Business case voor CPQ opstellen in vijf stappen

Waarom een business case opstellen voor CPQ?

In mijn eerste job bij een fabrikant van snellooppoorten werd mij gevraagd om de IT-infrastructuur van het bedrijf te optimaliseren. Ik begon meteen te werken aan het verbeteren van hun ERP- en CRM-systemen om een soepele gegevensstroom te garanderen.

Ik realiseerde echter al snel dat het bedrijf meer nodig had dan alleen een optimalisatie van de bestaande systemen. Omdat ze met zeer complexe producten werkten, was hun grootste uitdaging het genereren van correcte offertes en het produceren van de juiste configuraties. Het optimaliseren van hun ERP- en CRM-systemen zou daar weinig aan veranderen; een CPQ of Configure Price Quote-oplossing was hetgeen het bedrijf nood aan had.

Configure Price Quote software helpt bedrijven om hun verkoopproces te optimaliseren. Verkopers, distributeurs en klanten kunnen producten configureren, de juiste prijzen bereken en automatisch een offerte genereren in één platform. Zo stelt CPQ bedrijven in staat om tijd te besparen en meer te verkopen, wat resulteert in meer omzet.

Het implementeren van CPQ heeft een enorme impact op een bedrijf. Alle afdelingen profiteren van de efficiëntie die een CPQ met zich meebrengt. Dat betekent echter ook dat bedrijven enige weerstand zullen ondervinden wanneer ze een CPQ proberen te implementeren. Mensen zijn immers gewoontedieren die niet altijd openstaan voor verandering.

Bovendien hangt er aan CPQ ook een prijskaartje. Hoe kan u deze investering rechtvaardigen? En wanneer kunt u uw eerste ROI verwachten? Laten we eens kijken naar een concrete business case.

Vliegwieleffect van een CPQ

Het vliegwieleffect beschrijft hoe ‘kleine overwinningen’ of kleine duwtjes op een wiel zich in de loop van de tijd opstapelen, waardoor uw bedrijf voortdurend kan groeien. Het concept is gebaseerd op mechanische vliegwielen die roeimachines, wielen op kinderspeelplaatsen en meer aandrijven. Om het vliegwieleffect te creëren, moet alle wrijving uit processen gehaald worden en moet een bepaalde kracht worden uitgeoefend.

Ik ben ervan overtuigd dat CPQ een vliegwieleffect heeft op bedrijven: CPQ geeft kleine duwtjes aan het wiel zodat een bedrijf kan blijven draaien en daardoor kan blijven groeien. Laten we eens van dichtbij bekijken wat die duwtjes precies betekenen.

Voor deze business case maken we gebruik van een fictief voorbeeld van een verandafabrikant die jaarlijkse omzet draait van €20 miljoen.

Deel 1/5: Tijdsbesparing

CPQ helpt u tijd te besparen. Vooral in het offerte- en bestelverwerkingsproces kan u aan de hand van CPQ uren werk uitsparen:

• Gemakkelijk producten configureren
• Automatisch de juiste prijs berekenen
• Een correct offerte in één klik genereren
• Alle data in de vorm van een bestelling doorsturen naar productie

Wat betekent dit precies voor uw bedrijf?

Laat ons het voorbeeld erbij nemen van onze verandafabrikant. Stel dat zij met behulp van CPQ offertes kunnen opstellen in 10 minuten in plaats van 30 en dat ze dagelijks ongeveer 90 offertes de deur uitsturen.

Dit houdt in dat het bedrijf 90 x 20 minuten = 30 uren per dag kan uitsparen op het offerteproces. Oftewel: 3 tot 4 Full Time Employees (FTEs).

Ook in de verwerking van bestellingen helpt CPQ tijd besparen. Dankzij de software kunnen orders 30 minuten sneller verwerkt worden dan voorheen. De fabrikant die dagelijks 10 veranda’s verkoopt, kan dus rekenen op 18 extra uren per dag! Dat zijn nog eens 2 FTEs die bespaard kunnen worden!

Daarmee geeft CPQ een eerste en misschien wel de belangrijkste duw aan het vliegwiel.

Deel 2/5: De verborgen kost van Excel en andere tools

CPQ-software vervangt heel wat systemen zoals Excel, Word, in-house software, externe rekenmachines enz. Deze tools zijn vaak gratis, maar hebben verborgen kosten:

• Het systeemonderhoud vergt uren werk van de IT-afdeling,
• En de distributie, implementatie en debugging van deze tools neemt heel wat tijd in beslag.

