Optimaliseer je CPQ-project met naadloze integraties

Integraties bij onze klanten

Om het meeste uit je Configure Price Quote software te halen, moet je het connecteren met je huidige IT-structuur zodat je naadloze en geautomatiseerde processen kan creëren. De eerste stap is dus om je systeemarchitectuur te analyseren en na te denken over wat er de komende vijf jaar zou kunnen veranderen. De meest voorkomende applicaties van bedrijven zijn:

• Customer Relationship Management of CRM
• Enterprise Resource Planning of ERP
• Product Information Management of PIM
• Product Lifecycle Management of PLM
• Website
• Webshop

Misschien heb je op dit moment (nog) niet alle zes systemen, maar hieronder bespreek ik hoe elk van deze systemen kan worden aangesloten op een CPQ.

CRM verbinden met CPQ

CPQ verbinden met je CRM-platform versnelt je verkoopproces en verbetert daardoor de klantrelaties.

Zodra de twee geïntegreerd zijn, kunnen je verkoopteams de opportunities in het CRM opvolgen. Om een nieuwe offerte te maken, beginnen verkopers in het CRM met het aanmaken van een contact en een opportunity. Vervolgens krijgen ze de mogelijkheid om de CPQ-tool te openen om de producten te configureren die de klant wil. Na de configuratie worden de line items samen met een automatisch gegenereerde offerte teruggestuurd naar het CRM. Dit betekent dat een verkoper zijn deal ook verder in het CRM kan opvolgen.

Als je met dealers werkt, is deze connectie nog crucialer. Het zorgt ervoor dat je verkoopteams in het CRM een overzicht vinden van alle projecten en offertes die door dealers worden opgesteld. Alle gegevens op één plek bewaren zorgt voor consistentie en efficiëntie.

De standaardintegraties van Hive CPQ met CRM-systemen maken een naadloze gegevensoverdracht mogelijk. Hive CPQ ontvangt contact- en opportunity-informatie van het CRM en stuurt line items, prijzen en offertedocumenten terug.

ERP verbinden met CPQ

Masterdata integratie

Je ERP bevat wat wij “masterdata” noemen, veel belangrijke (product)informatie die een CPQ nodig heeft om te functioneren. Om je configuratoren op te zetten in de CPQ, heb je zoveel mogelijk van deze masterdata nodig. Om bijvoorbeeld een poortconfigurator te bouwen, heb je de maximale breedte, maximale hoogte, materiaal en andere productopties uit het ERP nodig. Deze bouwstenen, of “componenten”, vormen de basis van je configurator.

Zelfs nadat de configurator is gebouwd, is het belangrijk om de integratie ‘up and running’ te hebben. Stel bijvoorbeeld dat je productregels veranderen en een poort nu maximum 5000 mm breed mag zijn in plaats van 4000, hoef je je gegevens maar één keer aan te passen in het ERP. De informatie wordt automatisch bijgewerkt in de CPQ.

Orderflow integratie

Als je ook jouw distributeurs toegang geeft tot het CPQ-platform, kunnen zij autonoom hun eigen configuraties, offertes en bestellingen in het systeem aanmaken. Dit betekent dat je een integratie zal nodig hebben met het ERP-systeem om deze bestellingen op te halen. In het ERP vind je de naam van de dealer, zijn contactgegevens en de geconfigureerde producten die hij besteld heeft. Met deze gegevens kan het ERP meteen factuurinformatie, BOM’s, BOL’s, routing en meer aanmaken.

Open de configurator in ERP

Sommige bedrijven willen graag de configurator gebruiken zonder telkens de CPQ te moeten openen. In dat geval kan een connectie tussen ERP en CPQ een nieuwe naadloze stroom creëren: Vanuit je ERP-systeem kan je snel wijzigingen aanbrengen aan de hand van artikelnummers. De CPQ maakt dan in de achtergrond z’n berekeningen en stuurt de configuratie terug naar het ERP, zonder dat je daarbij zelf de ERP hoeft te openen.

Bekijk hier hoe deze feature werkt in onze Microsoft Dynamics 365 Finance integratievideo.

Gegevensuitwisseling

Zowel CPQ als ERP bevatten veel data dus het is cruciaal dat deze systemen met elkaar kunnen communiceren. Welke gegevens worden precies uitgewisseld?

