'Time is money': Het belang van tijdsefficiëntie

Waar komt de groeiende behoefte aan tijdsefficiëntie vandaan?

Op het internet is een schat aan informatie te vinden en dat is ook B2B-klanten niet ontgaan. Het geeft hen de mogelijkheid om zichzelf te informeren in plaats van te moeten wachten totdat er gegevens worden doorgestuurd. Dat geduld hebben klanten niet meer. Bedrijven kunnen zich daarom niet langer permitteren om eindklanten dagen- of wekenlang op een offerte of op de levering van hun product te laten wachten. Daarom buigen velen zich over het digitalisatievraagstuk. Hoe kunnen bedrijven hun business digitaal indelen zodat de klant geen tijd meer hoeft te verliezen?

Daarnaast is het ook belangrijk om de interne medewerkers voldoende ademruimte te geven. Door aan de hand van digitalisatie bepaalde processen te automatiseren kunnen zij heel wat tijd winnen. Tijd die geïnvesteerd kan worden in de focus op de individuele klant in plaats van het foutvrij houden van de manuele processen. Tijdswinst kan zich zo op verschillende manieren manifesteren.

Tijdsbesparing in de praktijk

Laten we even kijken naar een aantal concrete voorbeelden. (Eind)Klanten willen snel en vlot bediend worden: Hoe speel je daar als bedrijf op in? Drie factoren kunnen hier een rol in spelen: de snelheid van het verkoopproces, de snelheid van de levering en de kwaliteit van de klantendienst.

1. De snelheid van het verkoop- en beslissingsproces

De snelheid van het verkoopproces is cruciaal om tegemoet te komen aan de veranderde behoeftes van klanten. De laatste jaren zijn heel wat salestools op de markt gekomen, zoals offerteplatformen of productconfiguratoren. Deze digitale oplossingen geven je medewerkers het vertrouwen en de mogelijkheid om klanten snel verder te helpen. Vergeet het dagenlang heen-en-weer bellen en e-mailen. Geef je verkoopvertegenwoordigers en distributeurs onmiddellijk de mogelijkheid om zelf configuraties of offertes te maken.

Welke tijd win je hierbij?

• Tijd van de klant: Hoe sneller hij een offerte mag ontvangen, hoe sneller hij kan beslissen.
• Tijd van de distributeur: Distributeurs kunnen offertes opstellen wanneer het hen uitkomt, ook zonder interactie met de producent.
• Tijd van het intern verkoopteam: Door het automatiseren van de order intake, kan het intern verkoopteam zich opnieuw focussen op moeilijke projecten, op het vinden van nieuwe klanten en op het onderhouden van het huidige distributeurnetwerk.
• Tijd van alle stakeholders: Salestools halen de foutenlast naar beneden, door te werken met duidelijke productregels en door integraties met andere (bestaande) softwaresystemen. Alle orders die in productie komen, zijn geverifieerd.

2. De snelheid van de levering

Eens een klant zijn bestelling heeft geplaatst, wil hij de producten ook zo snel mogelijk ontvangen. Klanten zijn namelijk de “vandaag besteld, morgen geleverd”-standaarden van de B2C-industrie gewoon. Daarom moeten ook de levertijden geoptimaliseerd worden in de B2B-wereld. De snelheid in levering kan op verschillende manieren verbeterd worden aan de hand van digitalisatie:

• Koppel het verkoopproces aan het ERP- en CRM-systeem, zodat er geen tijd besteed moet worden aan het overtypen van gegevens.
• Maak gebruik van automatisatiesystemen in productie. Door bijvoorbeeld robots in te zetten, kan er heel wat tijd bespaard worden en wordt er ruimte gecreëerd om meer te produceren (en dus als bedrijf te groeien!).
• Door productieorders op een efficiënte wijze in te plannen, kan er ook tijd bespaard worden door de verschillende werkposten optimaal te benutten.
• Om de werkvloer verder te optimaliseren, moeten werkinstructies op een gebruiksvriendelijke en digitale manier worden aangeboden. Zo vindt iedereen vlot de juiste informatie terug, wat opnieuw tijd bespaart.
• Zorg voor een perfecte afstemming met de logistieke afdeling, zodat de productie niet stilligt omdat de grondstoffen of halffabricaten nog niet geleverd zijn.
• Maak ook gebruik van verschillende technieken om het picking- en shippingproces te optimaliseren: denk aan pick to light, sort to light, scanners, smart glasses… Er bestaan heel wat tools die bedrijven hierbij kunnen helpen.

3. De kwaliteit van de klantendienst

Tot slot is ook de kwaliteit van de klantendienst een niet te onderschatten hoofdstuk. Hoe vlot je verkoop- en productieproces ook mogen zijn, als je klantendienst niet voldoet, zal je klanten verliezen. Onderhoud je relaties door snel in te spelen op vragen of bemerkingen, door nauw contact te houden en door proactief te werken in geval van vertragingen in levertijd bijvoorbeeld. Hoe kan je jouw klanten het gemakkelijkst bijstaan?

• Communiceer steeds waar de bestelling van een klant zich bevindt in het proces: wordt hun product nog gemaakt of is het al verscheept? Een goede salestool houdt klanten automatisch op de hoogte.
• Wees bereikbaar: maak het duidelijk voor klanten hoe ze het best contact met jou kunnen opnemen en ga voor een digital first-strategie.
• De klantenservice voor wisselstukken is vaak zeer omslachtig. Door dit stuk te digitaliseren, worden de juiste spare parts veel sneller teruggevonden in 3D-modellen. Dit voorkomt heel wat tijdverlies bij de identificatie van de juiste stukken en bij het onopzettelijk opsturen van de verkeerde spare parts.

Conclusie

Tijdbesparing is belangrijker dan ooit. Gelukkig bestaan er vandaag heel wat digitale oplossingen die het verkoop-, lever- en serviceproces versnellen. Zo kan er tijd gewonnen worden bij de producent, de distributeur én de eindklant. En dat is belangrijk, want time is money.