CPQ brengt alles samen in één platform. Welke impact heeft dit op uw bedrijf?

Onze verandafabrikant van zonet heeft binnen hun R&D-afdeling één verantwoordelijke voor het up-to-date houden van de Excel berekeningsfiles. De binnendienst gebruikt deze Excelbestanden bij het opstellen van offertes, dus zij moeten steeds kunnen terugvallen op de meest recente informatie.

Stel dat deze werknemer gemiddeld één dag per week werkt aan het updaten, distribueren, debuggen en uitleggen van de Excelfiles. Dit betekent dat er elke week één dag verloren gaat die had kunnen gespendeerd worden aan innovatie van nieuwe producten of aan het implementeren van een CPQ-oplossing.

Door te investeren in CPQ, kan de verandafabrikant zijn Excelfiles aan de kant schuiven en wordt er opnieuw tijd vrijgemaakt voor R&D, wat hen op lange termijn een competitief voordeel opbrengt.

Deel 3/5: Verhoog conversieratio’s met betere offertes

Marketingafdelingen spenderen doorgaans zeer veel tijd en geld in een goede presentatie van de producten op de website, sociale media, beurzen, in brochures of productcatalogussen. De offerte die naar de eindklant wordt verstuurd wordt daarbij echter vaak vergeten. En dat terwijl de offerte hét verschil kan maken tussen een gewonnen of verloren deal.

Een goede offerte moet uw bedrijf laten opvallen in de hypercompetitieve sferen waarin we ons bevinden. Het moet de klant het vertrouwen en de goesting geven om bij u aan te kopen. Met CPQ creëer je sneller en betere offertes aan de hand van enkele knappe templates. Dit zorgt ervoor dat de klant gemakkelijker tekent.

We keren terug naar onze verandafabrikant. Jaarlijks produceren zij voor €200.000.000 offertes die een conversieratio kennen van 10%. Met de implementatie van een CPQ en de daarbij verbeterde offertes verhoogt het bedrijf de conversieratio met 1%. Dit resulteert in maar liefst €2.000.000 extra omzet!

Door aan de hand van CPQ betere offertes op te stellen, geven bedrijven een derde duw aan het vliegwiel.

Deel 4/5: Maak van iedereen een productexpert

Uw producten zijn niet altijd gemakkelijk te begrijpen door uw klanten. Er zijn verschillende opties, productcodes, regels, prijszettingen en meer om mee rekening te houden. Een Configure Price Quote-oplossing haalt deze frictie weg en maakt van iedereen een productexpert.

CPQ bevat alle nodige productinformatie om de verkoop vlot te laten verlopen. Zowel verkoopverantwoordelijken als uw distributeurs/klanten kunnen:

• Snel offertes aanmaken en bestellingen plaatsen zonder fouten
• Steeds de meest recente productinformatie raadplegen
• Hun producten visualiseren in 2D/3D

Wat houdt dit in voor uw verkoop? We nemen opnieuw het voorbeeld erbij van de verandafabrikant. Door het gebruik van een CPQ-software ervaart het bedrijf:

• De veranda-expert moet minder vragen beantwoorden en bespaart daarbij gemiddeld één dag per week
• Er hoeven geen productcatalogussen of tutorials meer onderhouden worden (besparing van één dag per week)
• Er zitten geen fouten meer in de offertes en bestellingen, wat het aantal klachtenbehandelingen en teruggestuurde producten halveert (besparing van twee dagen klantendienst per week). Daarmee wint het bedrijf ook 2% van hun totale omzet die ze anders aan verzending en productie zouden besteden.

Het bedrijf bespaart zo maar liefst vier dagen per week! Door van iedereen een productexpert te maken aan de hand van CPQ, neemt u alle frictie weg, en geeft u opnieuw een duw aan uw verkoopproces.

Deel 5/5: Laat klanten hun eigen offertes genereren

Ten slotte is het van cruciaal belang dat u uw klanten de mogelijkheid geeft om hun eigen offertes te genereren. Dit is het laatste stuk in ons vliegwiel, dat alle wrijving weghaalt en ervoor zorgt dat het wiel zorgeloos kan blijven verder draaien!