De Hive CPQ standaardintegratie met ERP-systemen wisselt de volgende gegevens uit:

• Prijzen
• Artikelnummers
• Productopties
• Configuraties
• …

PIM verbinden met CPQ

Bepaalde bedrijven hebben ook een Product Information Management systeem in hun architectuur zitten. Zoals de naam al doet vermoeden, verzamelt PIM alle productinformatie in één platform dat websites, webshops, dealerportals en CPQ’s aanstuurt met afbeeldingen en productgegevens. Als je een PIM hebt, komen de meeste masterdata waar we het net over hebben gehad uit de PIM in plaats van uit het ERP.

De standaard connectoren van Hive CPQ voor PIM-systemen halen de volgende productgegevens op:

• Componenten
• Eigenschappen
• Features
• Vertalingen
• Afbeeldingen
• Productomschrijvingen
• …

En uiteraard stuurt Hive CPQ ook zijn voltooide configuraties terug naar de PIM.

PLM verbinden met CPQ

Ben je een fabrikant van complexe producten, dan is de kans groot dat je een Product Lifecycle Management systeem hebt voor je R&D-afdeling. PLM bevat alle productgegevens vanaf het eerste concept, over ontwerp en productie, tot service en verwijdering. Het is echter geen hulpmiddel voor verkopers. Het verbinden van PLM met je CPQ kan daarom de kloof tussen engineering en verkoop dichten.

De configurator volgt de PLM-regels en kan gebruikt worden door verkopers en distributeurs. De PLM standaardconnector van Hive CPQ wisselt de volgende gegevens uit:

• Opties en optiesets
• Productregels
• BOM’s
• Varianten

Onze standaardintegratie met PTC Windchill is hier een goed voorbeeld van. Hieronder kan je zien hoe een systeemarchitectuur met Hive CPQ en PTC Windchill er kan uit zien:

Je website verbinden met CPQ

Je website is het gezicht van je bedrijf. Laat bezoekers van je website jouw producten tot in het kleinste detail ontdekken door een gebruiksvriendelijke configurator aan je website toe te voegen. Dit trekt eindklanten aan en zorgt ervoor dat je direct kwalitatieve leads kan genereren.

Hive CPQ heeft een experience configuratormodule waarmee je de configurator in je website kan pluggen. Deze maakt gebruik van dezelfde configuratorengine als in het CPQ-platform, zodat de gegevens up-to-date en consistent blijven doorheen de verschillende kanalen. Een configuratie die op de website gemaakt is, kan ook eenvoudig naar het CPQ-platform verstuurd worden met behulp van een unieke code. Bekijk in deze video hoe dat in z’n werk gaat.

Je webshop verbinden met CPQ

En last but not least hebben sommige bedrijven al een bestaande webshop of dealerportaal. De meeste van deze systemen zijn echter niet geschikt voor complexe producten. Dan kan een integratie tussen een productconfigurator en een webshop heel interessant zijn.

Gebruikers loggen in op de webshop en klikken op de knop “Configureren”. De configurator opent meteen. Zodra de configuratie is gemaakt, zal de online winkelwagen van de user het geconfigureerde product bevatten en de gebruiker naar de bestelfase brengen.

Bij Hive CPQ gebruiken we hier dezelfde experience configuratormodule als bij websites.

Conclusie

Je kan je CPQ of Configure, Price, Quote project optimaliseren door integraties te bouwen met de IT-systemen die je al gebruikt. Om het meeste uit je CPQ te halen, moet je het verbinden met software zoals CRM, ERP, PIM, PLM, je website en webshop om processen te kunnen automatiseren en een efficiëntere omgeving te creëren.

Naadloze integraties tussen CPQ en CRM versnellen het verkoopproces en bevorderen klantrelaties, terwijl koppelingen met ERP een snellere en robuustere opbouw van de configurators garandeert. Integraties met PIM of PLM zorgen voor consistente en gecentraliseerde productinformatie en overbruggen de kloof tussen engineering en verkoop.

Bovendien versterken de integraties van je website en webshop met CPQ je online aanwezigheid door eindklanten aan te trekken en kwalitatieve leads te genereren. De standaardconnectoren van Hive CPQ maken al deze integraties naadloos en zorgen ervoor dat je gegevens up-to-date en consistent blijven over alle kanalen heen. Optimaliseer je CPQ-project met integratie en verhoog je efficiëntie!