Integraties zijn een cruciaal onderdeel van elk CPQ-project

Een Configure Price Quote-systeem in het verkoopproces

Laten we beginnen met een verhaal van vroeger, toen een bestelling nog van bureau naar bureau moest gaan en van afdeling tot afdeling vooraleer het in productie kon en het uiteindelijk bij de klant thuis belandde.

De salesverantwoordelijke ging toen in een prijzenboek op zoek naar de correcte prijs en stelde een offerte op voor de klant, die deze ondertekend terugstuurde. Daarna ging de bestelling naar de binnendienst, zodat het kon ingevoerd worden in het productie- en/of boekhoudsysteem. Eens de bestelling verifieerd werd, kon de productie in gang gezet worden. Nadien zorgde de afdeling verzending voor een juiste afhandeling van de producten, tot op de stoep van de klant.

Het verkoopproces was op die manier een zeer tijdrovende en foutgevoelige activiteit, dat vaak tot veel frustraties in productie leidde. Doorheen de jaren werd de flow gedigitaliseerd om meer efficiëntie te creëren binnen bedrijven. Één van die digitale oplossingen is een CPQ of Configure Price Quotesysteem, dat met een krachtige productconfigurator zowel door interne medewerkers als externe partijen, zoals klanten, partners, installateurs of distributeurs gebruikt kan worden. Een CPQ-platform is daarmee het eerste systeem dat men tegenkomt in het verkoopproces, en verzamelt alle informatie die nodig is om de bestelling verder digitaal af te handelen.

Een Configure Price Quote oplossing is echter niet het enige digitale systeem dat gebruikt wordt tijdens het verkoopproces; Zo komen ook nog Enterprise Resource Planning (ERP-)systemen of Customer Relationship Management (CRM-)systemen aan bod. Het is daarom belangrijk dat systemen met elkaar kunnen communiceren en (master)data kunnen doorvoeren. Integraties zijn dan ook een cruciaal onderdeel van elke CPQ-implementatie.

Waarom integraties zo belangrijk zijn

Om configuratoren te kunnen bouwen, heeft een Configure Price Quote-platform nood aan masterdata, dat gehaald kan worden uit het ERP-programma (bijvoorbeeld artikelinformatie en voorraad) of uit het Product Information Management (PIM)-systeem (bijvoorbeeld visualisaties of uitleg van de verschillende productopties). Eens de productconfiguratoren op punt staan, moet ook klanteninformatie toegevoegd worden aan de CPQ. Dit kan verworven worden uit de CRM, zo kunnen gebruikers via de CRM de configuratoren openen. Nadien wordt ook een automatisch gegenereerde offerte rechtstreeks geüpload in beide systemen. Door alle systemen met elkaar te koppelen, vermijd je dat data manueel moet ingevoerd worden, wat een tijdrovend en uiterst foutgevoelig proces is.

Bovendien blijven de gegevens steeds up-to-date en behoud je maximaal de consistentie over systemen heen. Het vergemakkelijkt ook het onderhoud van masterdata, aangezien dit op slechts één plaats moet gebeuren. De andere systemen zullen zich automatisch aanpassen. Zo kan je veel efficiënter te werk gaan en kan het verkoopproces volledig geautomatiseerd worden.

Hoe worden systemen aan elkaar gekoppeld?

• Integraties via plugins
  Integraties kunnen op verschillende manieren gebouwd worden. Één van die methodes is het gebruik van plugins. Deze zijn speciaal gemaakt voor het koppelen met SaaS- of Software as a Service-oplossingen zoals Salesforce en Microsoft CRM of ERP-systemen zoals SAP en Microsoft Dynamics. Plugins zijn complexer dan webhooks en eisen daarom ook meer programmeerkennis van de integrator. Daarom voorzien CPQ-platformen standaardintegraties om de werklast te verminderen. Het doel daarbij is om een kant-en-klare plug-and-play opstelling te voorzien tussen het CPQ-systeem en de SaaS-platformen.
• Integraties via webhooks
  Een tweede manier om koppelingen tussen platformen te bouwen is een combinatie van webhooks en een low-codeplatform zoals HiveConnect, Dell Boomi, MuleSoft en meer. Een webhook is een een callback-URL dat getriggerd wordt door een event of een wijziging binnen een SaaS of Software as a Service-applicatie. Stel dat het adres van een bedrijf gewijzigd wordt in de CRM, dan zet die webhook een update op via een low-codeplatform, zodat ook de CPQ-oplossing over het meest recente adres beschikt. Een ander voorbeeld van een webhook is wanneer een klant een bestelling plaatst, de webhook via de trigger een notificatie plaatst op het CRM- of ERP-systeem, zodat ook deze de bestelling volledig automatisch kunnen verwerken. Deze methode laat toe om koppelingen te bouwen met apps van derde partijen op basis van simpele events.
• Integraties via low-codeplatformen
  Ten slotte kunnen ook low-codeplatformen, zoals HiveConnect, Microsoft Power Automate of Dell Boomi, worden ingezet voor het bouwen van integraties. Deze systemen koppelen webhooks of plugins met apps van derde partijen. Deze methode vermindert het codeerwerk aanzienlijk, aangezien het gaat om standaard integratiepatronen, die perfect begrijpelijk zijn voor de verantwoordelijken. Dit zorgt voor een optimale communicatie tussen de IT-afdeling en de rest van het bedrijf.

Conclusie

De moderne salesflow is efficiënt en gedigitaliseerd. Er zijn echter een hele hoop online oplossingen die daarvoor zorgen. Het is belangrijk dat deze systemen met elkaar kunnen communiceren en data kunnen uitwisselen. Integraties zijn daarom een cruciaal onderdeel van elke CPQ-implementatie. Zo vermijd je data re-entry, fouten, inconsistentie en een moeilijk onderhoud van de masterdata. Integraties kunnen gebouwd worden via webhooks, plugins of low-codeplatformen.