Met CPQ geeft u moeiteloos uw distributeurs en klanten de mogelijkheid om offertes op te stellen:

• Binnendienstmedewerkers en verkoopverantwoordelijken vormen niet langer een blokkerende factor in het verkoopproces. Zij kunnen zich nu gaan focussen op meer complexe projecten.
• Klanten hebben meteen hun offerte, wat zorgt voor kortere doorlooptijden
• Time kills deals: de kortere doorlooptijden hebben een positief effect op de verkoopresultaten!

Hoe kunnen we dit concreet maken? Onze verandafabrikant geeft hun netwerk van distributeurs toegang tot CPQ: Ongeveer de helft van de verkochte veranda’s werden volledig autonoom door een distributeur besteld.

• De werklast bij de binnendienst werd gehalveerd
• De distributeur bespaart minstens 2 uur door zelf zijn offerte op te stellen
• Offertes worden gemiddeld na één dag getekend, in plaats van 3 dagen
• De fabrikant kan zijn distributienetwerk verdubbelen zonder daarbij extra resources te moeten inzetten

Dat heeft de volgende impact voor het bedrijf:

• Distributeurs verkopen gemiddeld 10% meer dan voorheen. Dit komt neer op 0,15 veranda’s per dag of 33 veranda’s op jaarbasis.
• Op één jaar tijd kon de fabrikant zijn distributienetwerk verdubbelen: per dag komen er dus nog eens 1,65 veranda’s bij, of 363 stuks op jaarbasis.
• En herhaal dit jaar na jaar…

Uw klanten hun eigen offertes laten genereren is daarom het laatste duwtje in de rug van het vliegwiel. Het neemt alle wrijving weg, zodat uw wiel volledig autonoom kan blijven draaien!

Samenvatting

CPQ of Configure Price Quote helpt bedrijven hun verkoop te stimuleren, maar de software komt ook met een prijskaartje. Hoe kan u de investering in een CPQ-oplossing rechtvaardigen? In deze business case lieten we zien hoe CPQ een vliegwieleffect creëert aan de hand van vijf verschillende duwtjes, waardoor uw bedrijf blijft draaien en groeien!

We gebruikten een fictief voorbeeld van een verandafabrikant met een jaarlijkse omzet van 20 miljoen euro.

- De eerste duw aan het vliegwiel is de tijdswinst. Door het offerte- en bestelproces te automatiseren, kon het bedrijf 48 uur per dag besparen of 5 – 6 FTE’s. Als één FTE de fabrikant gemiddeld €60K kost, besparen ze 5 x €60K = €300.000 per jaar!

- Ten tweede hoeft u aan de hand van CPQ niet langer tijd en moeite spenderen aan het onderhoud, de opleiding en de distributie van ‘gratis tools’ zoals Excel, Word of in-house software. Hierdoor maakt de fabrikant één dag per week vrij voor één van zijn FTE’s, wat een extra 1/5^de x €60K = €12.000 per jaar bespaart!

- De derde push is de verhoogde conversieratio als gevolg van verbeterde offertes. Stel dat onze verandafabrikant zijn conversieratio met 1% verhoogt en dat hij voor €200 miljoen aan offertes per jaar produceert. De verbeterde offertes met CPQ zouden dus een extra 1% kunnen betekenen op €200 miljoen, of €2 miljoen omzet per jaar extra!

- De volgende duw aan ons vliegwiel is van iedereen een productexpert te maken. Door dit te doen aan de hand van CPQ haalt onze fabrikant alle wrijving uit het verkoopproces: geen repetitieve vragen meer, geen onderhoud van productcatalogi en geen fouten in offertes en bestellingen meer. Dit bespaart 5 dagen per week of 1FTE! Dit betekent dat de verandaproducent nog eens €60.000 per jaar bespaart.

- En ten slotte blijft het vliegwiel draaien als u uw klanten in staat stelt om hun eigen offertes te genereren via CPQ. Hierdoor kan uw bedrijf meer verkopen en kan u uw distributienetwerk verdubbelen. De verandafabrikant in ons voorbeeld bespaart potentieel tot €3 miljoen extra inkomsten per jaar door zijn dealers toegang te geven tot CPQ.

CPQ bespaart de fabrikant €433.000. Voor elk jaar dat het bedrijf géén CPQ gebruikt, loopt het een potentiële €5 miljoen extra omzet per jaar mis, of een verbazingwekkende €450.000 per maand.

Waar wacht u nog op?

Investeer in CPQ voor het te laat is.