poussée.

Partie 4/5: Faire de chacun un expert produit

Vos produits ne sont pas toujours faciles à comprendre pour vos clients. Il existe de nombreuses options différentes, des codes de produits, des règles, des listes de prix, et plus, à prendre en compte. Une solution Configure Price Quote enlève toute cette friction et fait de chacun un expert produit.

Un CPQ contient toutes les informations produits nécessaires pour permettre aux ventes de se dérouler de façon fluide. Vos commerciaux et distributeurs/clients peuvent :

• Créer rapidement des devis et passer des commandes sans erreur
• Consulter les dernières informations de produits
• Visualiser les produits en 2D/3D

Quel impact une meilleure connaissance du produit peut-elle avoir sur vos ventes ? En utilisant un logiciel CPQ, le fabricant de canopée constate :

• Moins de questions pour l’expert produit en canopée, lui gagnant en moyenne un jour de travail par semaine
• Plus besoin de maintenir des catalogues de produits ni de tutoriels (économisant un jour par semaine)
• Plus d’erreurs dans les devis ni les commandes, divisant par deux le nombre de plaintes et de retours (économisant deux jours de service client par semaine). Ainsi, l’entreprise gagne encore 2% du revenu total qu’elle pourrait autrement passer à fabriquer et livrer les mauvais produits.

Prenant tout cela en compte, le fabricant peut gagner jusqu’à 5 jours par semaine ! En faisant de chacun un expert produit grâce au CPQ, vous enlevez toute friction et donnez une poussée supplémentaire à vos ventes.

Partie 5/5: Permettre aux clients de faire leurs propres devis

Enfin, il est crucial de donner à vos clients la capacité de faire leurs propres devis ; c’est la dernière pièce de notre Flywheel, supprimant toute friction et assurant que la roue continuera de tourner !

Permettez à vos distributeurs et clients de générer leurs devis avec un CPQ :

• Les employés back-office et les commerciaux ne sont plus un facteur bloquant dans le processus de vente. Ils peuvent à présent se focaliser sur les projets les plus complexes.
• Les clients reçoivent leurs devis instantanément, réduisant les délais de vente.
• Le temps tue les deals : des temps de vente plus courts ont un effet positif sur les résultats des ventes !

Comment cela fonctionnerait-il dans le cas de notre fabricant de canopée ? Disons que l’entreprise donne à son réseau de distribution accès à un CPQ, et environ la moitié des canopées sont maintenant commandées par les distributeurs de façon autonome.

• La charge de travail en back-office a été divisée par deux
• Le fabricant gagne au moins 2 heures en générant son propre devis
• En moyenne, les devis sont signés après un jour au lieu de trois
• Le fabricant peut doubler son réseau de distribution sans ressources additionnelles

Cela a l’impact suivant sur l’entreprise :

• Les distributeurs vendent à présent en moyenne 10% de plus qu’avant. Cela représente jusqu’à 0.15 canopées par jour, ou 33 canopées par an.
• En un an, le fabricant a doublé son réseau de distribution, ajoutant encore 1,65 canopées par jour ou 363 unités par an.
• Répétez cela année après année…

Permettre à votre client de générer ses propres devis est donc la dernière poussée à notre roue. Cela supprime toute friction du processus de vente, permettant à notre Flywheel de poursuivre sa course !

Résumé

Un CPQ ou Configure Price Quote aide les entreprises à booster leurs ventes, mais le logiciel vient avec son prix propre. Comment justifier l’investissement en une solution CPQ ? Dans ce Business case, nous avons démontré comment un CPQ crée un effet Flywheel en cinq poussées différentes, permettant à votre entreprise de continuer de tourner et de se développer !

Nous avons utilisé l’exemple fictif d’un fabricant de canopée avec un revenu récurrent annuel de 20 millions.

• La première poussée réside dans le gain de temps. En automatisant les processus de chiffrage et de commande, l’entreprise a gagné 48 heures par jour, ou 5-6 employés temps plein. Si l’un de ces salariés coûte au fabricant en moyenne 60K€, ce dernier économise 5 x 60K€ = 300 000€ par an !

• Deuxièmement, avec un CPQ vous pouvez vous débarrasser de la maintenance, de la formation, et de la distribution ‘d’outils gratuits’ comme Excel, Word, ou de logiciels développés en interne. En faisant cela, le fabricant de canopées libère un jour par semaine pour l’un de ses salariés, gagnant encore 1/5^ème x 60K€ = 12 000€ par an !
• La troisième poussée vient des meilleurs taux de conversion dus aux meilleurs devis. Disons que notre fabricant de canopées augmente son taux de conversion de 1%, et qu’il produit l’équivalent de 200M€ en devis par an. Les devis améliorés peuvent alors représenter 1% additionnel sur les 200M€ chiffrés = 2M€ de revenu par an !

• La prochaine poussée sur la roue permet de changer chacun en expert produit. Faisant cela avec un CPQ, notre fabricant enlève toute friction du processus de vente : fini les questions répétitives, la maintenance des catalogues de produits, et les erreurs dans les devis ou les commandes. Cela économise 5 jours par semaine, ou 1 salarié temps plein ! Notre fabricant de canopées économise encore 60 000€ de plus par an.

• En enfin, la roue continue de tourner si vous permettez à vos clients de générer leurs propres devis avec un CPQ. Cela permet à votre entreprise de vendre davantage et de doubler le réseau de distribution. Le fabricant de canopées de notre exemple gagne potentiellement 3M€ de revenu additionnel par an en donnant accès au CPQ à ses distributeurs.

Un CPQ économise directement au fabricant de canopée 433 000€. Pour chaque année pendant laquelle l’entreprise n’a pas de CPQ en place, elle manque un potentiel de 5M€ de revenu additionnel par an, ou 450 000€ par mois.

Qu’attendez-vous ?

Investissez dans un CPQ avant qu’il ne soit trop tard.